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Im Unternehmensalltag entstehen täglich große Mengen an Dokumenten – digital wie analog. Verträge, Rechnungen oder Protokolle enthalten häufig geschäftskritische Informationen, die systematisch verwaltet und rechtssicher archiviert werden müssen. Ein professionelles Dokumentenmanagement sorgt hier für klare Abläufe, transparente Strukturen und eine verlässliche Verfügbarkeit relevanter Unterlagen.
Das Dokumentenmanagement bezeichnet die systematische Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Ziel ist es, physische und digitale Dokumente so zu strukturieren, dass sie schnell und unkompliziert zugänglich sind. Dabei geht es um die Optimierung von Arbeitsprozessen, die Erhöhung der Effizienz und die klare Zuordnung von Informationen. Im Mittelpunkt des Dokumentenmanagements steht die Fähigkeit, alle unternehmensrelevanten Dokumente unabhängig vom Medium strukturiert und übersichtlich zu verwalten. Eine strukturierte Verwaltung von Dokumenten sorgt für Übersicht, verringert Fehlerquellen und erleichtert die Einhaltung interner sowie externer Vorgaben, besonders in dynamischen und stark regulierten Arbeitsumgebungen wie etwa im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche oder bei Behörden.
Um Dokumente verlässlich zu steuern und rechtssicher zu verwalten, übernimmt das Dokumentenmanagement eine Reihe klar definierter Aufgaben:
Digitales Dokumentenmanagement ist eine datenbankgestützte, spezialisierte Softwarelösung zur sicheren Verwaltung elektronischer Dokumente. Es unterstützt Unternehmen dabei, papierbasierte Vorgänge abzulösen und Informationen übersichtlich, organisiert und dauerhaft verfügbar zu machen.
Im Mittelpunkt stehen sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Diese speichern digitale Dateien zentral, machen sie gezielt auffindbar und stellen sie berechtigten Personen, unabhängig von ihrem Standort, zur Verfügung. So wird aus einer analogen Verwaltung von Unterlagen ein strategisches digitales Werkzeug für transparente Prozesse, rechtskonforme Archivierung und einen reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) besteht aus mehreren zentralen Komponenten, die gemeinsam eine strukturierte, sichere und nachvollziehbare Verwaltung von Dokumenten ermöglichen.
Im Mittelpunkt steht die Verbindung jedes Dokuments mit sogenannten Metadaten – also Zusatzinformationen wie Erstellungsdatum, Dokumententyp, Autor oder Zuständigkeit. Diese Kombination wird zentral als Einheit gespeichert und bildet die Grundlage für eine intelligente Suchfunktion und automatisierte Prozesse.
Dokumente gelangen über verschiedene Kanäle ins DMS: per Scan, direktem Upload, E-Mail oder über Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP-, Buchhaltungs- oder CRM-Software. Nach dem Eingang werden sie verschlagwortet – also mit relevanten Stichwörtern versehen, die die spätere Suche erheblich erleichtern.
Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die Versionierung: Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch dokumentiert. Frühere Versionen bleiben erhalten, können bei Bedarf eingesehen oder wiederhergestellt werden. So entsteht eine lückenlose Historie, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.
Damit ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert bietet, sollte es sich mit Programmen verbinden lassen, die im Unternehmen regelmäßig zum Einsatz kommen. Während Vertriebsteams in der Regel mit CRM-Systemen wie Salesforce arbeiten, sind ERP-Lösungen vor allem in Produktion und Verwaltung zentral. Eine gut integrierte DMS-Lösung sorgt dafür, dass Informationen zwischen diesen Systemen reibungslos fließen und an zentraler Stelle verfügbar bleiben.
Wenn relevante Nachrichten und Unterlagen automatisch erfasst und systematisch archiviert werden, gehen wichtige Informationen nicht mehr in persönlichen Postfächern verloren. Stattdessen sind sie für alle berechtigten Personen auffindbar und zentral verfügbar.
Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern sorgt auch dafür, dass Wissen im Unternehmen zugänglich bleibt. Die Integration in bestehende Prozesse schafft somit die Grundlage für verlässliche Informationsflüsse und reibungslose Abläufe im digitalen Arbeitsalltag.
Beispiel: Wird eine Rechnung per E-Mail empfangen, kann sie automatisiert im DMS gespeichert, dem passenden Vorgang zugewiesen und direkt in den Freigabeprozess überführt werden – ganz ohne manuelles Weiterleiten oder Ablegen.
Die Rechtssicherheit gewährleistet, dass Dokumente nicht nur verfügbar, sondern auch nachvollziehbar, überprüfbar und vor Manipulation geschützt sind. Das betrifft nicht nur die Speicherung, sondern den gesamten Umgang mit Informationen – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und Löschung.
Besonders wichtig ist dabei, wie Dokumente aufbewahrt werden. Sie müssen auch nach vielen Jahren verfügbar, manipulationssicher und bei Bedarf vollständig nachweisbar sein.
Damit das gelingt, benötigt es klar definierte Zuständigkeiten, geregelte Zugriffsrechte und lückenlose Änderungsprotokolle. Rechtssicherheit entsteht immer dann, wenn klar geregelt ist, wer ein Dokument erstellt, bearbeitet oder freigegeben hat und wann dies geschehen ist.
Digitale Signaturen, revisionssichere Archivierung und definierte Aufbewahrungsfristen tragen dazu bei, Dokumente rechtlich wirksam, prüfbar und dauerhaft sicher zu verwalten.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über bestimmte Zeiträume hinweg aufzubewahren. Die Fristen richten sich unter anderem nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Ab 2025 gelten folgende Vorgaben:
Der Stichtag für die Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Eine vorzeitige Löschung ist nicht erlaubt. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, Dokumente über die Mindestfrist hinaus aufzubewahren, zum Beispiel bei branchenspezifischen Prüfpflichten oder steuerlichen Unsicherheiten.
Eine digitale Signatur stellt sicher, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann. Sie bestätigt die Identität der unterzeichnenden Person und macht den Inhalt rechtlich nachvollziehbar. Besonders bei Verträgen, Angeboten oder Protokollen ist das entscheidend für die Verbindlichkeit und Nachweisbarkeit.
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente vollständig, unveränderbar und transparent gespeichert werden. Änderungen werden protokolliert, ältere Versionen bleiben erhalten, und der Zugriff ist klar geregelt.
Zusammen sorgen digitale Signaturen und revisionssichere Archivierung dafür, dass Dokumente vor Manipulation geschützt sind, gesetzliche Anforderungen erfüllt werden und Inhalte langfristig überprüfbar bleiben.
Verfahrensanweisungen und Richtlinien sind zentrale Bausteine einer strukturierten Dokumentenorganisation. Richtlinien geben den allgemeinen Rahmen vor – sie legen fest, welche Ziele erreicht werden sollen oder welche Regeln gelten (z. B. Datenschutz, Aufbewahrungspflichten).
Verfahrensanweisungen beschreiben dagegen ganz konkret, wie bestimmte Abläufe im Unternehmen durchgeführt werden sollen – Schritt für Schritt.
Beide sorgen im Dokumentenmanagement dafür, dass alle Mitarbeitenden nach denselben Regeln arbeiten, Zuständigkeiten klar sind und gesetzliche wie interne Vorgaben eingehalten werden.
Wie oben beschrieben, umfasst eine Verfahrensanweisung eine verbindliche Beschreibung bestimmter Abläufe im Unternehmen. Sie legt fest, welche Schritte notwendig sind, wer verantwortlich ist, welche Mittel gebraucht werden und welche Vorgaben einzuhalten sind.
Im Gegensatz zu allgemeinen Richtlinien beschreibt sie den Ablauf präzise und eindeutig. So können Aufgaben einheitlich erledigt werden – unabhängig davon, wer sie bearbeitet oder an welchem Standort.
Verfahrensanweisungen sind Bestandteil des Qualitätsmanagements und werden durch verschiedene internationale Normen geregelt. Besonders relevant ist die ISO 9001, die grundlegende Anforderungen an dokumentierte Prozesse vorgibt.
Typische Inhalte sind:
Für Unternehmen in Deutschland und der EU gelten im digitalen Dokumentenmanagement klare gesetzliche Vorgaben. Besonders wichtig sind hierbei die GoBD für Deutschland und die DSGVO auf Ebene der Europäischen Union.
Die GoBD legt fest, wie steuerrelevante Unterlagen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel müssen Änderungen an Dokumenten lückenlos dokumentiert werden und die Originalversion muss jederzeit verfügbar bleiben.
Die DSGVO regelt den Schutz personenbezogener Daten. Diese Richtlinie besagt unter anderem, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Inhalte haben und dass definierte Löschfristen eingehalten werden.
Darüber hinaus muss ein DMS auch neuere gesetzliche Vorgaben einhalten, wie die Pflicht zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, sowie branchenspezifische Regularien, wie etwa im Finanz- oder Gesundheitswesen.
Auch die Anforderungen an barrierefreie digitale Dokumente nehmen zu, insbesondere im öffentlichen Sektor oder bei Dienstleistungen mit breitem Nutzerkreis. Hier gilt es, Inhalte so aufzubereiten, dass sie auch für Menschen mit Einschränkungen zugänglich sind, wie etwa durch screenreaderkompatible PDF-Dateien.
Das Wertstufenmodell beschreibt den Lebenszyklus eines Dokuments und ordnet ihm je nach Phase einen geschäftlichen Wert zu. So wird deutlich, wie ein Dokument vom ersten Entwurf bis zur Löschung systematisch verwaltet werden sollte.
Am Anfang steht die Erfassung, entweder digital oder durch Scannen. In dieser Phase ist der geschäftliche Wert noch gering. Mit der weiteren Bearbeitung steigt die Relevanz des Dokuments: Informationen werden ergänzt, geprüft und aktiv in Prozesse eingebunden. Sobald ein Dokument verteilt und versioniert wird, beeinflusst es operative Entscheidungen. Sein geschäftlicher Wert erreicht hier den Höhepunkt.
Nach der aktiven Nutzung folgt die Archivierung. In dieser Phase dient das Dokument vorrangig als rechtlicher oder organisatorischer Nachweis, wie etwa für Prüfungen, Verträge oder interne Rechenschaftspflichten. Ist keine gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrungspflicht mehr gegeben, wird das Dokument datenschutzkonform gelöscht.
Das Wertstufenmodell hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen: Wichtige Dokumente werden priorisiert behandelt,während weniger relevante systemseitig in den Hintergrund rücken und so Speicherplatz, Suchzeiten und Verwaltungsaufwand reduzieren. Dadurch finden Mitarbeitende schneller genau die Informationen, die sie brauchen. Gleichzeitig unterstützt es die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrungspflichten und Datenschutz.
Ein digitales Dokumentenmanagement ist weit mehr als nur Ablage von Dateien – es schafft Struktur, reduziert den manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass Unternehmen rechtliche Vorgaben zuverlässig erfüllen. Ein leistungsfähiges DMS unterstützt bei der zentralen Speicherung, schnellen Auffindbarkeit, kontrollierten Zugriffssteuerung und lückenlosen Versionierung von Dokumenten – über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Obwohl Dokumentenmanagementsysteme bereits eine gute Basis bieten, setzen spezialisierte Vertragsmanagement Software wie ContractHero genau dort an, wo DMS an ihre Grenzen stoßen.
ContractHero bietet dabei umfassende Lösungen: Mit deutscher Server-Sicherheit und ISO-Zertifizierung gewährleisten wir höchste Standards. Unsere Nutzerrollen ermöglichen klare Strukturierung und Mehrmandantenfähigkeit. Die Dokumentenerfassung wird durch OCR- und KI-Technologien unterstützt, während Aufgaben und Erinnerungen sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden können. Darüber hinaus bieten wir zahlreiche Integrationen, APIs und Webhooks, um nahtlose Verbindungen zu anderen Systemen zu gewährleisten. Unsere Funktionen zur Vertragserstellung und zum Template-Management runden unser Angebot ab, sodass Sie von einer ganzheitlichen DMS-Lösung profitieren.
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