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Zentrale Verträge, weniger Aufwand, mehr Effizienz. Erfahren Sie, wie die LOOPING GROUP mit ContractHero ihre Vertragsverwaltung optimiert, Fristen zuverlässig einhält und den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert hat. Durch eine zentrale digitale Ablage, automatisierte Erinnerungen und ein smartes Workflow-Management konnte das Unternehmen die Effizienzsteigern und unnötige Vertragsverlängerungen vermeiden.
Die LOOPING GROUP ist ein auf digitale Transformation, Kommunikation und Marketing spezialisiertes Brand Media House mit rund 100 Mitarbeitenden. Zur LOOPING GROUP gehören die Agenturtochter LOOPING ONE und die Verlagstochter Beautiful Minds Media. Sie hat Büros in München, Hamburg und Berlin und unterstützt Unternehmen mit maßgeschneiderten Lösungen in den Bereichen digitales Marketing, Content Creation und Kommunikationsstrategien.
Im Jahr 2022 entschied sich die LOOPING GROUP, ContractHero als Lösung für die zentrale und transparente Verwaltung ihrer Verträge einzuführen.
Vor der Einführung von ContractHero war das Vertragsmanagement der LOOPING GROUP auf verschiedenen, unverbundenen Plattformen wie SharePoint, Excel-Listen und privaten Ablagen organisiert. Die Verträge, darunter Dienstleisterverträge, Mietverträge, Internetverträge und IT-Subscriptions, waren über mehrere Systeme und Ordner verteilt, was das Auffinden und die Bearbeitung erschwerte. Besonders problematisch wurde es, wenn Mitarbeitetende das Unternehmen verließen, da in solchen Fällen fehlende Informationen oft mühsam und zeitaufwendig neu beschafft werden mussten.
„Wir haben Deadlines in Kalendern eingetragen und mit anderen geteilt, aber es war immer personenbezogen. Wenn jemand die Firma verlassen hat, mussten wir wieder von vorneanfangen. Es war sehr mühsam, da alle Verträge manuell verfolgt und gepflegt wurden.“
Eine der größten Herausforderungen war die Kontrolle der zahlreichen Fristen. Ohne eine zentrale Lösung war es schwer, alle Vertragsfristen im Blick zu behalten, was dazu führte, dass diese auch mal übersehen wurden. Verspätete Kündigungen verursachten nicht nur unnötige Kosten – auch Potenziale zur Optimierung durch rechtzeitige Prüfungen und Nachverhandlungen blieben mitunter ungenutzt.
Das Fehlen einer automatisierten Lösung führte zu redundanten manuellen Prozessen, die viel Zeit in Anspruch nahmen. Die Mitarbeitenden mussten Verträge suchen, Fristen überwachen und Aufgaben manuell zuweisen, was zu einer höheren Fehlerquote und unnötigem Arbeitsaufwand führte. Dies erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, da jede Abteilung ihre eigenen Systeme nutzte und keine einheitliche Übersicht existierte.
„Es war sehr zeitaufwendig, immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erledigen und sich auf die Erinnerungen einzelner Personen zu verlassen. Wir hatten keinen klaren Überblick über die Aufgaben, und es gab oft Verzögerungen, wenn jemand ausfiel oder Änderungen vornahm.“
Durch die Einführung von ContractHero werden alle Verträge an einem zentralen Orterfasst und verwaltet. Das Tool ermöglicht es, Verträge einfach hochzuladen und sicher abzulegen, sodass alle relevanten Dokumente jederzeit zugänglich sind. Diese zentrale digitale Ablage spart nicht nur Zeit bei der Suche nach Verträgen, sondern sorgt auch dafür, dass alle Abteilungen stets die neuesten Informationen einsehen können. Die LOOPING GROUP hat nun eine vollständige Übersicht über alle Verträge, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert hat.
„Es spart Zeit, und vor allem ist es viel einfacher geworden, Verträge zu finden. Man muss nicht mehr in verschiedenen Ablagesystemen suchen. Einmal hochgeladen, sind alle Dokumente schnell auffindbar und für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich.“
Ein zentrales Feature von ContractHero ist die automatisierte Fristenverwaltung – und genau hier hat die LOOPING GROUP einen echten Effizienzgewinn erzielt. Das System erinnert automatisch an anstehende Kündigungs- oder Verlängerungstermine und informiert alle relevanten Personen frühzeitig und zuverlässig. So bleibt kein wichtiger Termin mehr unbeachtet, selbst bei Ausfällen oder Urlaubszeiten im Team. Neben der Vermeidung unnötiger Vertragsverlängerungen schafft das neue Fristenmanagement vor allem eines: Planungssicherheit und die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen rechtzeitig zu treffen.
„Die Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Frist mehr übersehen wird, auch wenn jemand im Urlaub ist oder ausfällt. Das gibt uns den Raum, um frühzeitig Entscheidungen zu treffen und unnötige Kosten zu vermeiden.“
Über die reine Fristenkontrolle hinaus hat das Workflow-Management von ContractHero der LOOPING GROUP geholfen, interne Prozesse spürbar zu verschlanken. Aufgaben rund um Verträge – wie etwa Freigaben, Verlängerungen oder Zuständigkeitswechsel – lassen sich nun klar strukturieren und automatisch den richtigen Personen oder Teams zuweisen. Das minimiert Rückfragen, reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt dafür, dass keine To-dos im Tagesgeschäft untergehen. Besonders in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen IT, Finanzen und Backoffice schafft die zentrale Aufgabenverwaltung mehr Klarheit, bessere Nachverfolgbarkeit und eine einheitliche Arbeitsgrundlage.
„Ich muss nicht mehr alle Aufgaben selbst im Kopf behalten. Das Tool erinnert mich und mein Team an alles und stellt sicher, dass Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt werden.“
Mit ContractHero verfügt die LOOPING GROUP erstmals über eine vollständige Übersicht aller Verträge. Durch die zentrale digitale Ablage sind sämtliche Dokumente einfach auffindbar und jederzeit für alle relevanten Mitarbeitenden zugänglich. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern reduziert auch den Zeitaufwand für das Suchen und Verwalten der Verträge erheblich.
Dank der automatisierten Erinnerungsfunktionen von ContractHero gehört das Übersehen von Kündigungsfristen der Vergangenheit an. Die LOOPING GROUP wird nun rechtzeitig informiert, wenn ein Vertrag überprüft, gekündigt oder verlängert werden muss. Das führt zu mehr Kontrolle über Vertragslaufzeiten, vermeidet unnötige Kosten und schafft Raum für frühzeitige strategische Entscheidungen.
Die Einführung von ContractHero hat auch die teamübergreifende Zusammenarbeit spürbarverbessert. Abteilungen wie IT und Finanzen greifen nun auf eine gemeinsame Datenbasis zu, wodurch Abstimmungsaufwand reduziert und Prozesse beschleunigt werden. Aufgaben werden automatisch zugewiesen, Verantwortlichkeiten klar definiert – das sorgt für mehr Effizienz und eine deutliche Entlastung im Arbeitsalltag.
ContractHero hat der LOOPING GROUP dabei geholfen, ihre Vertragsverwaltung auf ein neues Niveau zu heben. Durch die zentrale digitale Ablage, automatisierte Fristenverwaltung und das verbesserte Workflow-Management konnte das Unternehmen nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch sicherstellen, dass keine Frist mehr übersehen wird. Darüber hinaus trägt das Tool aktiv zur Risikominimierung bei – indem es Transparenzschafft, Verantwortlichkeiten klar zuweist und rechtzeitige Entscheidungen ermöglicht. ContractHero hat es der LOOPING GROUP ermöglicht, effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern.
„ContractHero war für uns die ideale Lösung – intuitiv, straight to the point und genau auf das fokussiert, was wir wirklich brauchten: schlankes, effizientes Vertragsmanagement ohne ablenkende Zusatzfunktionen. Wir sind sehr zufrieden und schätzen besonders die kontinuierliche Weiterentwicklung des Tools, die es die es stetig noch besser macht.“
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