.webp)
20 % weniger Vertragskosten, 25 % genauere Finanzplanung. Erfahren Sie, wie MMB Velbert mit ContractHero ungenutzte Verträge identifiziert, Ausgaben reduziert und ihre Finanzplanung auf eine fundierte, datengestützte Basis gestellt hat. Durch die Integration in Power BI, die Strukturierung der Vertragsdaten und die Automatisierung der Fristenkontrolle wurde Vertragsmanagement zum Hebel für Transparenz, Steuerbarkeit und effektives Liquiditätsmanagement.
MMB – Maschinen, Montage & Betriebsmitteltechnik GmbH – mit Sitz in Velbert entwickelt seit über 25 Jahren maßgeschneiderte Sondermaschinen, Prüfstationen und Montageanlagen für Kunden aus verschiedensten Branchen – von Automotive bis Medizintechnik.
Als projektgetriebenes Unternehmen ist MMB auf verlässliche Prozesse, Transparenz und steuerungsrelevante Daten angewiesen. Genau deshalb wurde Ende 2023 das Vertragsmanagement mit ContractHero vollständig digitalisiert – und tief in die bestehende Power BI-Landschaft integriert.
.jpg)
.png)
Vor der Einführung von ContractHero waren Verträge physisch abgelegt – verteilt auf verschiedene Ordner und Standorte. Das erschwerte die Suche nach Dokumenten, Fristen oder Ansprechpartnern erheblich. Informationen mussten oft manuell zusammengetragen werden.
„‚Wo sind denn die Verträge?‘ – diese Frage kam viel zu oft. Bei Ablagen an verschiedenen Standorten und fehlender Struktur war klar: Wir brauchen eine zentrale Lösung, sonst verlieren wir Zeit und Übersicht.“
Die Vertragsverwaltung erfolgte über Excel-Listen. Trotz regelmäßiger Pflege waren sie fehleranfällig und boten keine automatische Aktualisierung oder Verknüpfung mit anderen Datenquellen. Sie waren daher immer nur so aktuell wie der letzte manuelle Eintrag. Der Aufwand war hoch, die Flexibilität gering – ein Risiko im projektbasierten Tagesgeschäft.
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen oder automatische Verlängerungen konnten leicht übersehen werden – was in einigen Fällen finanzielle Folgen hatte. Zuständigkeiten waren nicht klar geregelt, Erinnerungen hingen von Einzelpersonen ab.
Einer der größten Pain Points: fehlende Übersicht über vertraglich gebundene Kosten. Welche Verträge verursachen laufende Ausgaben? Welche lassen sich optimieren oder kündigen? Ohne zentrale Datenbasis war eine verlässliche Liquiditätsplanung kaum möglich.
Mit ContractHero verwaltet MMB alle Verträge digital und zentral über eine cloudbasierte Plattform. Volltextsuche, zentrale Ablage und strukturierte Erfassung machen die zuvor verstreute Vertragslandschaft jederzeit und ortsunabhängig zugänglich – ob am Desktop im Büro, oder auf dem Tablet in der Produktion. Das Tool erfüllt dabei hohe Sicherheitsanforderungen: ContractHero ist – wie auch die genutzten Rechenzentren – nach ISO 27001 zertifiziert. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und DSGVO-konform innerhalb Deutschlands gehostet.
Ein zentrales Element dabei ist die strukturierte Ablage: Mithilfe des Feldbaukastens von ContractHero kann MMB eigene Datenfelder – etwa für Projektnummern, Ansprechpartner oder Zeitkontingente – ganz ohne Programmieraufwand definieren. So werden Verträge nicht nur abgelegt, sondern gezielt kontextbezogen nutzbar gemacht.
„Wir haben ContractHero so konfiguriert und individuell auf uns zugeschnitten, dass es perfekt zu unseren Anforderungen passt.“
Durch automatisierte Workflows werden Verträge direkt beim Hochladen analysiert, relevante Informationen extrahiert und strukturiert gespeichert. MMB nutzt diese Funktionen, um manuelle Arbeitsschritte zu minimieren: Vertragsdaten werden automatisch erfasst, Import- und Exportfunktionen sorgen für nahtlose Systemanbindung. So spart das Team Zeit – und reduziert Übertragungsfehler.
ContractHero erkennt automatisch alle relevanten Fristen – von Kündigungsterminen bis zu Verlängerungszyklen – und wandelt sie in konkrete Aufgaben mit Deadlines um. Zuständigkeiten lassen sich durch das integrierte Rechte- und Rollenmanagement eindeutig zuweisen.
Leon Jakupi und sein Team erhalten automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder direkt in der Plattform. So bleiben kritische Termine stets im Blick – und Entscheidungen wie Kündigen, Verlängern oder Nachverhandeln können frühzeitig und fundiert getroffen werden. Gerade im dynamischen Projektgeschäft ist diese Automatisierung ein entscheidender Vorteil: Sie entlastet die Verwaltung und schützt gleichzeitig vor teuren Versäumnissen.
Der größte Hebel liegt für MMB in der Integration von ContractHero in die bestehende Power BI - Landschaft. Vertragsdaten werden in Echtzeit via API synchronisiert und stehen unmittelbar für das Reporting zur Verfügung.
Einblicke auf Knopfdruck
Die Daten fließen automatisch in interaktive Dashboards, die speziell für das Liquiditätsmanagement aufgebaut wurden. Sie ermöglichen: Monatliche, quartalsweise und jährliche Kostenübersichten, Kategorisierung nach Vertragspartnern und Kostenarten, Drill-down bis auf die Vertragsebene, inklusive Zahlungsmodalitäten, Filterung nach Zeiträumen, Beträgen und Zuständigkeiten.
„Ich wollte wissen, welche Ein- und Ausgaben ich pro Monat habe – sowohl im Überblick als auch im Detail. Die Möglichkeit, flexibel zu filtern und per Drill-Down in einzelne Verträge zu schauen, war für mich entscheidend.“
Simulationsgestützte Planung
Durch die Integration von ContractHero in Power BI kann MMB mögliche Änderungen – etwa bei Vertragslaufzeiten oder Preisanpassungen – dynamisch durchspielen und deren Auswirkungen analysieren. Die von ContractHero gelieferten Vertragsdaten bilden dabei die Basis für simulationsgestützte Auswertungen und fundierte, vorausschauende Entscheidungen.
Verknüpfung mit operativen Daten
Dank der strukturierten Vertragsdaten aus ContractHero und deren Anbindung an Power BI lassen sich diese Informationen mit projektbezogenen Zeiterfassungsdaten verknüpfen. So kann MMB den Ressourceneinsatz direkt in Relation zu vertraglichen Verpflichtungen setzen – und erkennt, wie Projekte wirtschaftlich laufen und wo Optimierungspotenzial liegt.
Eine der wichtigsten Erkenntnisse nach der Einführung von ContractHero: Viele laufende Verträge verursachten unnötige Ausgaben. Mit dem neuen Überblick konnte MMB gezielt analysieren, welche Verträge wirklich notwendig waren – und entsprechend handeln. Verträge wurden gekürzt, pausiert oder neu verhandelt – nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis fundierter Daten. Insgesamt konnten so rund 20 % der laufenden Kosten eingespart werden.
„Wir konnten viele Verträge anpassen, neu verhandeln oder ganz kündigen – das hat sofort spürbare Einsparungen gebracht.“
Was früher auf mehrere Ordner, Excel-Listen und verschiedene Zuständigkeiten verteilt war, ist heute vollständig digitalisiert. Über 570 Verträge – inklusive Fristen, Ansprechpartnern und Kostenstrukturen – sind zentral erfasst und auf Knopfdruck verfügbar. Damit verfügt MMB erstmals über eine vollständige, strukturierte Vertragsübersicht – ein Plus an Transparenz, das laut Leon im Alltag entscheidend ist: „Wenn heute eine Entscheidung ansteht, finde ich die relevanten Informationen in Sekunden – ohne langes Suchen, ohne Rückfragen.“
Neben der Übersichtlichkeit hat sich auch die Effizienz im Tagesgeschäft spürbar verbessert. Fristen und Aufgaben werden automatisch erkannt und zugewiesen, manuelle Pflege entfällt. Der Verwaltungsaufwand konnte dadurch um etwa 30 % reduziert werden – Zeit, die im Team nun für wichtigere Aufgaben zur Verfügung steht.
Besonders stark wirkt sich die Verknüpfung mit Power BI aus. Vertragsdaten fließen automatisiert ins Reporting und lassen sich dort detailliert analysieren – etwa nach Kostenarten, Vertragspartnern oder Zeiträumen. Durch Drill-Downs und die Verbindung mit projektbezogenen Leistungsdaten konnte MMB auch seine Finanzplanung deutlich optimieren. Die Genauigkeit der Liquiditätsprognosen ist heute rund 25 % höher als vor der Einführung – ein spürbarer Fortschritt in einem wirtschaftlich herausfordernden Umfeld.
„Die Verbindung von ContractHero und Power BI hat unser Reporting komplett verändert – wir planen heute 25 Prozent präziser und können auf Veränderungen viel schneller reagieren.“
MMB Maschinenbau hat Vertragsmanagement von einer administrativen Aufgabe zu einem strategischen Steuerungsinstrument weiterentwickelt. ContractHero bildet dafür die digitale Grundlage – mit zentraler Datenstruktur, automatisierten Prozessen und tiefer Integration in Power BI. Vertragsdaten stehen nicht länger isoliert, sondern fließen direkt in die Finanzplanung ein, ermöglichen fundierte Entscheidungen und schaffen neue Transparenz über Kosten, Fristen und Verantwortlichkeiten.
In Verbindung mit dem Reporting in Power BI trägt ContractHero entscheidend zur Verbesserung des Liquiditätsmanagements bei – durch Echtzeit-Analysen, präzisere Prognosen und die Möglichkeit, Entwicklungen frühzeitig zu simulieren. Vertragsdaten werden so zur planungsrelevanten Ressource und schaffen messbare Mehrwerte in Effizienz, Steuerbarkeit und Wirtschaftlichkeit.
.svg){kind=logo}
_EasiestSetup_EaseOfSetup.svg)
