Vertrags- und Datenschutzmanagement-Plattformen helfen v.a. beim Einsparen von Kosten und Zeit und vereinfachen die tagtägliche Handhabung mit datenschutz- und vertragsrechtlichen Angelegenheiten. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

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1. Gesteigertes Vertrauen von Kund:innen und verbesserte Compliance

• Einhaltung von Datenschutz- und Vertragsbestimmungen wirkt sich positiv auf euer Unternehmensbild aus und ist in vielen Gesprächen ein positiver Entscheidungsfaktor.
• Regelmäßige Überwachung aller Datenschutz- und Vertragsbestimmungen und Einhaltung dieser wirkt sich positiv auf eure generelle Compliance aus.

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2. Überblick und Kostenkontrolle durch zentralisierte Verwaltung von Verträgen und Datenschutz-Dokumenten

• Durch die Verwaltung aller vertraglichen Dokumente an einem zentralen Ort erhalten Sie einen Überblick über Ihre vertraglichen Verpflichtungen und können die Kosten besser kontrollieren. Darüber hinaus können Sie sicherstellen, dass alle Datenschutz Dokumente aktuell und rechtssicher sind.
• Spannender Fakt: Unternehmen können durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software bis zu 30 % der Vertragskosten einsparen (AXDRAFT, 2021).

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3. Schutz vor Datenverlust und -missbrauch durch getroffene Sicherheitsmaßnahmen

• Das ist insb. bei personenbezogenen und sensible Daten in wichtigen (Datenschutz-)Dokumenten und Verträgen sehr wichtig und auch gesetzlich verpflichtend. Durch die Verwendung einer Vertragsmanagement-Software können Sie Ihre vertraglichen Dokumente vor Datenverlust und -missbrauch schützen. Vertragsmanagement-Software bietet in der Regel eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich verschlüsselter Datenspeicherung, Zugangskontrolle und Benutzerverwaltung.

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4. Maximierung des Zeitinvestments von Mitarbeitern durch effizientes arbeiten

• Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie Zeit sparen und Ihre Mitarbeiter entlasten. Nicht nur durch das einfache Auffinden von Verträgen spart Zeit, sondern auch die schnellere Zusammenarbeit zwischen Kollegen wird einfacher. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Ihre Effizienz zu steigern.

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5. Verbesserung der Effizienz im Unternehmen indem man das Risiko von Strafen und weitere vorhersehbaren Ereignissen aktiv minimiert

• Auch hier kann eine Vertragsverwaltungssoftware helfen. Die Software macht es einfach, dass alle Dokumente aktuell und den rechtlichen Anforderungen entsprechen, was ein besseres Compliance-Management ermöglicht. Das ist nicht nur in der Bilanz spürbar, sondern fördert auch eine sichere Geschäftstätigkeit.
• Spannender Fakt: Unternehmen, die eine Vertragsmanagement-Software einsetzen, können eine Produktivitätssteigerung von 15 % im Vergleich zu denen verzeichnen, die dies nicht tun (Aberdeen Group, 2005).

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Zusammenfassend kann gesagt werden, dass etablierte Vertrags- und Datenschutzmanagement-Plattformen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie zum Beispiel die Kosteneinsparung, die Vereinfachung der täglichen Arbeit mit datenschutz- und vertragsrechtlichen Angelegenheiten, das erhöhte Kundenvertrauen und eine starke Compliance. Darüber hinaus kann die Verwaltung von Verträgen und Datenschutz-Dokumenten zentralisiert werden, was eine verbesserte Kostenkontrolle ermöglicht sowie vor finanziellen Strafen schützt. Insbesondere bei personenbezogenen und sensiblen Daten sorgen getroffene Sicherheitsmaßnahmen für einen Schutz vor Datenverlust und Missbrauch.

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Wir haben uns mit unserem Partner heyData zusammengetan, um über die größten Vorteile und Fauxpas von Datenschutz- und Vertragsmanagement zu sprechen. Hier finden Sie die Auflistung der größten Fauxpas.

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