Kalenderintegration
für Vertragsfristen

Sie können Ihre Vertragsfristen in Outlook, Google Kalender und Apple Kalender abonnieren. ContractHero stellt dafür einen iCalendar-Link bereit, also eine Abonnement-Adresse im verbreiteten ICS-Format. Dieses Format verstehen auch viele weitere Kalenderprogramme, Sie sind also nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden. Eingerichtet wird einmalig pro Person und Kalender, danach müssen Sie in ContractHero nichts weiter tun. Es handelt sich dabei um ein Abonnement in eine Richtung: Ihre Vertragsfristen erscheinen im Kalender, Termine aus Ihrem Kalender wandern nicht zurück in ContractHero.

Das steuern Sie selbst über die gespeicherte Ansicht, auf der der Kalender-Link basiert. Möglich sind zum Beispiel das Enddatum der initialen Vertragslaufzeit, der letztmögliche Kündigungstermin sowie Fälligkeits- und Erinnerungsdaten von Aufgaben. Im Bereich Kalender filtern Sie vorher, welche Verträge und welche Terminarten Sie sehen möchten, etwa nur Verträge einer bestimmten Kategorie oder nur die Fristen des laufenden Quartals. Jeder Eintrag trägt den Vertragsnamen im Titel, sodass Sie schon in der Monatsansicht erkennen, worum es geht. Über den Link im Termin springen Sie direkt in den passenden Vertrag in ContractHero.

Nein. Der abonnierte Kalender bezieht sich nicht auf eine feste Liste von Verträgen, sondern auf Ihre gespeicherte Ansicht mit ihren Filtern. Kommt ein neuer Vertrag dazu, der zu diesen Filtern passt, erscheinen seine Fristen automatisch. Das gilt genauso für Ihren Bestand, denn die Ansicht greift auf alle Verträge zu, die den Filtern entsprechen, und nicht nur auf neu angelegte. Ändert sich ein Datum im Vertrag, zieht der Kalendereintrag beim nächsten Abgleich nach. Nachpflegen im Kalender entfällt damit vollständig.

In vier Schritten. Zuerst öffnen Sie in ContractHero den Bereich Kalender und filtern die Ansicht so, wie Sie sie brauchen. Dann speichern Sie diese Ansicht unter einem sprechenden Namen, zum Beispiel „Kündigungsfristen Einkauf“. Anschließend erstellen Sie zu dieser Ansicht den Kalender-Link und kopieren die Abonnement-Adresse. Zuletzt fügen Sie diese Adresse in Outlook, Google oder Apple Kalender als abonnierten Kalender hinzu. Der ganze Vorgang dauert wenige Minuten und ist danach dauerhaft eingerichtet.

Der abonnierte Kalender aktualisiert sich selbstständig im Hintergrund, Sie müssen ihn nicht neu einbinden. Wie oft abgeglichen wird, bestimmt allerdings Ihr Kalenderprogramm und nicht ContractHero. In Apple Kalender legen Sie das Intervall in den Einstellungen des abonnierten Kalenders fest, Outlook und Google Kalender rufen die Daten in eigenen Abständen ab. Wenn Sie eine kurzfristige Änderung sofort sehen möchten, lohnt sich der Blick in den Bereich Kalender in ContractHero, der immer den aktuellen Stand zeigt.

Jeden Kalender-Link verwalten Sie direkt an der gespeicherten Ansicht in ContractHero. Sie haben zwei Möglichkeiten. Entweder Sie erstellen einen neuen Link, dann verliert der alte sofort seine Gültigkeit und alle, die den Kalender nutzen, brauchen die neue Adresse. Oder Sie entfernen den Link vollständig, dann erhalten bestehende Abonnenten keine Aktualisierungen mehr. Beides erledigen Sie selbst und in wenigen Sekunden, ohne Umweg über den Support.

Ja. Ihre Vertragsfristen erscheinen im Kalenderprogramm als eigener Kalender neben Ihren übrigen Kalendern. Sie können ihn jederzeit ein- und ausblenden, umbenennen und farblich kennzeichnen, damit Vertragstermine auf einen Blick von Besprechungen zu unterscheiden sind. Für konzentriertes Arbeiten blenden Sie ihn aus, ohne das Abonnement zu verlieren. Bei der Wochenplanung schalten Sie ihn wieder ein und sehen sofort, welche Frist als Nächstes ansteht.