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Über 30.000 € eingespart, 95 % weniger Zeitaufwand bei der Vertragssuche – und 100 % ISO-konform. Wire zeigt, wie strategisches Vertragsmanagement nicht nur Zeit spart, sondern unmittelbar die Kosten senkt. Mit ContractHero hat das Unternehmen seine Vertragsprozesse digitalisiert, Fristen automatisiert und klare Zuständigkeiten geschaffen. Das Ergebnis: mehr Effizienz, volle Transparenz und eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum – auch unter hohen Sicherheitsanforderungen.
Wire bietet hochsichere Messaging-, Call- und File-Sharing-Lösungen für regulierte Branchen, kritische Infrastrukturen und den öffentlichen Sektor. Die Plattform mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt höchste Datenschutzanforderungen und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Mit rund 150 Mitarbeitenden ist Wire international aufgestellt – darunter Standorte in Deutschland, der Schweiz, Frankreich und den USA.
Im August 2024 entschied sich das Unternehmen für ContractHero als zentrale Lösung im Vertragsmanagement – mit dem Ziel, Prozesse zu verschlanken, Risiken zu reduzieren und eine vollständige Transparenz über alle Verträge zu schaffen.
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Vor der Einführung von ContractHero war die Vertragsverwaltung bei Wire stark fragmentiert: Verträge lagen auf unterschiedlichen Plattformen – teils sogar in privaten Ordnern – ohne zentrale Struktur. Die Folge: langwierige Suchprozesse und erheblicher Mehraufwand im Finance- und Legal-Team. Zudem waren Verträge oft unter uneinheitlichen Namen gespeichert – was die Suche zusätzlich erschwerte. Auch fehlte der Überblick über redundant eingesetzte Tools: Verschiedene Abteilungen nutzten ähnliche Software parallel, was zu vermeidbaren Mehrkosten führte.
„Verträge waren oft verstreut abgelegt – teils in privaten Drives. Nach Mitarbeiterwechseln hatten wir keinen Zugriff mehr und haben enorm viel Zeit mit Suchen verbracht.“
Ein zentrales Problem war das fehlende Fristenmanagement: Kündigungsfristen wurden regelmäßig übersehen, Verträge verlängerten sich automatisch – und liefen zum Teil über Jahre weiter, obwohl sie längst nicht mehr genutzt wurden. Diese Intransparenz führte zu konkreten finanziellen Verlusten. In einem Fall verursachte ein überflüssiger Vertrag über drei Jahre hinweg jährliche Kosten von 15.000 Euro. Ohne zentrale Übersicht und automatische Erinnerungen fehlte jede Grundlage, solche Ausgaben frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Neben operativen Hürden zeigte sich auch eine strukturelle Schwäche: Fachabteilungen hatten keinen direkten Zugriff auf ihre Verträge – alle Anfragen liefen zentral über Finance oder Legal. Ein dokumentiertes Rollen- und Rechtekonzept fehlte, was im Kontext der ISO-Zertifizierung besonders kritisch war. Die Folgen wurden bei Audits spürbar: Unsicherheit, Mehraufwand und vermeidbare Risiken.
„Wenn ein Wirtschaftsprüfer merkt, dass man viel Zeit braucht, um einen Vertrag zu finden, wird er noch genauer hinschauen. Genau deshalb war es uns so wichtig, unsere Governance- und Compliance-Prozesse zu verbessern.“
Auch intern war die Verantwortung nicht klar verteilt. Fachbereiche konnten ihre Verträge nicht selbst einsehen oder verwalten – bei Fristen oder Rückfragen waren sie vollständig auf das Finance-Team angewiesen. Klare Zuständigkeiten – und damit echte Ownership – fehlten. Das führte zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen und erhöhter Fehleranfälligkeit.
Um dem anfänglichen Vertragschaos entgegenzuwirken, hat Wire alle Verträge in ContractHero zentral gebündelt. Die Plattform liest Dokumente automatisch aus und verschlagwortet sie, sodass alle relevanten Informationen schnell und präzise verfügbar sind. Dank der leistungsstarken Volltextsuche können Verträge nun in Sekundenschnelle gefunden werden, ohne dass man sich durch unzählige Dokumente wühlen muss. Mit der Vertragsanalyse und Dokumentenerkennung werden wichtige Vertragsdetails wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungsklauseln automatisch extrahiert. Diese Funktionen ermöglichen es Wire, Verträge schnell zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine relevanten Informationen übersehen werden.
„Vom Login bis zum gefundenen Dokument dauert es jetzt nur noch Sekunden – und ich weiß sofort, dass es der richtige Vertrag ist. Früher hat man 10 bis 15 Minuten gesucht und war sich trotzdem nicht sicher.“
Ein entscheidender Vorteil von ContractHero liegt in der automatischen Fristenerkennung. Kündigungsfristen, Laufzeiten und Verlängerungsklauseln werden zuverlässig identifiziert und direkt mit Erinnerungen hinterlegt. Dies sorgt dafür, dass keine Frist mehr verpasst wird und das Unternehmen proaktiv handeln kann, bevor Verträge automatisch verlängert werden. Die Zuweisung von Zuständigkeiten für Verträge an die jeweiligen Abteilungen – wie HR, Marketing oder Engineering – stellt sicher, dass jede Abteilung ihre Verantwortung wahrnimmt. „Ich gebe den Abteilungen rechtzeitig Bescheid, dass sich ein Vertrag in drei Monaten verlängert. Dann kann man nachhaken, ob das so gewollt ist“, beschreibt Maria den neuen Prozess. Dank dieser Transparenz konnte Wire überflüssige Verträge identifizieren und kündigen.
ContractHero hat Wire auch mit seiner Rechte- und Rollenverwaltung überzeugt, die eine präzise Steuerung ermöglicht, wer welche Verträge einsehen oder bearbeiten darf. Dies ist besonders im Hinblick auf die ISO-Zertifizierung und Compliance wichtig, da es sicherstellt, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Vertragsdaten zugreifen können. Mit der Möglichkeit, Aufgaben direkt über das System an Mitarbeitende zu delegieren, können klare Ownership-Strukturen geschaffen werden, sodass jede Abteilung Verantwortung für ihre Verträge übernimmt. „Ich gebe Ownership an die Line-Manager, aber behalte den Überblick“, beschreibt Maria den neuen Prozess.
Die Exportfunktionen für Audits und die ISO-konforme Dokumentation erleichtern Wire, externe Prüfungen effizienter zu gestalten und die Einhaltung von Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Die Sicherheitsstandards gewährleistet von ContractHero umfassen u. a. ISO/IEC 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und das Hosting aller Daten ausschließlich in der EU. Das stellt sicher, dass alle sensiblen Vertragsdaten mit den höchsten Sicherheitsvorkehrungen geschützt sind.
„Die Einhaltung strenger Sicherheitsstandards war in unserer Organisation ein wichtiges Thema – und ContractHero hat diese Anforderungen problemlos erfüllt.“
Diese verbesserte Struktur ermöglichte es Wire auch, unnötige Verträge zu identifizieren und zu kündigen. So wurde beispielsweise ein Vertrag, der jährlich 15.000 Euro kostete, gekündigt und somit ein erheblicher Betrag eingespart. Durch die automatische Fristenerkennung und die klare Zuweisung von Zuständigkeiten an die jeweiligen Abteilungen konnte Wire außerdem verhindern, dass Verträge unnötig verlängert wurden, was zu weiteren Einsparungen führte. So gibt Maria zum Beispiel an, dass rund drei Prozent der Kosten eingespart werden konnten.
Durch die Implementierung von ContractHero konnte Wire die Zeit, die für die Suche nach Verträgen aufgewendet wurde, drastisch reduzieren. Heute dauert dieser gesamte Prozess – vom Login bis zum Auffinden des gewünschten Dokuments – nur noch Sekunden, was 95 % schneller ist als zuvor. Diese erhebliche Zeitersparnis ermöglicht es dem Team, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Verlässlichkeit bei der Suche nach Verträgen zu erhöhen.
Ein weiteres bemerkenswertes Ergebnis war die dramatische Verbesserung der Vertragsabdeckung. Vor der Einführung von ContractHero waren nur etwa 35 % der Verträge zentral im System erfasst. Heute sind es 98 %, was zu einer deutlich besseren Übersicht und Kontrolle führt.
Die Einführung von ContractHero hat Wire nicht nur bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützt, sondern auch dazu beigetragen, die Sicherheitsstandards des Unternehmens weiter zu stärken. Besonders im Hinblick auf die ISO-Zertifizierung und die Compliance-Anforderungen ermöglicht ContractHero eine präzise Zuweisung von Zugriffsrechten. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Vertragsdaten haben, was Wire in die Lage versetzt, den hohen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden.
„ContractHero stellt unser Vertragswesen auf eine ganz neue Stufe. Verträge werden von seelenlosen Dokumenten zu lebendigen Potenzialen. Das gibt Liquidität frei, damit hhpberlin noch agiler arbeiten und sich noch schneller weiterentwickeln kann.“
Diese Effizienz zahlt sich aus: Bereits in den ersten drei Monaten spart hhpberlin bis zu 50.000 Euro, im ersten Jahr insgesamt 100.000 Euro. Doch ContractHero verbessert nicht nur die Verwaltung, sondern macht Verträge zum strategischen Werkzeug. Die Finanzabteilung erkennt Redundanzen frühzeitig, nutzt Synergien und optimiert Investitionen gezielt – ein entscheidender Vorteil für ein wachsendes Unternehmen mit komplexen Vertragsstrukturen.
Mit ContractHero hat Wire seine Vertragsverwaltung nicht nur digitalisiert und zentralisiert, sondern auch die Effizienz und Transparenz deutlich gesteigert – und damit, wie Maria betont, „die Grundlage geschaffen, um überhaupt skalieren zu können.“ Automatisierte Prozesse, ein strukturiertes Fristenmanagement und klare Zuständigkeiten haben das Unternehmen dabei unterstützt, Verträge schneller zu finden und unnötige Kosten zu vermeiden. Wire zeigt, dass digitales Vertragsmanagement weit mehr ist als nur eine administrative Aufgabe. Es ist ein strategisches Instrument, das die Effizienz steigert, Kosten reduziert und gleichzeitig für mehr Sicherheit sorgt. ContractHero bietet eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die ihre Verträge nicht nur verwalten, sondern auch optimieren möchten.
„Wir sind absolut zufrieden – sowohl ich als auch mein Team. ContractHero erfüllt genau das, was es verspricht. Während des Onboardings wurden uns keine Funktionen in Aussicht gestellt, die später nicht verfügbar waren.“
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