Schnell, strukturiert und rechtssicher - vom ersten Entwurf bis zur Unterschrift

Bei ContractHero können alle bereits vorhandenen Vertragsvorlagen hochgeladen oder neu erstellt und im Anschluss zentral verwaltet werden. Diese Vorlagen lassen sich unter bestimmten Kategorien und mithilfe von Tags organisieren, was eine schnelle und einfache Auffindbarkeit gewährleistet. Zugriffsrechte können präzise gesteuert werden, sodass festgelegt werden kann, wer auf welche Vorlagen Zugriff hat und wer Änderungen vornehmen darf.

Vertragsvorlagen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die den Erstellungsprozess deutlich effizienter gestalten. Sie reduzieren Fehler, da die wiederholte Nutzung derselben Vorlage hilft, falsche Angaben wie Adressen, Beträge oder rechtliche Formulierungen zu vermeiden. Darüber hinaus sparen standardisierte Vorlagen wertvolle Zeit, da ähnliche Verträge schneller erstellt werden können. Einheitliche und vorstrukturierte Vorlagen fördern außerdem die rechtliche Konformität, da sie an die geltenden rechtlichen Standards angepasst sind. Dies sorgt für professionelle und konsistente Vertragsdokumente, die insbesondere bei wiederkehrenden Verträgen die Abwicklung deutlich erleichtern.

ContractHero ermöglicht es, Vertragsvorlagen flexibel an individuelle Anforderungen anzupassen. Der Text jeder Vorlage kann frei im integrierten Editor bearbeitet oder direkt neu verfasst werden. Durch die Funktion der Platzhalter lassen sich spezifische Informationen direkt einfügen, wodurch Daten wie Namen oder Adressen automatisch übernommen werden können. Zur besseren Organisation lassen sich die Vorlagen zudem in Kategorien ablegen und mit Tags versehen, sodass eine schnelle Auffindbarkeit gewährleistet ist. Diese Anpassungsmöglichkeiten sorgen für maximale Flexibilität und Effizienz bei der Verwaltung von Vertragsdokumenten.

Häufige Fehler in der Vertragsverwaltung entstehen durch die Nutzung veralteter oder unpassender Vorlagen, die manuelle Übertragung von Daten sowie eine unübersichtliche Versionsverwaltung. Auch das Arbeiten mit verschiedenen Tools und der Verlust von Daten in verschiedenen Versionen stellen oft Probleme dar.

Mit einer Lösung wie ContractHero können diese Fehlerquellen und Risiken deutlich reduziert werden. Wenn bereits eine Beziehung mit einem Vertragspartner besteht, sind dessen Daten strukturiert im System hinterlegt. Bei Nutzung der Platzhalterfunktion können diese automatisch in die Vertragsvorlage übernommen werden, was eine manuelle Eingabe überflüssig macht und potenzielle Fehler vermeidet.

Durch die gemeinsame Bearbeitung einer Vertragsversion wird außerdem gewährleistet, dass immer die aktuellste Fassung vorliegt. Änderungen werden automatisch protokolliert, sodass ein transparentes Änderungsprotokoll jederzeit verfügbar ist. Gezielte Zugriffsrechte über Benutzerrollen sorgen dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Version nutzen und keine verschiedenen Versionen mehr per E-Mail ausgetauscht werden müssen. Diese optimierte Arbeitsweise fördert die Transparenz und reduziert Kommunikationsprobleme.

Ja, Vertragsvorlagen sind grundsätzlich rechtssicher, sofern sie korrekt verwendet werden. Bei ContractHero können Sie bestehende Vorlagen hochladen und mithilfe gesteuerter Zugriffe sicherstellen, dass die Integrität der Dokumente gewahrt bleibt. ContractHero selbst ist ISO 27001 zertifiziert, und alle Signaturen sind eIDAS-konform und rechtsgültig. Diese Sicherheitsstandards ermöglichen eine rechtssichere Verwaltung Ihrer Vertragsvorlagen.

Ja, mit ContractHero ist es möglich, Vertragsvorlagen digital zu unterschreiben. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge die Unterschriften eingeholt werden sollen. Für unterschiedliche Sicherheitsanforderungen stehen Ihnen sowohl die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) als auch die QES (qualifizierte elektronische Signatur) zur Verfügung. Nach Abschluss des Vertrags können Sie diesen direkt in ContractHero verwalten und revisionssicher speichern.