100+ Stunden pro Jahr gespart: Wie Everphone Vertragsmanagement zur OPEX-Steuerung nutzt

Herausforderungen

Vor der Einführung von ContractHero waren Verträge bei Everphone auf unterschiedliche Ordnerstrukturen verteilt. Je nach Vertragstyp arbeiteten verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Ablagen und Informationsständen. Dadurch fehlte eine verlässliche, einheitliche Datenbasis für den Zugriff auf Vertragsinformationen. Im operativen Alltag führte das dazu, dass Verträge und vertragliche Details zunächst gesucht, intern abgestimmt und manuell abgeglichen werden mussten, statt unmittelbar fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Hoher manueller Aufwand in Due Diligence und Refinanzierungen

Everphone wird regelmäßig durch Investoren und Banken geprüft. Insbesondere in Due Diligence Prozessen für Fremdkapital und Refinanzierungsvorhaben müssen Vertragsinformationen schnell und belastbar verfügbar sein. In der Praxis bedeutete dies einen erheblichen manuellen Aufwand, weil spezifische Fragen, etwa zu Change of Control Klauseln oder Abtretungsregelungen, nicht direkt aus einer zentralen Datenbasis beantwortet werden konnten.

Operative Rückfragen belasteten Finance und Legal

Da relevante Vertragsinformationen nicht für alle Beteiligten direkt zugänglich waren, konzentrierten sich Rückfragen zu Fristen, Laufzeiten und Klauseln bei der Finanz und Rechtsabteilung. Fachbereiche konnten Informationen nicht eigenständig einsehen und waren auf die Unterstützung zentraler Teams angewiesen. Das band Kapazitäten in Funktionen, die sich eigentlich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren sollten.

Ungesteuerte Vertragslaufzeiten als OPEX Risiko

Insbesondere bei SaaS und Toolverträgen bestand das Risiko automatischer Verlängerungen, obwohl Leistungen intern nicht mehr genutzt wurden. Ohne systematische Fristenverfolgung und proaktive Erinnerungen wurden Kündigungsfristen leicht übersehen. Damit wurde Vertragsmanagement zu einem direkten Hebel für OPEX Steuerung und Kostendisziplin.

Steigende Anforderungen an Compliance und Governance

Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und strukturierte Vertragsdokumentation. Für Everphone wurde es zunehmend wichtiger, Verträge nicht nur revisionssicher abzulegen, sondern sie auch systematisch zu klassifizieren, schnell auffindbar zu machen und im Prüfungsfall belastbar nachweisen zu können.

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So hat Everphone OPEX und Due Diligence für immer vereinfacht

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Die Lösung mit ContractHero

Mit ContractHero hat Everphone seine Vertragsprozesse auf einer zentralen Plattform gebündelt. Verträge, Entwurfsversionen und individuelle Zusatzvereinbarungen werden heute an einem Ort verwaltet. So entsteht eine verlässliche, einheitliche Datenbasis für Management, Finanz und Rechtsabteilung.

KI gestützte Vertragsanalyse für mehr Transparenz

Everphone kann Vertragsdaten heute deutlich schneller durchsuchen und auswerten. Die KI gestützten Analyse Funktionen in ContractHero ermöglichen es, Fristen, Kosten und kritische Klauseln gezielt zu identifizieren und vertragliche Informationen strukturiert nutzbar zu machen. Das schafft eine neue Qualität an Transparenz und beschleunigt operative wie strategische Entscheidungen.

Aktives Fristenmanagement für bessere Kostenkontrolle

Kündigungsfristen und Vertragsabläufe werden bei Everphone systematisch hinterlegt und aktiv nachverfolgt. Automatische Erinnerungen an die zuständigen Fachbereiche helfen dabei, nicht mehr benötigte Verträge frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu kündigen. So wird Vertragsmanagement zu einem konkreten Instrument für Kostenkontrolle und OPEX Steuerung.

API basierte Integration in die bestehende Systemlandschaft

Für Everphone war entscheidend, dass sich ContractHero in die bestehende Systemlandschaft einfügt und zugleich einfach nutzbar ist. Über Integrationen mit Systemen wie Salesforce und Personio lässt sich eine durchgängige Datenstruktur schaffen. Gleichzeitig ist die Plattform so aufgebaut, dass auch Mitarbeitende und Führungskräfte, die nicht täglich mit ContractHero arbeiten, schnell an die relevanten Informationen gelangen.

Alle finanziellen Verpflichtungen auf einen Blick

Mit ContractHero haben die Weserstadtwerke heute deutlich mehr Transparenz über ihre Verträge und finanziellen Verpflichtungen. Wichtige Informationen und anstehende Aufgaben sind zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar. Die gemeinsame Datenbasis erleichtert außerdem die Zusammenarbeit, weil alle Beteiligten auf dieselben Informationen zugreifen können, statt diese erst bei einzelnen Mitarbeitenden abzufragen.

Ergebnisse

Intuitive Nutzung ohne lange Einarbeitung

Für Everphone zeichnet sich ContractHero durch eine besonders einfache Handhabung aus. Die Plattform macht Vertragsinformationen schnell und übersichtlich zugänglich. Auch Mitarbeitende oder Führungskräfte, die nicht täglich im System arbeiten, finden sich schnell zurecht und gelangen ohne aufwändige Einarbeitung an die benötigten Informationen. Darüber hinaus sind Verträge durch die revisionssichere Aufbewahrung nachvollziehbar dokumentiert, vor unbemerkten Änderungen geschützt und im Prüfungsfall belastbar nachweisbar.

Vertragsfragen in unter drei Minuten beantwortet

Mit ContractHero sind relevante Vertragsinformationen bei Everphone heute in kürzester Zeit verfügbar. Rückfragen aus dem Management lassen sich dadurch unmittelbar beantworten. Das beschleunigt Entscheidungen im Tagesgeschäft und erhöht die Sicherheit, wenn Fristen, Klauseln oder Vertragsdetails kurzfristig benötigt werden.

Rund 100 Stunden weniger manueller Aufwand pro Jahr

Durch die zentrale Verfügbarkeit von Vertragsdaten, geringeren Suchaufwand und schnellere Prüfungsprozesse spart Everphone spürbar Zeit im Arbeitsalltag. Insgesamt ergibt sich eine Zeitersparnis von rund 100 Stunden pro Jahr. Besonders bei Rückfragen, Audits und internen Abstimmungen reduziert sich der manuelle Aufwand deutlich.

370 erfasste Verträge als Grundlage für schnellere Prüfungsprozesse

Mit 370 erfassten Verträgen kann Everphone relevante Dokumente heute schneller exportieren, bündeln und für Prüfungen oder Datenräume bereitstellen. Gleichzeitig greifen Fachbereiche und Power User eigenständig auf die benötigten Informationen zu, ohne den Umweg über Finanz oder Rechtsabteilung. Das verbessert sowohl die Audit und Due Diligence Readiness als auch die Planbarkeit der OPEX.

Datenschutz auf verlässlicher Grundlage

Auch beim Thema Datenschutz schafft ContractHero für Everphone eine belastbare Grundlage. Durch das Hosting in Deutschland, die ISO 27001 Zertifizierung und die Möglichkeit, datenschutzrelevante Verträge gezielt zu kennzeichnen und schnell auffindbar zu machen, lassen sich regulatorische Anforderungen strukturierter und sicherer umsetzen. So behält Everphone auch bei sensiblen Vertragsinhalten den Überblick und ist im Prüfungsfall schneller auskunftsfähig.

Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement

Everphone zeigt, wie Vertragsmanagement in einem internationalen und wachstumsstarken Unternehmen zu einer echten Steuerungsgrundlage werden kann. Statt verteilter Ablagen, manueller Rückfragen und hohem Aufwand in Audits oder Refinanzierungen stehen Vertragsinformationen heute zentral, schnell und belastbar zur Verfügung.

Gerade in einem Device as a Service Geschäftsmodell mit hohen Anforderungen an Compliance, Transparenz und Auskunftsfähigkeit ist das ein klarer Vorteil. Mit ContractHero schafft Everphone die Grundlage, um OPEX besser zu steuern, Fachbereiche stärker in die Verantwortung zu nehmen und Finanz, Rechtsabteilung sowie Management im Alltag spürbar zu entlasten.