Digitale Ablage mit speziellem Software-System

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Weshalb sich der Wechsel auf eine digitale Ablage lohnt
• Die gängigsten digitalen Ablagesysteme
• Für welche Verträge sich eine digitale Ablage eignet
• Die nächste Generation digitaler Ablagen

Wie viele Vertragsdokumente führt Ihr Unternehmen? Egal, welche Zahl Sie nennen: In wenigen Jahren werden es doppelt so viele sein. Denn Unternehmens-Beziehungen werden immer komplexer in unserem engmaschig vernetzten, agilen Wirtschaftsleben.

Es gibt immer mehr...

• ...Abo-Verträge anstelle von Einmalzahlungen
• ...Verträge mit Freelancern
• ...Outsourcing-Verträge
• ...Software-Lizenzen
• ...Cloud-Verträge
• ...SaaS-Abos (SaaS=Software as a Service)
• ...Vertriebs-Kanäle
• ...Marketing-Kanäle
• ...Partner-Verträge

Daneben fallen nach wie vor die klassischen Verträge an: Mietvertrag, Kaufvertrag, Finanzierungs-Vertrag, Versicherungs-Policen, usw.

Dieser rasant anschwellenden Dokumentenflut sind herkömmliche Papierablagen nicht mehr gewachsen. Die Aktenordner platzen aus allen Nähten und die Ordner-Regale biegen sich bedrohlich durch.

Hinzu kommt, dass die herkömmlichen Ordnersysteme für das effiziente Handling des modernen Vertragswesens schlecht geeignet ist:

• Wo ordne ich den Cloudspeicher-Vertrag ein?
• Soll ich die als PDF-Datei zugesandten Verträge ausdrucken und im Ordner abheften? Und wohin mit der PDF-Datei? (doppelte Arbeit)
• Wie finde ich innerhalb von 5 Minuten alle Verträge, die mit dem Dienstleister XY zusammenhängen?
• Wie können wir uns alle Fälligkeitstermine merken, die in den Verträgen stehen?
• Wie hoch ist die Summe, die wir für aktuell laufende Verträge in 6 Monaten bezahlen werden müssen?

Die Ablagestruktur ist viel, unflexibel und die Inhalte können nicht effizient abgerufen werden.

Genau hier setzt digitales Dokumentenmanagement an: Es ersetzt manuelle Ablageprozesse durch strukturierte, digitale Systeme, die Informationen zentral verfügbar machen und jederzeit auffindbar halten.

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Was ist eine digitale Ablage?

Eine digitale Ablage ist ein modernes Ablagesystem, das als zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) fungiert. Sie ermöglicht die elektronische Ablage von digitalisierten Dokumenten, die nicht mehr in Papierordnern oder Aktenschränken gesucht werden müssen. Stattdessen werden digitalisierte Dokumente in einem Dokumentmanagement Softwaresystem gespeichert und organisiert – häufig in der Cloud, wie beispielsweise bei Microsoft OneDrive oder SharePoint. Diese Systeme schaffen nicht nur Ordnung, sondern ermöglichen es, Dokumente gezielt zu durchsuchen, Schlagworte oder Kategorien hinzuzufügen und individuelle Ablagestrukturen zu erstellen. Unternehmen können so Dokumente nach relevanten Kriterien wie Projekt, Abteilung oder Vertragsart organisieren und jederzeit schnell auffinden.

Die Vorteile einer digitalen Ablage gehen über die reine Speicherung hinaus: Änderungen an Dokumenten werden durch Versionierung nachvollziehbar gespeichert, wobei, falls nötig, ältere Versionen jederzeit abrufbar bleiben können. Dokumente können unkompliziert online geteilt werden, anstatt physisch verschickt zu werden, und automatisierte Sicherungen sowie langfristige Archivierung schützen vor Datenverlust. Zugriffsregelungen über Nutzerrollen gewährleisten präzise Berechtigungen. Während kleine Unternehmen oft auf lokale Speicher oder Excel-Listen setzen und große Organisationen ERP-Systeme wie SAP nutzen, bieten intelligente Lösungen wie ContractHero eine effiziente Alternative. Sie automatisieren Prozesse, optimieren die Archivierung und erleichtern die Zusammenarbeit, während sie gleichzeitig Zeit sparen und Compliance sicherstellen.

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Die trügerische Sicherheit der Papierablage

Warum unterziehen sich Millionen von Unternehmen der Mühsal, Vertragsdokumente in Papierform zu führen? Die Antwort liegt sicherlich nicht im praktischen Nutzen von Ringordnern, sondern wohl eher in der Psychologie des Papiers: Papier vermittelt uns Sicherheit.

Wir halten etwas Konkretes in unseren Händen. Wir besitzen einen (buchstäblich) „handfesten“ Vertrag mit sichtbar manuell hineingeschriebener Unterschrift des Vertragspartners. Diese Sicherheit ist allerdings trügerisch.

Ein Vertrag kann auf blütenweißem 100-Gramm-Papier mit feiner Prägung gedruckt sein, in einer wunderschönen Zierschrift und mit einer edlen, glänzenden Papierklammer daherkommen – und dennoch einen höchst fragwürdigen Inhalt haben, welcher das Unternehmen ruinieren kann.

Wäre ein Vertrag nur schon deshalb sicher, weil er in Papierform existiert, dann wären viele Anwälte arbeitslos. Letztlich kommt es auf den Inhalt des Vertrages an, nicht auf seine physische Form.

Auch Unterschriften auf einem gescannten Vertragsdokument werden vor Gericht als gültig anerkannt. Selbst Verträge per E-Mail-Text sind rechtsgültig, sofern sie klar genug formuliert wurden. Weshalb also an Papier festhalten? Wäre es nicht besser, so bald wie möglich auf eine digitale Ablage zu wechseln?

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Weshalb sich der Wechsel auf eine digitale Ablage Software lohnt

Digitale Ablagen bringen eine Menge handfester Vorteile mit sich:

• Durchsuchbar. Sie können Verträge durchsuchen
• Leichtes Ordnerhandling. Ordner können blitzschnell erstellt, umbenannt und verschoben werden.
• Flexible Ordnerstruktur. Sie können die Ordnerstruktur jederzeit ganz leicht an neue, veränderte Anforderungen anpassen.
• Hierarchische Struktur. Wenn Sie wollen, können Sie sogar eine tief verschachtelte hierarchische Ordnerstruktur realisieren – etwas, das mit Ringordnern schlicht unmöglich wäre.
• Umweltfreundlich. Langfristig wird weniger Papier benötigt. Die Umwelt sagt Dankeschön.
• Sharing. Wenn Sie Vertragskopien an Kolleg:innen oder Partnerfirmen weitergeben, ist dies mit einem Mausklick erledigt. Ihr Kopierer hat ausgedient.
• Zugriffskontrolle. Sie können punktgenau und differenziert festlegen, wer wann wie auf Vertragsdokumente Zugriff haben soll.
• Sicherung. Hoffentlich brennt niemals Ihr Büro ab. Trotzdem sollten Sie sich auch darüber Gedanken machen was passiert, wenn Sie gerade nicht schnell ins Büro fahren können. Mit einer digitalen Ablage ist es ganz leicht, den gesamten Vertragsbestand innerhalb weniger Minuten zu sichern.
• Versionierung. Bei Vertragserneuerungen speichern Sie einfach die neue Version ab und verschieben die alte ins Archiv.
• Kapazität. Digitale Ablagen erlauben Ihnen ein unendliches Archiv. Niemals müssen Sie sich Gedanken über die Kapazität der Ablage machen. Denn selbst ein konventioneller Laptop mit 500 GB Speicherplatz – oder eine externe Festplatte - speichert problemlos 500.000 PDF-Seiten. Dies entspricht dem Inhalt von 833 prall gefüllten Leitz-Ordnern [1].
• Wenn dies nicht reicht, speichern Sie die Verträge einfach in der Cloud. Dort sind 1–2 Terabyte nichts Ungewöhnliches.

[1] Ein Leitz-Ordner fasst ca. 600 Blatt Papier. Eine mit Text gefüllte PDF-Seite ist im Durchschnitt 1 MB groß.

Manch eine Firma mag zögern, die lieb gewonnenen Aktenordner durch eine digitale Ablage zu ersetzen. „Lieber das Papier in der Hand als das PDF in der Cloud“ mag sich mancher sagen (in Abwandlung des Sprichworts „Lieber der Spatz in der Hand als die Taube auf dem Dach“). Die Papierablage führt man seit Jahrzehnten und ist mit der Ablagestruktur vertraut. Warum also Neues einführen? Zugegeben: Es ist unbequem, alte Gewohnheiten abzulegen und etwas Neues zu lernen. Es ist mit Arbeit verbunden, Verträge zu scannen und in eine digitale Ordnerstruktur einzuordnen. Aber irgendwann müssen Sie Ihre Reise in die Digitalisierung starten. Wir sagen: „Auch eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.“ (Laotse). Und Vertragsdokumente sind ein äußerst wichtiger erster Schritt! Die Vorteile für eine digitale Ablage liegen daher auf der Hand.

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Die gängigsten Ablagesysteme

Wir haben mittelständische deutsche Unternehmen gefragt, wie sie ihre Verträge digital ablegen. Was uns erstaunt hat: Fast nur die großen Firmen nutzen dazu spezielle Software-Systeme wie zum Beispiel SAP oder andere ERP-Software. Die Mehrheit der KMU geht wesentlich pragmatischer zu Werke. Nachfolgend stellen wir die drei gängigsten digitalen Ablagesysteme vor.

Excel-Listen

Excel-Listen sind streng genommen keine echten digitalen Ablagen. Denn die Verträge existieren nach wie vor in Papierform. Nur deren Inhalte werden in Excel-Listen übertragen. Meistens erfasst man lediglich die vereinbarten Beträge und die Fristen.

Weit kommt man mit diesem System nicht, denn es ist sehr arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Lokaler Speicher

Bei diesem System werden sämtliche Vertragsdokumente gescannt und auf dem PC oder dem lokalen Server gespeichert. An die Stelle der Ringordner tritt eine digitale Ordnerstruktur, welche die PDF-Dokumente in einer – mehr oder weniger – übersichtlichen Weise organisiert.

Das Hauptproblem ist die meist fehlende Durchsuchbarkeit der gescannten Dokumente. Denn nicht alle Unternehmen verfügen über die erforderliche Software, um den Text in den gescannten Seiten auszulesen.

Wird eine Information in einem Vertrag benötigt, klickt man sich einfach durch die Ordner und Dateien durch. Wenn nicht von vornherein bekannt ist, welcher Vertrag die benötigte Information enthält, müssen viele Dokumente einzeln angeklickt, geöffnet und gelesen werden. Eine bloße Dateiablage reicht eben doch nicht aus, um Verträge effizient zu verwalten.

E-Mail

In Branchen, die mehrheitlich über E-Mail Verträge austauschen, kommt es oft vor, dass die Verträge einfach im E-Mail-System belassen werden: Der E-Mail-Client (Outlook, Gmail, usw.) wird zur Datenbank. Zugegeben: Man kann auch hier Ordnerstrukturen realisieren; und durchsuchbar sind E-Mails ebenfalls.

Aber Überblick? Fehlanzeige. Flexibles Anpassen der Ordnerstruktur: Heikel. Schon mancher Mailserver bereitete Probleme beim Versuch, die Ordnerstruktur der E-Mail-Ablage zu ändern. Beim Wechsel des Mail-Providers oder des Mail-Clients kann es vorkommen, dass Mails verloren gehen. Und wenn man die Vertragsverwaltung einer Kollegin oder einer anderen Abteilung übergeben muss, dann wird die E-Mail-Ablage vollends zum Albtraum.

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Die nächste Generation digitaler Ablagen: Schlank und intelligent

Die neuste Generation der digitalen Vertragsverwaltungssoftware kommt mit eingebauter Intelligenz. Die digitalisierten Verträge speichern Sie in der Cloud, wo sie sicher vor Verlust sind und problemlos von verteilten Teams gemanagt werden können. Nicht mehr die Menschen erfassen die Inhalte dieser Verträge, sondern eine künstliche Intelligenz: Diese liest alle wesentlichen Daten aus – Vertragsgegenstand, Vertragspartner, vereinbarte Beträge, Fristen – und stellt diese in übersichtlichen Datenbanken und Dashboards zur Verfügung. Eine Utopie? Nein. Diese digitale Vertragsverwaltung mit eingebauter Intelligenz existiert bereits. Und sie hat einen Namen: ContractHero. Nähere Informationen zur Vertragsmanagement Software finden Sie hier.

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