Webinar Aufzeichnung
600.000 € Einsparpotenzial: Wie NUMA sein internationales Vertragsmanagement strukturiert
„Mit ContractHero sehen wir deutlich früher, bei welchen Verträgen Handlungsbedarf besteht und wo Einsparpotenzial liegt. Gerade in einer internationalen Struktur ist das für uns entscheidend, um nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu steuern.“
Tobias Lüthke
Rechtsabteilung, NUMA Group
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weniger ungeplante Verlängerungen / verpasste Kündigungen
100.000
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Einsparungen im ersten Jahr durch bessere Konditionen, weniger Auto-Renewals und Kostenkontrolle
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weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
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weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
600.000€
potenzielle Kosteneinsparungen pro Jahr
14
Länder gleichzeitig in die Einführung eingebunden
>5.000
Verträge in eine zentrale Struktur überführt
120
Hotels zentral gesteuert
600.000 € potenzielles Einsparpotenzial pro Jahr identifiziert, mehr als 5.000 Verträge in eine zentrale Struktur überführt und 14 Länder in eine einheitliche Arbeitsweise eingebunden. NUMA zeigt, wie internationales Vertragsmanagement nicht nur Komplexität reduziert, sondern auch konkrete Einsparpotenziale sichtbar macht. Mit ContractHero hat das Unternehmen Verträge zentral gebündelt, Fristen verlässlich nachgehalten und klare Zuständigkeiten geschaffen. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Aufwand für die Rechtsabteilung und eine belastbare Grundlage für operative Entscheidungen in einer wachsenden internationalen Organisation.
Über NUMA
NUMA wurde 2019 in Berlin gegründet und gehört heute zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen im europäischen Apartment Hotel Markt. Das Unternehmen betreibt digital organisierte Apartment Hotels in zahlreichen europäischen Städten und ist inzwischen in 14 Ländern vertreten. Das Netzwerk von NUMA umfasst heute mehr als 120 Hotels und über 8.000 Zimmer.
Mit dem Wachstum stieg auch die Zahl und Vielfalt der Verträge. Dazu gehören Miet und Betreiberverträge, Dienstleistungs und Wartungsverträge, Softwareverträge, Lieferantenverträge sowie gesellschaftsrechtliche Unterlagen. Für NUMA wurde damit klar: Ein international wachsendes Unternehmen braucht auch im Vertragsmanagement eine belastbare und einheitliche Arbeitsgrundlage.
Tobias Lüthke
Rechtsabteilung, NUMA Group
Herausforderungen
Internationale Komplexität ohne einheitliche Vertragsbasis
Verträge waren über verschiedene Systeme und Speicherorte verteilt. Dokumente lagen in Google Drive, OneDrive, auf lokalen Festplatten und in weiteren Einzelablagen. Je mehr Standorte und Vertragstypen hinzukamen, desto aufwendiger wurde es, relevante Informationen zuverlässig zu finden und richtig zuzuordnen. Was in kleinerem Umfang noch funktionierte, wurde mit wachsender internationaler Präsenz zunehmend unpraktikabel.
„Als ich angefangen habe, war alles wild verteilt. Verträge lagen in Google Drive, OneDrive, auf Festplatten oder irgendwo dazwischen. Selbst bei deutlich weniger Hotels war es schon schwierig, den Überblick zu behalten.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
Fristen und Verlängerungen waren schwer planbar
Kündigungsfristen, Verlängerungen und Nachverhandlungen gehören zu den Informationen, die in einer verteilten Vertragslandschaft schnell untergehen. Wenn diese Informationen nicht strukturiert erfasst sind, werden sie häufig erst dann relevant, wenn der Handlungsspielraum bereits kleiner ist. Genau das führte dazu, dass Verträge teilweise schon verlängert waren, bevor intern über die nächsten Schritte gesprochen wurde.
„Die Frage kommt meistens nicht dann, wenn man noch handeln kann, sondern erst danach. Dann merkt man, dass sich der Vertrag schon verlängert hat und man nur noch versuchen kann, das im Nachhinein zu lösen.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
Die Rechtsabteilung wurde zur operativen Auskunftsstelle
Wo liegt der Vertrag? Welche Frist gilt? Wer ist zuständig? Gilt die Regelung auch für einen anderen Standort? Solche Fragen landeten regelmäßig bei der Rechtsabteilung. Statt Informationen direkt aus einem System zu ziehen, mussten Inhalte gesucht, eingeordnet und an andere Teams weitergegeben werden. In einer internationalen Organisation mit vielen Beteiligten wurde dieser Mehraufwand schnell zum operativen Engpass.
Lösungen
Die Rechtsabteilung wird von Rückfragen entlastet
NUMA hat Verträge in ContractHero zentral gebündelt und für die zuständigen Teams direkt zugänglich gemacht. Über Volltextsuche, Filter und klare Vertragszuordnungen lassen sich relevante Informationen heute schnell finden. Zugriffsrechte stellen sicher, dass jede Person genau die Verträge sieht, die für den eigenen Bereich relevant sind.Das entlastet die Rechtsabteilung spürbar, weil viele Informationen nicht mehr zentral abgefragt werden müssen. Verträge, Fristen und Zuständigkeiten sind direkt im System nachvollziehbar. Das reduziert Rückfragen und schafft mehr Transparenz im Tagesgeschäft.
„Heute sind die Informationen für alle viel schneller verfügbar. Die verantwortlichen Personen können direkt im System sehen, welche Verträge es gibt und was für ihren Bereich relevant ist.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
Fristen und Zuständigkeiten werden aktiv gesteuert
Für NUMA war entscheidend, Fristen und Zuständigkeiten nicht länger in einzelnen Dateien, Ordnern oder Köpfen zu verwalten. In ContractHero werden diese Informationen direkt am Vertrag hinterlegt und mit Erinnerungen verknüpft. So ist frühzeitig sichtbar, welche Verträge zur Verlängerung anstehen, wo Handlungsbedarf besteht und wer intern zuständig ist. Das schafft für NUMA eine verlässlichere Grundlage im Tagesgeschäft. Entscheidungen können früher vorbereitet werden, weil relevante Informationen nicht erst aufwendig zusammengesucht werden müssen.
„Wir bekommen Benachrichtigungen, wenn Verträge zur Verlängerung anstehen oder neu verhandelt werden sollten. Dadurch sprechen wir rechtzeitig darüber und nicht erst dann, wenn eine Frist schon verpasst ist.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
Internationale Einführung statt lokaler Einzellösungen
ContractHero hat NUMA dabei unterstützt, die internationale Struktur des Unternehmens in einem System sauber abzubilden. Dank der Mehrmandantenfähigkeit lassen sich Länder, Teams und Zuständigkeiten klar trennen, während Zugriffe gezielt gesteuert werden. Über das Dashboard blieb gleichzeitig sichtbar, welche Verträge bereits erfasst waren und wo noch etwas fehlte. So entstand eine einheitliche Grundlage für alle 14 Länder.
„Das Tool allein löst das Problem nicht. Es braucht einen klaren Plan, saubere Grundarbeit und Menschen im Unternehmen, die es wirklich nutzen. Dann entsteht daraus ein System, das im Alltag funktioniert.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
Ergebnisse
600.000€
potenzielle Kosteneinsparung pro Jahr identifiziert
14
Länder gleichzeitig in die Einführung eingebunden
>5.000
Verträge in eine zentrale Struktur überführt
120
Hotels zentral gesteuert
600.000 € potenzielles Einsparpotenzial pro Jahr
Durch die strukturierte Prüfung von Verträgen wurde bei NUMA sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht und wo Einsparpotenziale liegen. Verträge, die sonst ungewollt weiterlaufen würden, können früher erkannt und rechtzeitig neu verhandelt werden. Gleichzeitig schafft die zentrale Übersicht eine bessere Grundlage, um Vertragsbeziehungen mit einzelnen Partnern gebündelt zu bewerten und Konditionen gezielter nachzuverhandeln. So wurde ein potenzielles Einsparpotenzial von
600.000 € identifiziert.
14 Länder gleichzeitig in die Einführung eingebunden
NUMA hat das Vertragsmanagement von Beginn an international aufgesetzt und alle 14 Länder in die Einführung eingebunden. Dadurch entstand früh eine einheitliche Arbeitsweise über Ländergrenzen hinweg. Statt unterschiedlicher lokaler Lösungen arbeitet das Unternehmen heute auf einer gemeinsamen Basis. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und schafft die Voraussetzung für konsistente Prozesse in einer komplexen internationalen Organisation.
Mehr als 5.000 Verträge in eine zentrale Struktur überführt
Mehr als 5.000 Verträge wurden aus unterschiedlichen Ablagen in eine zentrale Struktur überführt. Relevante Dokumente liegen heute nicht mehr verstreut in Laufwerken, Ordnern oder Postfächern, sondern in einem System. Das schafft klare Zuordnung, reduziert Suchaufwand und macht Vertragsinformationen im Alltag deutlich schneller verfügbar.
„Früher war viel Detektivarbeit dabei. Heute finde ich die Informationen mit wenigen Klicks und muss nicht mehr quer durchs Unternehmen suchen.“
Tobias Lüthke, Rechtsabteilung, NUMA Group
120 Hotels auf Basis zentraler Vertragsdaten gesteuert
Mit mehr als 120 Hotels braucht NUMA eine Vertragsorganisation, die auch bei wachsender Komplexität belastbar bleibt. Durch die zentrale Erfassung und klare Zuordnung von Verträgen können Informationen heute konsistenter genutzt und den jeweiligen Standorten verlässlich zugeordnet werden. Das schafft eine einheitliche Datengrundlage, auf deren Basis operative Entscheidungen besser vorbereitet und gesteuert werden können.
Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement
NUMA zeigt, wie sich Vertragsmanagement auch in einer internationalen und schnell wachsenden Organisation strukturiert aufsetzen lässt. Entscheidend war dabei nicht nur die Einführung eines Systems, sondern der Aufbau einer einheitlichen Vertragsbasis, klarer Prozesse und einer Arbeitsweise, die über 14 Länder hinweg funktioniert.
Mit ContractHero hat NUMA mehr als 5.000 Verträge aus verteilten Ablagen in eine zentrale und belastbare Struktur überführt. Gerade in dieser Größenordnung schafft das die Transparenz, um Verträge nicht nur besser zu verwalten, sondern auch wirtschaftlich gezielter zu steuern. Für NUMA wurde so sichtbar, bei welchen Verträgen Handlungsbedarf besteht, wo neu verhandelt werden sollte und wo konkretes Einsparpotenzial liegt. Auf dieser Basis konnte NUMA potenzielle Einsparungen von 600.000 € identifizieren.
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Häufige Fragen
Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines internationalen Vertragsmanagements?
Die Einführung eines internationalen Vertragsmanagements scheitert selten an der Technologie. Entscheidend ist eine saubere strukturelle Grundlage. Dazu gehören einheitliche Datenmodelle, klar definierte Zuständigkeiten und standardisierte Prozesse über Länder hinweg. Ohne diese Basis entstehen neue Insellösungen im System, obwohl eigentlich zentralisiert werden sollte. Gleichzeitig müssen neben der Rechtsabteilung auch weitere Fachbereiche wie Finance, Einkauf oder Operations eingebunden werden. Erst wenn Struktur, Nutzung und Verantwortlichkeiten zusammenpassen, entsteht ein System, das im Alltag funktioniert und skalierbar bleibt.
Welche konkreten Probleme entstehen durch dezentrale Vertragsablagen?
Dezentrale Ablagen führen in der Praxis zu Suchaufwand, fehlender Transparenz und operativen Risiken. Informationen sind zwar vorhanden, aber nicht schnell zugänglich oder eindeutig zugeordnet. Das betrifft insbesondere Fristen, Verlängerungen und vertragliche Verpflichtungen. Die Folge sind verpasste Kündigungsoptionen oder ungewollte Verlängerungen. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Rückfragen an die Rechtsabteilung, weil relevante Informationen nicht direkt verfügbar sind. Statt auf strukturierte Daten zuzugreifen, müssen Inhalte manuell gesucht und eingeordnet werden. Das erhöht den operativen Aufwand und verlangsamt Prozesse im Tagesgeschäft.
Wie trägt ContractHero zur Entlastung der Rechtsabteilung bei?
Durch die zentrale Bündelung aller Verträge werden Informationen direkt für die Fachbereiche verfügbar. Teams können selbstständig auf relevante Vertragsdaten zugreifen, ohne die Rechtsabteilung einbeziehen zu müssen. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt interne Prozesse. Das reduziert operative Rückfragen und beschleunigt interne Prozesse deutlich. Gleichzeitig bleiben Zuständigkeiten klar definiert und nachvollziehbar. Die Rechtsabteilung gewinnt dadurch Zeit für strategische Themen, statt operative Detailfragen zu beantworten. Das ist ein zentraler Hebel, um Effizienz in wachsenden Organisationen nachhaltig zu steigern.
Wie entsteht das identifizierte Einsparpotenzial von 600.000 € pro Jahr?
Das Einsparpotenzial entsteht durch bessere Steuerung bestehender Verträge. Kündigungsfristen werden frühzeitig erkannt, wodurch automatische Verlängerungen vermieden werden. Gleichzeitig werden Verträge rechtzeitig überprüft und bei Bedarf neu verhandelt. Durch die zentrale Übersicht lassen sich Konditionen vergleichen und bündeln. So werden Kosten sichtbar, die zuvor unbemerkt weitergelaufen wären.
Was lässt sich aus der internationalen Einführung bei NUMA für andere Unternehmen ableiten?
Die Einführung in 14 Ländern zeigt, dass Vertragsmanagement früh standardisiert werden sollte. Lokale Einzellösungen führen langfristig zu Inkonsistenzen und zusätzlichem Koordinationsaufwand. Entscheidend ist nicht nur die Software, sondern eine klare Struktur aus Prozessen, Zuständigkeiten und Datenlogik. Ohne diese Grundlage bleibt auch das beste Tool wirkungslos. NUMA zeigt, dass eine einheitliche Systemlandschaft die Voraussetzung für Skalierbarkeit ist. Gerade bei internationalem Wachstum wird Vertragsmanagement damit zu einem strategischen Steuerungsinstrument, nicht nur zu einer administrativen Funktion.
