Herausforderungen

Fehlende Digitalisierung und dezentrale Dokumentenablage

Die Verträge von hhpberlin sind über verschiedene Standorte verteilt, häufig in Papierform oder in digitalen Ordnern gespeichert, die keiner klaren Struktur folgen. Stefan Truthän, Geschäftsführender Gesellschafter hhpberlin, fasst die Problematik treffend zusammen: „Wir konnten die Anzahl der Verträge kaum bemessen. Es müssen zwischen 500 und 800 analoge Dokumente gewesen sein, die wir weder im Blick hatten noch optimieren konnten.“ Diese dezentrale Ablage erschwert den schnellen Zugriff auf wichtige Vertragsinformationen. Ohne eine einheitliche digitale Lösung fehlt der Gesamtüberblick über Verträge, Verantwortlichkeiten und Fristen, was Risiken birgt und die strategische Steuerung erschwert. Die Digitalisierung sämtlicher Dokumente war daher der erste und wichtigste Schritt zur Optimierung.

Überlastung der Finanzabteilung durch manuelle Vertragsverwaltung

Die Finanzbuchhaltung dient bei hhpberlin als zentraler Punkt für die Vertragsverwaltung – ein echter Flaschenhals. Da sämtliche Informationen hier zusammenlaufen, entstehen Verzögerungen bei der Bearbeitung und Freigabe von Verträgen. Mitarbeitende aus anderen Abteilungen sind darauf angewiesen, dass die Finanzbuchhaltung ihnen Vertragsdetails bereitstellt, was den Arbeitsfluss behindert und zu langen Wartezeiten führt. Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand für das Finanzteam erheblich, da Vertragsanfragen und Fristen manuell koordiniert werden müssen. Dadurch besteht das Risiko, dass Fristen übersehen oder nicht rechtzeitig bearbeitet werden, was langfristig zu finanziellen und rechtlichen Nachteilen führen kann.

Strategische Nutzung von Vertragsdaten nicht möglich

Für hhpberlin sind Verträge weit mehr als nur rechtliche Dokumente – sie sind ein wesentliches Instrument zur wirtschaftlichen Steuerung. Doch ohne ein zentralisiertes System fehlt die Möglichkeit, Vertragsdaten effizient zu analysieren und strategisch zu nutzen. Wichtige Informationen wie Laufzeiten, Kostenstrukturen oder redundante Verträge sind nur schwer vergleichbar, was die Optimierung des Vertragsbestands erschwert. Ohne eine intelligente Lösung bleibt es aufwändig, Synergieeffekte zwischen Verträgen zu erkennen oder Einsparpotenziale gezielt zu heben. Dadurch wird nicht nur die Finanzplanung erschwert, sondern auch die Möglichkeit, Verträge aktiv als Steuerungsinstrument für Investitionen und Unternehmensstrategien einzusetzen.

Lösungen

Digitalisierung und zentrale Vertragsverwaltung

Mit der Import- und Exportfunktion von ContractHero können sämtliche Vertragsdokumente digitalisiert und in einer zentralen, digitalen Ablage organisiert werden. Dadurch erhalten alle relevanten Mitarbeiter einen strukturierten Zugriff auf Verträge, unabhängig vom Standort. Diese digitale Struktur ermöglicht einen 360°-Blick auf den gesamten Vertragsbestand.

Automatisierte Fristenüberwachung und Entlastung der Finanzbuchhaltung

Dank KI-gestützter Vertragsanalyse und Dokumentenerfassung kann hhpberlin automatisch Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und wichtige Klauseln identifizieren. Durch die Einführung von Erinnerungsfunktionen und Verantwortlichkeitszuweisungen, werden alle relevanten Teammitglieder rechtzeitig über wichtige Aufgaben und Fristen verbunden mit Vertragsdokumenten informiert. Die Finanzbuchhaltung wird dadurch erheblich entlastet und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Strategische Optimierung durch Vertragsanalysen

Die Vertragsanalyse-Funktion ermöglicht, hhpberlin Verträge nicht nur zu verwalten, sondern auch gezielt und automatisiert Daten aus Verträgen zu extrahieren. So werden Redundanzen identifiziert, Synergieeffekte genutzt und Investitionsentscheidungen optimiert. Durch ContractHero transformierte sich die digitale Vertragsverwaltung von einem administrativen Prozess zu einem strategischen Steuerungswerkzeug.

Diese Effizienz zahlt sich aus: Bereits in den ersten drei Monaten spart hhpberlin bis zu 50.000 Euro, im ersten Jahr insgesamt 100.000 Euro. Doch ContractHero verbessert nicht nur die Verwaltung, sondern macht Verträge zum strategischen Werkzeug. Die Finanzabteilung erkennt Redundanzen frühzeitig, nutzt Synergien und optimiert Investitionen gezielt – ein entscheidender Vorteil für ein wachsendes Unternehmen mit komplexen Vertragsstrukturen.

Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement

Durch den Einsatz von ContractHero hat hhpberlin nicht nur seine Vertragsverwaltung modernisiert, sondern das gesamte Unternehmen strategisch optimiert. Die Kombination aus Digitalisierung, Automatisierung und intelligenter Analyse hat zu einem effizienteren und kostensparenden Vertragsmanagement geführt. hhpberlin hat damit bewiesen, dass eine innovative Vertragsmanagementlösung einen direkten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens haben kann.