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Empfehlungen
Zentrale Vertragsplattform:
Wie die Stadtwerke Leonberg 80.000 € im Jahr einsparen
„Die Verlässlichkeit der KI ist bemerkenswert. Bei neuen Verträgen, die wir ins System einpflegen, haben wir eine Trefferquote von 95 Prozent, auch bei unseren individuellen Inhalten.“
Dr. Frank Mildenberger
Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
95
%
weniger ungeplante Verlängerungen / verpasste Kündigungen
100.000
€
Einsparungen im ersten Jahr durch bessere Konditionen, weniger Auto-Renewals und Kostenkontrolle
90
%
weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
90
%
weniger Prüf- und Freigabezeit dank Standardisierung & KI-Analyse
80.000€
erwartet Einsparung pro Jahr durch schnellere Vertragsarbeit
100+
Verträge zentral in ContractHero erfasst
5 Min.
um einen Vertrag vollständig im System zu erfassen
95%
Trefferquote der KI bei neuen Verträgen
Mehrere hundert Verträge, verteilt auf ein Laufwerk, Papierordner und unterschiedliche Systeme der einzelnen Sparten. Heute liegen sie bei den Stadtwerken Leonberg an einem Ort, in einer Struktur und mit allen Fristen im Blick. Die KI erfasst einen Vertrag in 5 statt 30 Minuten. Das Ergebnis: rund 40.000 € Einsparung pro Jahr, mit Aussicht auf 80.000 €, sobald auch die digitale Signatur vollständig ausgerollt ist.
Über die Stadtwerke Leonberg
Die Stadtwerke Leonberg sind ein Eigenbetrieb der Stadt Leonberg und versorgen die Stadt in mehreren Sparten: Trinkwasserversorgung, Bäderbetrieb mit Frei- und Hallenbad, Teile des öffentlichen Nahverkehrs, Energieerzeugung für das Fernwärmenetz sowie Parkhäuser und Parkplätze. Rund 70 Mitarbeitende sorgen dafür, dass all das im Alltag funktioniert.
Verantwortlich für die strategische Ausrichtung und die operative Umsetzung ist Dr. Frank Mildenberger als alleiniger Geschäftsführer. Mit seinem Amtsantritt stellte er die Frage, wie gut die Stadtwerke Leonberg eigentlich über ihre Verträge Bescheid wissen. Die Antwort war der Anstoß für ein neues Vertragsmanagement.
Weil Teile der Stadtwerke Leonberg zur kritischen Infrastruktur gehören, spielte dabei ein Thema von Anfang an eine zentrale Rolle: Datenschutz und IT-Sicherheit.
"Datenschutz und IT-Sicherheit müssen gewährleistet sein, denn wir haben Bereiche, die der kritischen Infrastruktur unterliegen und ein erhöhtes Schutzbedürfnis haben. Bei ContractHero ist das der Fall: zertifiziert, deutsche Serverstandorte. Das war für uns ein Qualitätskriterium bei der Anbieterauswahl!"
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
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Dr. Frank Mildenberger
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
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Herausforderungen
Verträge auf dem Laufwerk, im Ordner und teils nur auf Papier
Als Dr. Frank Mildenberger die Geschäftsführung übernahm, fand er ein klassisches Laufwerk vor. Dokumente lagen verstreut und fragmentiert in verschiedenen Ordnern. Manche Verträge gab es sogar nur in Papierform. Wer eine bestimmte Information brauchte, musste suchen, nachfragen oder in den Aktenschrank gehen.
Jede Sparte mit eigenem System
Hinzu kam, dass die einzelnen Sparten ihre Verträge auf unterschiedliche Weise dokumentierten und verwalteten. Eine einheitliche Struktur gab es nicht. Für die Geschäftsführung bedeutete das, dass ein Überblick über alle Verträge der Stadtwerke Leonberg nur mit viel Aufwand möglich war.
Unbekannte Fristen als Risiko für die Weiterentwicklung
Das größte Problem lag in den Fristen. Wann ein Vertrag endet oder ob er sich automatisch verlängert, war nicht immer bekannt. Zudem war das Wissen über Vertragsinhalte auf verschiedene Personen verteilt und nicht zentral verfügbar. Das erschwerte die strategische Weiterentwicklung der Stadtwerke Leonberg.
"Fristen waren nicht bekannt, wann Verträge enden oder wann sie sich automatisch verlängern. Auch über die Inhalte gab es teilweise unterschiedliche Kenntnis. Das ist ein sehr hohes Risiko, wenn man die Stadtwerke voranbringen und entwickeln möchte."
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
Kritische Infrastruktur verlangt mehr als eine Standardlösung
Bei der Suche nach einem Vertragsmanagementsystem standen für die Stadtwerke Leonberg drei Kriterien fest: vollständige Transparenz über alle Verträge, Fristen, die idealerweise automatisch überwacht werden, und ein Anbieter, der Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleistet. Denn für die Bereiche, die zur kritischen Infrastruktur gehören, gelten erhöhte Schutz- und Sicherheitsanforderungen, auch an Software.
Lösungen
Anbietervergleich mit klarem Ergebnis
Die Stadtwerke Leonberg haben mehrere Anbieter verglichen. ContractHero war der Anbieter, der alle drei Kriterien vollständig erfüllt hat. Entscheidend bei der Auswahl waren Zertifizierungen und Serverstandorte in Deutschland. ContractHero ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und hostet alle Daten in Frankfurt.
Alle Verträge an einem Ort, in einer Struktur
Heute liegen alle Verträge der Stadtwerke Leonberg zentral in ContractHero, nach derselben Struktur abgelegt. Nachträge, Ergänzungen und begleitende Dokumente sind direkt dem jeweiligen Vertrag zugeordnet. Das erleichtert den Mitarbeitenden die tägliche Arbeit. Und auch die Geschäftsführung findet sich jederzeit selbst zurecht, ohne erst jemanden fragen zu müssen. Gerade in einem kleinen Team ist das ein echter Vorteil.
"Wenn ein Mitarbeiter mal nicht verfügbar ist, kann ich selbst kurz in die Verträge hineinschauen oder die Kontaktperson heraussuchen. Ich habe alles an einem Ort, ganz transparent, egal wie viele Nachträge und Ergänzungen es gibt."
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
KI-Zusammenfassung: sofort auf dem aktuellen Stand
Mit der KI-Zusammenfassung erhält Dr. Frank Mildenberger zu jedem Vertrag einen schnellen Überblick. Statt sich durch Vertrag und Nachträge zu lesen, sieht er auf einen Blick, wie der Stand ist und wo Handlungsbedarf besteht.
"Mit der KI-Zusammenfassung sehe ich sofort: Was ist der Sachstand des Vertrages? Wo stehen wir? Wie soll ich als Geschäftsführer agieren?"
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
Fristen im Blick, Entscheidungen nach Strategie
Mit ContractHero haben die Stadtwerke Leonberg alle Fristen jederzeit im Blick. Damit kann die Geschäftsführung rechtzeitig entscheiden, welche Verträge weiterlaufen sollen und welche gekündigt werden. Automatische Verlängerungen passieren nicht mehr aus Versehen, sondern nur noch, wenn sie gewollt sind.
"Ich habe permanent alle Fristen im Blick und kann auf Grundlage meiner Strategie entscheiden, welche Verträge weiterhin Bestand haben und welche ich kündigen möchte.“
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
Qualifizierte elektronische Signatur für rechtssichere Abschlüsse
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur können die Stadtwerke Leonberg auch befristete Verträge rechtssicher digital abschließen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach der europäischen eIDAS-Verordnung. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und erfüllt damit auch dort die Anforderungen, wo das Gesetz die Schriftform verlangt. Für die Stadtwerke Leonberg bedeutet das: Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per Post verschickt werden. Der gesamte Ablauf vom Entwurf bis zum unterschriebenen Vertrag findet digital statt.
Der unterschriebene Vertrag liegt anschließend direkt in ContractHero, mit allen Fristen und Daten an einem Ort. Die digitale Signatur ist für die Stadtwerke Leonberg der nächste große Hebel. Sie wird aktuell weiter ausgerollt. Sobald sie vollständig im Einsatz ist, rechnen die Stadtwerke Leonberg damit, ihre jährliche Einsparung von rund 40.000 € auf rund 80.000 € zu verdoppeln.
Ergebnisse
80.000€
erwartet Einsparung pro Jahr durch schnellere Vertragsarbeit
100+
Verträge zentral in ContractHero erfasst
5 Min
um einen Vertrag vollständig im System zu erfassen
95%
Trefferquote der KI bei neuen Verträgen
Mehr als 80.000 € Einsparung pro Jahr
Die Stadtwerke Leonberg sparen mit ContractHero bereits heute rund 40.000 € pro Jahr. Ein wesentlicher Grund ist die schnellere Erfassung: Statt 30 Minuten benötigen die Sachbearbeitenden nur noch 5 Minuten pro Vertrag. Hinzu kommt die Zeit, die durch die zentrale Ablage und die einheitliche Struktur im Alltag wegfällt. Grundlage der Berechnung sind mehrere hundert Verträge und der Stundensatz nach Tarifvertrag.
"Die Zeit, die wir einsparen, in Relation zu unserem Stundensatz nach Tarifvertrag gesetzt, ergibt bei mehreren hundert Verträgen schon jetzt eine Ersparnis von rund 40.000 € pro Jahr, erwartet werden 80.000€.“
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
100+ Verträge aus allen Sparten zentral erfasst und jederzeit auffindbar
Mehrere hundert Verträge haben die Stadtwerke Leonberg inzwischen in ContractHero erfasst. Statt auf dem Laufwerk, in Papierordnern und in den Systemen der einzelnen Sparten liegen sie heute nach derselben Struktur an einem Ort, inklusive aller Nachträge und Ergänzungen. Wer einen Vertrag, eine Frist oder eine Kontaktperson sucht, findet sie sofort. So entsteht eine verlässliche Datenbasis für strategische Entscheidungen der Geschäftsführung.
"Ich kann ContractHero auf jeden Fall uneingeschränkt empfehlen. Es bietet die Flexibilität, das Ganze auch im kommunalen Umfeld mit mehreren Sparten aufzusetzen, es erfüllt unsere Anforderungen an die Regulatorik und wir haben qualitative und quantitative Einsparungen.“
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
95 % Trefferquote der KI
Die KI-Analyse erkennt bei neuen Verträgen 95 % der Inhalte korrekt. Das gilt nicht nur für Standardangaben wie Vertragspartner, Laufzeit oder Kündigungsfrist, sondern auch für die Felder, die die Stadtwerke Leonberg individuell für ihre Sparten und Anforderungen angelegt haben.
Für die Sachbearbeitenden verändert das die Arbeit grundlegend. Sie tragen Vertragsdaten nicht mehr selbst ein, sondern prüfen das Ergebnis der KI und ergänzen nur noch einzelne Angaben. So wird jeder Vertrag vollständig und nach derselben Struktur erfasst, unabhängig davon, wer ihn hochlädt.
Dr. Frank Mildenberger bezeichnet die Verlässlichkeit der KI deshalb als bemerkenswert. Und er sieht darin erst den Anfang: KI wird aus seiner Sicht in sämtliche Systeme Einzug halten, und schon heute zeigt ContractHero, welchen Nutzen ein KI-gestütztes Vertragsmanagement bieten kann.
Flexibel für den kommunalen Alltag mit mehreren Sparten
ContractHero lässt sich flexibel an die Struktur eines kommunalen Unternehmens anpassen, von der Trinkwasserversorgung über Bäder, Nahverkehr und Fernwärme bis zu den Parkhäusern.
„Ich kann ContractHero auf jeden Fall uneingeschränkt empfehlen. Es bietet die Flexibilität, das Ganze auch im kommunalen Umfeld mit mehreren Sparten aufzusetzen, es erfüllt unsere Anforderungen an die Regulatorik und wir haben qualitative und quantitative Einsparungen.“
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
5 Minuten, um einen Vertrag vollständig im System zu erfassen
Früher benötigten die Sachbearbeitenden rund 30 Minuten, um einen Vertrag vollständig im System abzubilden. Heute sind es rund 5 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von über 80 % pro Vertrag.
Möglich macht das die KI-gestützte Erfassung. Nach dem Hochladen liest die KI die relevanten Daten aus und füllt die Formulare automatisch aus, inklusive der individuellen Felder der Stadtwerke Leonberg. Die Sachbearbeitenden prüfen das Ergebnis, statt jede Angabe selbst zu übertragen. Jeder Vertrag ist damit nicht nur schneller im System, sondern auch vollständig und nach derselben Struktur erfasst.Bei mehreren hundert Verträgen macht sich dieser Unterschied im Arbeitsalltag deutlich bemerkbar.
Die gewonnene Zeit steht für andere Aufgaben zur Verfügung, und neue Verträge sind sofort mit allen Fristen und Inhalten auffindbar. Gleichzeitig ist die schnellere Erfassung eine wesentliche Grundlage für die jährliche Einsparung von rund 40.000 €.
"Jetzt sind wir in der Lage, mit der KI-unterstützten Funktion die Formulare so auszufüllen, dass wir in 5 Minuten einen Vertrag vollwertig und vollumfänglich im System hochladen und abbilden.“
Dr. Frank Mildenberger, Geschäftsführer, Stadtwerke Leonberg
Fazit: Ein klarer Rat an andere Stadtwerke
Vertragsmanagement zentralisiert und an ihre Sparten angepasst. Statt auf dem Laufwerk, in Papierordnern oder in Einzelsystemen liegen alle Verträge heute an einem Ort. Fristen, Verlängerungen und Inhalte sind jederzeit im Blick.Das zahlt sich messbar aus. Die KI erfasst einen Vertrag in 5 statt 30 Minuten und trifft dabei zu 95 %.
Die Stadtwerke Leonberg sparen so schon heute rund 40.000 € pro Jahr. Mit der digitalen Signatur sollen es 80.000 € werden. Datenschutz und IT-Sicherheit waren bei der Auswahl entscheidend, denn Teile der Stadtwerke gehören zur kritischen Infrastruktur.Die Stadtwerke Leonberg zeigen damit, dass digitales Vertragsmanagement weit mehr ist als Ablage. Es ist ein Steuerungsinstrument für die Geschäftsführung.
Für Dr. Frank Mildenberger ist die Empfehlung an andere Stadtwerke deshalb klar, sich vom Laufwerk und veralteten Dokumentenmanagementsystemen verabschieden.
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Häufige Fragen
Wie viel sparen die Stadtwerke Leonberg mit ContractHero?
Nach eigener Berechnung sparen die Stadtwerke Leonberg mit ContractHero rund 40.000 € pro Jahr. Grundlage ist die Zeit, die die Sachbearbeitenden bei der Arbeit mit Verträgen einsparen. Diese Zeit haben die Stadtwerke mit ihrem Stundensatz nach Tarifvertrag bewertet und auf ihren Bestand von mehreren hundert Verträgen hochgerechnet.Damit ist das Potenzial noch nicht ausgeschöpft. Sobald auch die digitale Signatur vollständig eingeführt ist, rechnen die Stadtwerke mit einer Einsparung von rund 80.000 € pro Jahr. Neben den messbaren Einsparungen nennt Geschäftsführer Dr. Frank Mildenberger auch qualitative Vorteile: mehr Transparenz, weniger Risiko durch übersehene Fristen und eine bessere Grundlage für strategische Entscheidungen.
Wie lange dauert es, einen Vertrag in ContractHero zu erfassen?
Bei den Stadtwerken Leonberg dauert die Erfassung eines neuen Vertrags heute rund 5 Minuten. Vorher waren es rund 30 Minuten pro Vertrag, weil alle Angaben von Hand übertragen werden mussten.Möglich macht das die KI-Analyse. Sie liest die relevanten Daten aus dem Vertrag aus und füllt die Formulare in ContractHero automatisch aus. Das gilt nicht nur für Standardangaben wie Vertragspartner, Laufzeit oder Kündigungsfrist, sondern auch für die Felder, die die Stadtwerke individuell für ihre Anforderungen angelegt haben. Die Sachbearbeitenden prüfen das Ergebnis nur noch, statt alles selbst einzutragen.
Wie zuverlässig ist die KI-Analyse von ContractHero?
Die Stadtwerke Leonberg erreichen bei neuen Verträgen eine Trefferquote von 95 %, auch bei ihren individuell angelegten Inhalten. Dr. Frank Mildenberger bezeichnet die Verlässlichkeit der KI deshalb als bemerkenswert.Für den Alltag bedeutet das: Nacharbeit fällt kaum an, und neue Verträge sind schnell und vollständig im System. Gleichzeitig sieht die Geschäftsführung in der KI erst den Anfang. KI wird nach Einschätzung von Dr. Frank Mildenberger in sämtliche Systeme Einzug halten, und schon heute zeigt ContractHero, welchen Nutzen ein KI-gestütztes Vertragsmanagement bieten kann.
Ist ContractHero für Stadtwerke mit kritischer Infrastruktur geeignet?
Im Buy and Build sind Risiken oft im Due Diligence Bericht dokumentiert. Entscheidend ist die Umsetzung. Die TRG hinterlegt kritische Punkte wie Sonderklauseln, Kündigungsrechte, Laufzeiten und Deadlines als strukturierte Vertragsdaten in ContractHero. Verantwortlichkeiten sind klar zugewiesen und Erinnerungen sorgen für Fristenüberwachung. So werden Due Diligence Themen im Tagesgeschäft steuerbar.
Warum ist Vertragsmanagement für die TRG als datengetriebene Unternehmensgruppe ein Steuerungsthema?
Die KI-Zusammenfassung zeigt auf einen Blick, wie der aktuelle Stand eines Vertrags ist. Das ist besonders hilfreich, wenn zu einem Vertrag mehrere Nachträge, Ergänzungen und begleitende Dokumente gehören. Statt alles selbst zu lesen, erhält man sofort eine Antwort auf die wichtigsten Fragen: Was ist vereinbart, wo steht der Vertrag gerade und wo besteht Handlungsbedarf?Bei den Stadtwerken Leonberg nutzt Dr. Frank Mildenberger die Zusammenfassung, um sich als Geschäftsführer schnell selbst einen Überblick zu verschaffen. Gerade in einem kleinen Team ist das wichtig: Ist die zuständige Person nicht erreichbar, kann er selbst in den Vertrag schauen oder die richtige Kontaktperson heraussuchen.
