Herausforderungen

Fehlende Strukturen und Übersicht im Wachstum

Mit rasantem Wachstum verändert sich auch das Vertragsmanagement: Prozesse werden komplexer, Verantwortlichkeiten sind nicht mehr klar zugeordnet und Verträge liegen oft in verschiedenen Abteilungen verteilt. Gerade bei Dienstleisterverträgen, Softwarelizenzen oder im Fuhrpark kann so schnell die Übersicht verloren gehen. Wie bei vielen Scale-ups bedeutete das auch für MARKT-PILOT, dass das Thema zunehmend Zeit beanspruchte und strukturiert angegangen werden musste.

Wachsende Compliance-Anforderungen

Ein weiterer zentraler Punkt waren die steigenden Anforderungen an Sicherheit und Nachweispflichten. MARKT-PILOT stellte sich der ISO-27001-Zertifizierung und bereitet die SOC-2-Prüfung vor – internationale Standards, die belegen, dass Daten sicher verarbeitet werden und klare Kontrollmechanismen bestehen. Fehlt der zentrale Überblick über alle Verträge, wird es schwierig, Nachweise vollständig und pünktlich zu liefern – ein heikles Thema in einer Wachstumsphase, in der Vertrauen essenziell ist.

Verpasste Fristen und unnötige Kosten

Ein wichtiger Aspekt im Vertragsmanagement ist die Einhaltung von Kündigungsfristen. Ohne klare Erinnerungen oder zentrale Transparenz besteht die Gefahr, dass Verträge automatisch weiterlaufen – und damit Kosten entstehen, die sich leicht vermeiden lassen. MARKT-PILOT hat dieses Risiko früh erkannt und den Bedarf gesehen, hier mehr Struktur zu schaffen.

Lösungen

Skalierbare, zentrale Plattform für effiziente Prozesse

Mit ContractHero führte MARKT-PILOT eine zentrale und skalierbare Plattform für alle Dienstleister- und Softwareverträge ein – eine Lösung, die mit dem schnellen Wachstum des Unternehmens problemlos mithält. Alle relevanten Dokumente sind übersichtlich an einem Ort abgelegt,sodass Transparenz und Kontrolle auch bei weiterem Wachstum gewahrt bleiben. Besonders wertvoll ist die KI-Analysefunktion: Sie liest Vertragsinhalte automatisch aus und reduziert so den manuellen Aufwand erheblich. Auch das Rollen- und Rechtekonzept trägt dazu bei, klare Zuständigkeiten zu schaffen und Strukturen zu etablieren, die sich flexibel an neue Teams, Abteilungen und Märkte anpassen lassen.

Audit- & Compliance-Readiness

Die neue Struktur bedeutet auch Sicherheit für Audits. Auf Knopfdruck lassen sich Vertragsübersichten erstellen, die ISO-Anforderungen erfüllen. Durch das integrierte Rollensystem ist jederzeit klar geregelt, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Das stärkt die Position von MARKT-PILOT als geprüfter und vertrauenswürdiger Partner für Kunden und Investoren.

Automatische Fristenkontrolle

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die automatisierte Fristenkontrolle. ContractHero erinnert zuverlässig an Kündigungs- und Laufzeiten. Damit entfallen ungewollte Vertragsverlängerungen, was zusätzliche Kosten vermeidet und Planungssicherheit schafft.

30 Minuten pro Woche fürs Vertragsmanagement

Seit der Einführung von ContractHero ist das Vertragsmanagement für MARKT-PILOT kein zeitintensives Thema mehr. Statt stundenlanger Abstimmungen oder aufwendiger Suche genügt heute eine halbe Stunde pro Woche, um alle relevanten Aufgaben zu erledigen. Die Verantwortlichen können ihre Zeit nun auf strategische Themen statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren.

100 % Transparenz: Alle 150+ Verträge und Dokumente an einem Ort
Mit ContractHero verfügt MARKT-PILOT über eine zentrale Plattform, auf der alle 150+ Verträge und zugehörigen Dokumente gebündelt sind. Ob Softwarelizenzen, Fuhrpark oder Dienstleisterverträge – alles ist transparent und schnell auffindbar. Diese klare Struktur erleichtert nicht nur die tägliche Zusammenarbeit, sondern sorgt auch bei Investoren-Updates und Due-Diligence-Prüfungen für volle Nachweisbarkeit. So hat das Unternehmen eine stabile Grundlage geschaffen, um sein Wachstum effizient und sicher weiterzuführen.

0 verpasste Fristen: Risiken reduziert, Kündigungen zuverlässig im Blick
Die automatische Fristenkontrolle sorgt dafür, dass MARKT-PILOT Kündigungsfristen zuverlässig einhält. Ungewollte Vertragsverlängerungen, die früher zu unnötigen Kosten führten, gehören der Vergangenheit an. Mit automatischen Erinnerungen ist das Unternehmen jederzeit auf der sicheren Seite.

100 % Compliance: ISO-Anforderungen erfüllt
ContractHero unterstützt MARKT-PILOT nicht nur im Alltag, sondern auch bei den hohen Compliance-Anforderungen. Mit klar geregelten Zugriffsrechten und vollständiger Dokumentation ist das Vertragsmanagement ISO-konform – eine wichtige Voraussetzung, um als geprüfter und vertrauenswürdiger Lieferant anerkannt zu werden.
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Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement

MARKT-PILOT hat mit ContractHero sein Vertragsmanagement von einem dezentralen Risikofaktor zu einem skalierbaren, sicheren Prozess transformiert. Besonders in der Scale-up-Phase, in der Struktur, Effizienz und Compliance entscheidend sind, erwies sich die Lösung als wertvoller Hebel. ContractHero ermöglicht nicht nur die notwendige Transparenz im Tagesgeschäft, sondern schafft auch eine belastbare Grundlage für Investoren, Audits und weiteres internationales Wachstum.

Für ein Unternehmen, das sich in rasantem Tempo entwickelt, ist es entscheidend, dass sich das Vertragsmanagement flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt. MARKT-PILOT ist nun in der Lage, auch bei steigender Vertragsanzahl, neuen Standorten oder wachsenden Teams den Überblick zu behalten und Risiken zuverlässig zu kontrollieren.