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Empfehlungen
25 Gesellschaften, eine Datenbasis: Wie The Relevance Group Vertragsmanagement im Buy and Build skalierbar macht
„Schon nach zwei Monaten haben sich diese Ausgaben wieder rentiert. Die Anfangsinvestition ist vertretbar und der Return on Invest ist extrem hoch.“
Jan Kaeten
CFO, The Relevance Group (TRG)
95
%
weniger ungeplante Verlängerungen / verpasste Kündigungen
100.000
€
Einsparungen im ersten Jahr durch bessere Konditionen, weniger Auto-Renewals und Kostenkontrolle
90
%
weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
90
%
weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
100.000€
Einsparung nach einem Jahr allein durch Zeitersparnis
15%
Einsparpotential pro Jahr durch bessere Verhandlungensbasis
1.000+
Verträge in ContractHero implementiert
25
Gesellschaften in einem System abbildbar
Mehr als 1.000 Verträge im System, rund 100.000 € Einsparung nach einem Jahr allein durch Zeitersparnis und ein Setup für 25 operative Gesellschaften. Die TRG zeigt, wie Vertragsmanagement im Buy-&-Build zum Hebel für Kostenkontrolle, Risikoreduktion und Exit-Readiness wird.
Über The Relevance Group (TRG)
The Relevance Group (TRG) ist eine 2022 gegründete Unternehmensgruppe (UFG Capital Partners) mit Fokus auf datengetriebene Wertschöpfung entlang der gesamten Customer Journey. Die TRG steuert drei Kerndisziplinen: Datenstrategie und Infrastruktur, Consumer & Market Insights und Growth Activation inklusive eines Ansatzes, bei dem Kampagnen-Erkenntnisse direkt in Daten und nächste Maßnahmen zurückfließen.
In nur wenigen Jahren ist The Relevance Group stark gewachsen: von 70 Mitarbeitenden (2022) auf fast 450 (2026) über mehrere Länder hinweg und mit heute rund 25 operativen Gesellschaften. Als paneuropäische Unternehmensgruppe spielt die DSGVO-konforme Verarbeitung und sichere Speicherung sensibler Vertragsdaten eine entscheidende Rolle.
Seit Mitte 2025 setzt die TRG daher beim digitalen Vertragsmanagement auf ContractHero, dessen Zertifizierungen ein hohes Niveau von Datenschutz sicherstellen. Gesteuert wird es zentral durch Finance & Operations im Headquarter. Ziel: Vertragsrisiken aus Akquisitionen nicht nur „abzulegen“, sondern steuerbar zu machen. Mit klaren Verantwortlichkeiten, Erinnerungen und einer Datenbasis, die sich für Verhandlungen, Steuerung und Kontrolle nutzen lässt.
„Wichtig ist, einen deutscher Anbieter zu haben, denn hier sind wir mit den Zertifizierungen, die auch ContractHero hat, besonders sicher aufgestellt, was die Speicherung von Vertragsdaten angeht.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Jan Kaeten
CFO, The Relevance Group (TRG)
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Herausforderungen
Dezentrale Ablagen bremsen die Steuerung
Bei der TRG lagen Verträge vor ContractHero an vielen Stellen gleichzeitig: in SharePoint-Ordnern, in E-Mail-Postfächern, in lokalen Ablagen oder als Excel-Liste. Wer einen Vertrag oder eine konkrete Klausel brauchte, musste oft erst herausfinden, wo das Dokument liegt und wer es zuletzt in der Hand hatte. Das hat im Alltag Zeit gekostet und vor allem dann wehgetan, wenn schnell eine Antwort gebraucht wurde, etwa bei Verlängerungen, Kündigungen oder im Austausch mit einer Gesellschaft.
„Bevor wir ContractHero eingeführt haben, lagen alle Verträge überall und nirgendwo und wir hatten keinerlei Übersicht.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Due-Diligence-Risiken waren dokumentiert, aber nicht steuerbar
Im Buy-&-Build-Kontext hatte The Relevance Group viele wichtige Informationen bereits auf dem Tisch. Risiken, Sonderklauseln und Deadlines standen im DD-Bericht oder im Investment Memo. Das Problem war nicht das Wissen, sondern die Umsetzung: Ohne ein System, das diese Punkte sichtbar macht und nachhält, rutschen sie im operativen Tagesgeschäft schnell nach hinten. Spätestens wenn Zuständigkeiten wechseln, wird aus einem klaren DD-Punkt ein Thema, das niemand mehr aktiv auf dem Schirm hat.
„In Buy & Build steht vieles im DD-Bericht. Aber das heißt noch lange nicht, dass es jemand im Kopf behält.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Steuerung und Kontrolle über 25 Gesellschaften wurden zur Daueraufgabe
Mit rund 25 operativen Gesellschaften ist Transparenz kein Zusatz, sondern Voraussetzung, um Kosten und Risiken überhaupt steuern zu können. Vor ContractHero fehlte der TRG jedoch eine verlässliche gruppenweite Sicht. Unterschiedliche Ablagestrukturen, verschiedene Tool-Landschaften und abweichende Prozesse in den Gesellschaften haben dazu geführt, dass Standards schwer durchsetzbar waren und eine gruppenweite Auswertung immer wieder mit manuellem Aufwand verbunden war.
„Wenn du keine Transparenz über die Gruppe hast, kannst du weder Standards setzen noch sinnvoll steuern.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Exit-Readiness wird zum Stressfaktor, wenn man zu spät startet
Die Erfahrung war klar: Spätestens beim Exit müssen relevante Verträge und Kerndaten ohnehin verfügbar sein. Ohne zentrale Struktur bedeutete das für die TRG viel Suchen, Nachfragen und Zusammenziehen von Informationen über viele Gesellschaften hinweg. Gerade in entscheidenden Phasen ist das ein Risiko und kostet unnötig Zeit.
Lösungen
Zentrale Übersicht: Verträge finden statt nachfragen
Damit Verträge nicht länger über verschiedene Ablagen verteilt sind, bündelt The Relevance Group sie gruppenweit in ContractHero. Statt SharePoint, Postfächern und lokalen Ordnern gibt es jetzt einen Ort, an dem Verträge einheitlich abgelegt, schnell auffindbar und sauber zugeordnet sind. Das reduziert Rückfragen spürbar und spart Zeit, da die Teams keine „Detektivarbeit“ mehr leisten müssen.
Fristen & Risiken im Griff: Erkenntnisse aus der Due Diligence werden steuerbar
Die TRG hat kritische Punkte aus der Due Diligence, etwa Kündigungsrechte, Laufzeiten und Verlängerungen, direkt in ContractHero hinterlegt. Mit Erinnerungen und klaren Verantwortlichen wird aus einer einmaligen Analyse ein laufender Prozess: Fristen gehen nicht unter, Risiken verschwinden nicht in Reports, und Entscheidungen basieren auf Daten statt auf Erinnerungswissen.
„Wir dokumentieren Vertragsrisiken aus der Due Diligence in ContractHero, bekommen Alerts und weisen sie zu. So können wir frühzeitig Hebel setzen und vermeiden unnötige Kosten.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Exit- und Investor-Readiness von Anfang an: Verträge jederzeit abrufbar
Die TRG nutzt ContractHero nicht nur, um Vertragsmanagement zu strukturieren, sondern auch als Grundlage für Investor- und Exit-Prozesse. Relevante Verträge und Kerndaten werden frühzeitig zentral erfasst und bleiben jederzeit abrufbar. So ist die TRG in entscheidenden Phasen schnell auskunftsfähig und kann Informationen verlässlich bereitstellen.
Mehrmandantenfähig: 25 Gesellschaften in einem System
ContractHero ermöglicht der TRG, alle Gesellschaften in einem System zu verwalten, ohne Zuständigkeiten oder Zugriffe zu vermischen. Jede Gesellschaft arbeitet in ihrem eigenen Bereich, während das Headquarter gruppenweit steuern und auswerten kann. So entsteht ein skalierbares Setup für Buy-&-Build, das Ordnung schafft und gleichzeitig die notwendige Trennung sicherstellt.
„Für Verhandlungen brauche ich eine saubere Datenbasis. ContractHero liefert uns genau diese Grundlage, um nicht aus dem Bauch heraus zu entscheiden.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Ergebnisse
100.000€
Einsparung nach einem Jahr allein durch Zeitersparnis
15%
Einsparpotential pro Jahr durch bessere Verhandlungensbasis
1.000+
Verträge in ContractHero implementiert
25
Gesellschaften in einem System abbildbar
100.000 € Zeiteinsparung nach einem Jahr
Seit der Einführung von ContractHero arbeitet die TRG im Vertragsmanagement deutlich effizienter. Verträge und Inhalte sind zentral verfügbar und sofort auffindbar, statt Informationen aus PDFs zusammenzusuchen oder intern nachzufragen. Die KI-Analysefunktion hilft dabei, relevante Vertragsdetails schnell zu erfassen, Fristen zuverlässig im Blick zu behalten und wiederkehrende Themen wie Verlängerungen oder Kündigungen ohne lange Abstimmungen zu bearbeiten. So konnte die TRG bereits nach sechs Monaten allein durch die Zeitersparnis rund 40.000 € realisieren. Nach einem Jahr liegt dieser Wert bei rund 100.000 €. Gleichzeitig hat sich die Investition nach Angaben des CFO bereits nach zwei Monaten amortisiert.
15 % Einsparpotenzial durch bessere Verhandlungsbasis und mehr Transparenz
Durch die zentrale Datenbasis in ContractHero kann The Relevance Group Verträge besser vergleichen, Konditionen transparenter bewerten und Einkaufsvorteile gezielter nutzen. Aus heutiger Sicht geht das Unternehmen deshalb davon aus, rund 15 % der großen Beschaffungskosten einsparen zu können.
„ContractHero schafft für uns die Datenbasis, um Einkaufsvorteile gezielter zu nutzen. Stand heute sehen wir dadurch ein Einsparpotenzial von rund 15 % bei großen Beschaffungskosten.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
1.000+ Verträge zentral erfasst
Die TRG hat seit der Implementierung mehr als 1.000 Verträge in ContractHero erfasst. Damit liegen die Verträge nicht mehr verteilt in SharePoint-Ordnern oder Postfächern, sondern sind schnell auffindbar, gruppenweit auswertbar und jeder Gesellschaft klar zugeordnet.
„Wenn der Wirtschaftsprüfer kurzfristig die Top-20-Kundenverträge sehen will, haben wir mit ContractHero sofort Zugriff. Das macht den Jahresabschluss für uns deutlich einfacher und effizienter.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
25 operative Gesellschaften mit Governance ohne Kontrollverlust
ContractHero ermöglicht The Relevance Group, 25 operative Gesellschaften in einem System abzubilden und Vertragsdaten gruppenweit nutzbar zu machen. Durch klar geregelte Zugriffe arbeitet jede Gesellschaft in ihrem eigenen Bereich, während das Headquarter gleichzeitig eine zentrale Sicht für Analyse und Steuerung erhält. So entsteht Transparenz, ohne Kontroll- und Zugriffsthemen zu verkomplizieren.
„ContractHero war für uns die einzige Plattform, die in der Lage war, die Masse an Daten und auch die umfangreiche Unternehmensstruktur abzubilden.“
Jan Kaeten, CFO, The Relevance Group (TRG)
Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement
Mit ContractHero hat The Relevance Group ihr Vertragsmanagement nicht nur zentralisiert, sondern in ein Buy-&-Build-Setup übersetzt, das zuverlässig mitwächst. Heute sind mehr als 1.000 Verträge zentral erfasst, schnell auffindbar und jeder Gesellschaft klar zugeordnet, statt in SharePoint-Ordnern oder Postfächern zu verschwinden.
Zentrale Verfügbarkeit, klare Verantwortlichkeiten und strukturierte Vertragsdaten sorgen dafür, dass Fristen und kritische Klauseln im Blick bleiben und wiederkehrende Themen im Alltag deutlich effizienter bearbeitet werden können. Das macht sich messbar bemerkbar: Nach einem Jahr konnte die TRG allein durch die Zeitersparnis rund 100.000 € realisieren. Gleichzeitig zeigt die Mehrmandantenfähigkeit, dass Vertragsmanagement auch in komplexen Strukturen funktioniert. 25 operative Gesellschaften lassen sich in einem System abbilden, ohne Zugriffe zu vermischen und ohne Kontrollverlust im Headquarter.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die Einführung selbst. Die TRG wurde dabei vom ContractHero Team begleitet, das die Implementierung strukturiert unterstützt hat und den schnellen produktiven Einsatz im Alltag erleichterte. So entstand nicht nur ein neues Tool, sondern ein verlässlicher Prozess, der intern getragen wird.
Die TRG zeigt damit, dass digitales Vertragsmanagement weit mehr ist als Ablage. Es ist ein strategisches Steuerungsinstrument für Kostenkontrolle, Risikoreduktion und Skalierbarkeit, das sich in der Praxis schnell rechnet und die Grundlage schafft, Verträge aktiv zu managen statt ihnen hinterherzulaufen.
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Häufige Fragen
Wie schafft die TRG eine zentrale Vertragsübersicht über 25 Gesellschaften hinweg?
Die TRG bündelt Verträge aus 25 operativen Gesellschaften in ContractHero. Statt SharePoint Ordnern, E Mail Postfächern und Excel Listen gibt es eine einheitliche Vertragsübersicht. Jeder Vertrag ist einer Gesellschaft zugeordnet und im Headquarter gruppenweit auswertbar. So entsteht eine verlässliche Datenbasis für Steuerung, Reporting und Entscheidungen im Vertragsmanagement.
Wie senkt die TRG den Aufwand pro Vertrag und spart 100 Stunden pro Jahr?
Durch zentrale Ablage, schnelle Vertragssuche und strukturierte Vertragsdaten sinkt der Aufwand pro Vertrag deutlich. Verträge und Klauseln sind sofort auffindbar, statt erst intern erfragt oder aus PDFs zusammengesucht zu werden. Die Vertragsanalyse unterstützt dabei, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungen schneller zu erfassen. So spart die TRG über das Jahr hinweg rund 100 Stunden im Vertragsmanagement.
Wie hilft ContractHero der TRG, 40.000 Euro Einsparungen im ersten halben Jahr zu identifizieren?
ContractHero macht Kosten und Risiken im Vertragsbestand sichtbar. Die TRG erkennt Doppelverträge und unnötige Verträge früher. Kündigungsfristen und Verlängerungen werden zentral überwacht, sodass Verträge rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden können. Dadurch hat die TRG nach sechs Monaten rund 40.000 Euro Einsparungen identifiziert.
Wie werden Due Diligence Themen wie Sonderklauseln, Risiken und Fristen im Alltag nachgehalten?
Im Buy and Build sind Risiken oft im Due Diligence Bericht dokumentiert. Entscheidend ist die Umsetzung. Die TRG hinterlegt kritische Punkte wie Sonderklauseln, Kündigungsrechte, Laufzeiten und Deadlines als strukturierte Vertragsdaten in ContractHero. Verantwortlichkeiten sind klar zugewiesen und Erinnerungen sorgen für Fristenüberwachung. So werden Due Diligence Themen im Tagesgeschäft steuerbar.
Warum ist Vertragsmanagement für die TRG als datengetriebene Unternehmensgruppe ein Steuerungsthema?
Die TRG verbindet Datenstrategie, Insights und Growth Activation. In diesem Umfeld sind Verträge nicht nur Ablage, sondern Teil der operativen Steuerung. ContractHero schafft eine zentrale Vertragsübersicht über 25 Gesellschaften und macht Vertragsdaten für Analysen nutzbar. So kann das Finanzteam Kosten, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Risiken gruppenweit auswerten und Verhandlungen besser vorbereiten. Das macht Vertragsmanagement skalierbar und belastbar, statt abhängig von einzelnen Ablagen oder Personen.
