30 Minuten statt stundenlanger Suche, volle Transparenz über 150+ Verträge – und 100 % Audit-Readiness. Erfahren Sie, wie MARKT-PILOT sein Vertragsmanagement von einem dezentralen Risiko zu einem zentralen Erfolgsfaktor gemacht hat. Mit ContractHero hat das Scale-up alle Verträge und Dokumente an einem Ort gebündelt, Fristen automatisiert und klare Verantwortlichkeiten geschaffen. Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger vermeidbare Ausgaben und die Sicherheit, selbst strengste Compliance-Anforderungen wie ISO 27001 souverän zu erfüllen.
MARKT-PILOT ist ein wachsendes Scale-up im SaaS-Bereich. Die Lösung setzt neue Maßstäbe in der Ersatzteilbepreisung, indem sie Unternehmen im Industrie- und Maschinenbau erstmals volle Markttransparenz ermöglicht. 2020 gegründet, beschäftigt MARKT-PILOT heute rund 150 Mitarbeitende und ist international präsent, unter anderem in Chicago, Mailand und Stockholm. Seit Anfang 2023 setzt das Unternehmen beim Vertragsmanagement auf ContractHero.
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Mit rasantem Wachstum verändert sich auch das Vertragsmanagement: Prozesse werden komplexer, Verantwortlichkeiten sind nicht mehr klar zugeordnet und Verträge liegen oft in verschiedenen Abteilungen verteilt. Gerade bei Dienstleisterverträgen, Softwarelizenzen oder im Fuhrpark kann so schnell die Übersicht verloren gehen. Wie bei vielen Scale-ups bedeutete das auch für MARKT-PILOT, dass das Thema zunehmend Zeit beanspruchte und strukturiert angegangen werden musste.
„Im Wachstum ist es entscheidend, den Überblick über Laufzeiten, Kündigungsfristen und Zuständigkeiten zu behalten. Dafür klare Strukturen zu schaffen, war für uns ein wichtiger Schritt.“
Ein weiterer zentraler Punkt waren die steigenden Anforderungen an Sicherheit und Nachweispflichten. MARKT-PILOT stellte sich der ISO-27001-Zertifizierung und bereitet die SOC-2-Prüfung vor – internationale Standards, die belegen, dass Daten sicher verarbeitet werden und klare Kontrollmechanismen bestehen. Fehlt der zentrale Überblick über alle Verträge, wird es schwierig, Nachweise vollständig und pünktlich zu liefern – ein heikles Thema in einer Wachstumsphase, in der Vertrauen essenziell ist.
„Für die Prüfungen wie ISO 27001 oder SOC 2 ist entscheidend, dass unsere Software die Compliance-Anforderungen erfüllt. Genau hier bietet ContractHero Sicherheit.“
Ein wichtiger Aspekt im Vertragsmanagement ist die Einhaltung von Kündigungsfristen. Ohne klare Erinnerungen oder zentrale Transparenz besteht die Gefahr, dass Verträge automatisch weiterlaufen – und damit Kosten entstehen, die sich leicht vermeiden lassen. MARKT-PILOT hat dieses Risiko früh erkannt und den Bedarf gesehen, hier mehr Struktur zu schaffen.
„Gerade bei Kündigungsfristen ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Sonst können sich Verträge ungewollt verlängern – mit zusätzlichen Kosten als Folge.“
Mit ContractHero führte MARKT-PILOT eine zentrale und skalierbare Plattform für alle Dienstleister- und Softwareverträge ein – eine Lösung, die mit dem schnellen Wachstum des Unternehmens problemlos mithält. Alle relevanten Dokumente sind übersichtlich an einem Ort abgelegt,sodass Transparenz und Kontrolle auch bei weiterem Wachstum gewahrt bleiben. Besonders wertvoll ist die KI-Analysefunktion: Sie liest Vertragsinhalte automatisch aus und reduziert so den manuellen Aufwand erheblich. Auch das Rollen- und Rechtekonzept trägt dazu bei, klare Zuständigkeiten zu schaffen und Strukturen zu etablieren, die sich flexibel an neue Teams, Abteilungen und Märkte anpassen lassen.
„Besonders hilfreich ist, dass alle Dokumente zu einem Vertrag – wie Fahrzeugscheine oder Lizenznachweise – übersichtlich an einem Ort abgelegt sind. Seit neuestem nutzen wir auch die KI-Analysefunktion. Sie spart enorm viel Zeit, weil Vertragsinhalte automatisch ausgelesen werden.“
Die neue Struktur bedeutet auch Sicherheit für Audits. Auf Knopfdruck lassen sich Vertragsübersichten erstellen, die ISO-Anforderungen erfüllen. Durch das integrierte Rollensystem ist jederzeit klar geregelt, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Das stärkt die Position von MARKT-PILOT als geprüfter und vertrauenswürdiger Partner für Kunden und Investoren.
„Das integrierte Rollensystem sorgt dafür, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Für unsere Audits ist das ein großer Vorteil – wir können auf Knopfdruck zeigen, welche Verträge bestehen, und erfüllen so die Anforderungen unserer Kunden und Prüfer.“
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die automatisierte Fristenkontrolle. ContractHero erinnert zuverlässig an Kündigungs- und Laufzeiten. Damit entfallen ungewollte Vertragsverlängerungen, was zusätzliche Kosten vermeidet und Planungssicherheit schafft.
„Die Fristenkontrolle läuft nun automatisch. So können wir sicher sein, dass keine Konflikte oder ungewollten Verlängerungen mehr entstehen.“
Seit der Einführung von ContractHero ist das Vertragsmanagement für MARKT-PILOT kein zeitintensives Thema mehr. Statt stundenlanger Abstimmungen oder aufwendiger Suche genügt heute eine halbe Stunde pro Woche, um alle relevanten Aufgaben zu erledigen. Die Verantwortlichen können ihre Zeit nun auf strategische Themen statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren.
Mit ContractHero verfügt MARKT-PILOT über eine zentrale Plattform, auf der alle 150+ Verträge und zugehörigen Dokumente gebündelt sind. Ob Softwarelizenzen, Fuhrpark oder Dienstleisterverträge – alles ist transparent und schnell auffindbar. Diese klare Struktur erleichtert nicht nur die tägliche Zusammenarbeit, sondern sorgt auch bei Investoren-Updates und Due-Diligence-Prüfungen für volle Nachweisbarkeit. So hat das Unternehmen eine stabile Grundlage geschaffen, um sein Wachstum effizient und sicher weiterzuführen.
Die automatische Fristenkontrolle sorgt dafür, dass MARKT-PILOT Kündigungsfristen zuverlässig einhält. Ungewollte Vertragsverlängerungen, die früher zu unnötigen Kosten führten, gehören der Vergangenheit an. Mit automatischen Erinnerungen ist das Unternehmen jederzeit auf der sicheren Seite.
ContractHero unterstützt MARKT-PILOT nicht nur im Alltag, sondern auch bei den hohen Compliance-Anforderungen. Mit klar geregelten Zugriffsrechten und vollständiger Dokumentation ist das Vertragsmanagement ISO-konform – eine wichtige Voraussetzung, um als geprüfter und vertrauenswürdiger Lieferant anerkannt zu werden.
MARKT-PILOT hat mit ContractHero sein Vertragsmanagement von einem dezentralen Risikofaktor zu einem skalierbaren, sicheren Prozess transformiert. Besonders in der Scale-up-Phase, in der Struktur, Effizienz und Compliance entscheidend sind, erwies sich die Lösung als wertvoller Hebel. ContractHero ermöglicht nicht nur die notwendige Transparenz im Tagesgeschäft, sondern schafft auch eine belastbare Grundlage für Investoren, Audits und weiteres internationales Wachstum.
Für ein Unternehmen, das sich in rasantem Tempo entwickelt, ist es entscheidend, dass sich das Vertragsmanagement flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt. MARKT-PILOT ist nun in der Lage, auch bei steigender Vertragsanzahl, neuen Standorten oder wachsenden Teams den Überblick zu behalten und Risiken zuverlässig zu kontrollieren.
„Mit ContractHero arbeiten wir effizienter, transparenter und sicherer. Besonders schätzen wir den persönlichen Support und die regelmäßigen Updates – man spürt, dass das Produkt kontinuierlich weiterentwickelt wird.“
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