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Recommendations
90 % weniger Suchaufwand: Wie Weserstadtwerke Ihr Vertragsmanagement professionalisiert
“Unsere Erwartungen wurden vollumfänglich erfüllt. Nicht nur der effizienten Zeiteinsparung, sondern auch der intuitiven Bedienung der Nutzeroberfläche sowie dem schnellen und professionellen Support geben wir eine glatte Eins.”
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Andreas Brandl
Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
95
%
Fewer unplanned extensions / missed cancellations
100.000
€
Savings in the first year through better terms, fewer auto-renewals, and cost control
90
%
Less testing and approval time thanks to standardization and AI analysis
90
%
Less testing and approval time thanks to standardization and AI analysis
330
Verträge wurden bereits zentral in ContractHero erfasst
<1Monat
bis zur erfolgreichen Implementierung
0
versäumte Deadlines dank klarer Fristenübersicht
90%
Save time when searching for a contract
Mit 330 zentral erfassten Verträgen, einer Einführung in unter einem Monat und rund 90 % weniger Suchaufwand hat die Weserstadtwerke Service GmbH ihr Vertragsmanagement auf eine moderne und verlässliche Grundlage gestellt. So entstehen mehr Transparenz, klare Zuständigkeiten und mehr Sicherheit im Umgang mit Fristen und Verpflichtungen.
Über Weserstadtwerke
Die Weserstadtwerke Service GmbH ist ein kommunales Dienstleistungsunternehmen. Als Tochtergesellschaft der Stadtwerke Holzminden GmbH und der Gas- und Wasserversorgung Höxter GmbH verantwortet sie zentrale operative Aufgaben für beide Häuser.
Dazu gehören unter anderem der Energievertrieb, der Gasnetzbetrieb, die Wasserverteilung sowie weitere Betriebsführungen für kommunale Eigenbetriebe und Stadtwerke.
Gerade in diesem Umfeld spielt ein strukturiertes Vertragsmanagement eine wichtige Rolle. Denn Verträge betreffen nicht nur rechtliche Themen, sondern auch Fristen, Verpflichtungen und wirtschaftliche Entscheidungen im laufenden Betrieb.
Andreas Brandl
Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Challenges
Mit wachsender Vertragsanzahl und unterschiedlichen Zuständigkeiten stieg bei den Weserstadtwerken der Anspruch, das Vertragsmanagement noch strukturierter, zentraler und zukunftsfähiger aufzustellen. Verträge waren über verschiedene Ablagen und Bereiche verteilt. Das funktionierte im Alltag grundsätzlich, machte aber Recherche, Transparenz und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zunehmend aufwendiger.Hinzu kam: Wissen zu Verträgen, Fristen und Verpflichtungen lag teilweise bei einzelnen Personen oder in einzelnen Fachbereichen. Gerade mit Blick auf Vertretungen, personelle Wechsel und zukünftige Prozessoptimierung sollte dieses Wissen stärker zentralisiert und unabhängig von Einzelstrukturen verfügbar werden.
„Verträge wurden teilweise dezentral gehalten. Wir hatten nicht immer den vollständigen Überblick darüber, welche Verträge an welcher Stelle geschlossen sind und was sich daraus für Verpflichtungen ergeben."
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Fristen und Vertragsdaten sollten zentraler gebündelt werden
Unterschiedliche Speicherorte und verschiedenste Strukturen verkomplizierten Prozesse. Jedoch waren Fristen und vertraglich relevante Termine grundsätzlich vorhanden, sollten zukünftig aber noch systematischer und zentraler nachvollziehbar sein.
Gewachsene Strukturen erschwerten den schnellen Überblick
Verträge waren in einer über Jahre gewachsenen Struktur abgelegt. Dadurch war es schwieriger, Informationen schnell zusammenzuführen und einheitlich auf Verträge, Inhalte und Verpflichtungen zuzugreifen. Gerade an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Zuständigkeitsbereichen fehlte dadurch oft der direkte Überblick.
„Durch unübersichtliche Ablageorte waren uns die Hände gebunden, nachdem die zuständige Person das Unternehmen verließ.“
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Fehlende Übersicht kostete Ressourcen
Wer Vertragsinformationen brauchte, musste oft an verschiedenen Stellen suchen oder andere Personen einbeziehen. Das kostete Zeit und machte die Zusammenarbeit aufwendiger. Deshalb suchten die Weserstadtwerke nach einer zentralen Lösung, die Informationen schnell verfügbar macht und die Abläufe vereinfacht.
Wirtschaftliche Potenziale mussten besser sichtbar werden
Ohne einen strukturierten Zugriff auf Vertragsdaten war es schwierig, Preisgleitklauseln, Anpassungsmöglichkeiten und finanzielle Verpflichtungen zuverlässig im Blick zu behalten. Ziel war nicht, bestehende Prozesse zu ersetzen, sondern sie transparenter und verlässlicher zu machen.
“Unser worst-case Szenario war, dass Wertsicherungsklauseln von uns nicht wahrgenommen wurden, weil Fristen abliefen und der Vertrag unbeachtet blieb.”
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Die Lösung mit ContractHero
Mit ContractHero hat Weserstadtwerke das Vertragsmanagement zentralisiert und auf eine einheitliche Grundlage gestellt. Verträge werden heute an einem Ort gebündelt, revisionssicher abgelegt und lassen sich deutlich schneller recherchieren.
„Was uns auch sehr beeindruckt hat, war die KI-basierte Einlesung aller Verträge. So haben wir effizient und schnell einen optimalen Überblick der Verträge bekommen können.“
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Gezielte KI-Analyse steigert Effizienz
Für Weserstadtwerke war es wichtig, bei einer großen Zahl bestehender Verträge schnell eine belastbare Übersicht zu erhalten, ohne jedes Dokument manuell im Detail aufbereiten zu müssen. Für die Weserstadtwerke GmbH war es, gerade bei einer so großen Vertragsmenge, entscheidend, nicht jedes Dokument manuell sichten zu müssen, sondern schnell eine geordnete und strukturierte Übersicht zu erhalten. Die KI-Einlesung hat dabei geholfen, die Verträge zügig einzuscannen, relevante Inhalte direkt auszulesen und den Aufwand spürbar zu reduzieren.
“Es mussten hunderte Verträge eingelesen werden, welche durch die KI in kürzester Zeit verarbeitet wurde und uns somit großartig unterstützte.”
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Strukturierte Suche für schnellen Vertragseinsicht
Besonders relevant im Alltag sind für Weserstadtwerke die Volltextsuche und die Schlagwortsuche. Durch die Volltextsuche lassen sich vertragsrelevante Informationen schneller für die sachliche Richtigkeit prüfen und Fristen besser nachverfolgen. Gleichzeitig reduziert sie den Suchaufwand deutlich und spart im Arbeitsalltag wertvolle Zeit, weil Vertragsinhalte nicht mehr manuell in verschiedenen Ablagen gesucht werden müssen.
„100% Treffer bei der Volltextsuche. Dadurch konnten wir Verträge sehr schnell einsehen und die relevanten Inhalte direkt finden. Das erleichtert uns sowohl die Prüfung im Alltag als auch die Überwachung wichtiger Deadlines.“
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Fristenüberwachung schafft Sicherheit im Alltag
Eine verlässliche Fristenüberwachung war für die Weserstadtwerke ein wesentliches Auswahlkriterium. Ziel war es, vertraglich relevante Termine künftig noch systematischer und zentraler nachvollziehen zu können. Mit ContractHero werden Fristen heute gezielt dokumentiert und überwacht, wodurch relevante Termine jederzeit im Blick bleiben. Das erhöht die Sicherheit im Vertragsmanagement und minimiert operative sowie finanzielle Risiken.
“Eine der größten Erleichterungen brachte die Fristenüberwachung, welche sicherstellen, dass wichtige Termine jederzeit im Blick bleiben und rechtzeitig bearbeitet werden können.”
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Alle finanziellen Verpflichtungen auf einen Blick
Mit ContractHero haben die Weserstadtwerke heute deutlich mehr Transparenz über ihre Verträge und finanziellen Verpflichtungen. Wichtige Informationen und anstehende Aufgaben sind zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar. Die gemeinsame Datenbasis erleichtert außerdem die Zusammenarbeit, weil alle Beteiligten auf dieselben Informationen zugreifen können, statt diese erst bei einzelnen Mitarbeitenden abzufragen.
Results
330
Verträge wurden bereits zentral in ContractHero erfasst
<1Monat
bis zur erfolgreichen Implementierung
0
versäumte Deadlines dank klarer Fristenübersicht
90%
Save time when searching for a contract
Deutliche Zeitersparnisse bei der Vertragssuche
Bereits unmittelbar nach der Einführung zeigt sich ein deutlicher Effizienzgewinn. Verträge lassen sich heute schnell und gezielt finden, statt an verschiedenen Stellen gesucht werden zu müssen.
“Durch die optimierte Vertragssuche und Übersicht von ContractHero schätzen wir die Zeitersparnis auf circa 90% im Vergleich zur Ausgangslage.”
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Vollständige Transparenz und keine versäumten Fristen
Durch die zentrale Struktur und die Fristenüberwachung sind relevante Termine noch übersichtlicher. Weserstadtwerke sieht heute genauer, welche Verpflichtungen bestehen und wann sie anstehen. Das verbessert die Übersicht und erleichtert die Steuerung.
„Seither kann man sagen, dass wir keine Fristversäumnisse haben und ganz genau sehen, was wir für Verpflichtungen haben und wann diese anstehen.“
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Professionelleres Vertragsmanagement auf zentraler Basis
Der größte Mehrwert liegt nicht nur in der digitalen Ablage, sondern in der neuen Qualität des Vertragsmanagement. Verträge sind nicht länger von Einzelwissen oder dezentralen Strukturen abhängig, sondern Teil einer zentralen, verlässlichen Arbeitsgrundlage.
„Unser Vertragsmanagement hat sich durch die zentrale Zusammenführung der Datenbank vollumfänglich professionalisiert.”
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
Implementierungen in unter einem Monat
Die intuitive Nutzeroberfläche und die einfache Handhabung haben die Einführung der Software bei der Weserstadtwerke Service GmbH deutlich erleichtert. Fragen und Herausforderungen konnten mit Unterstützung des ContractHero Supports schnell gelöst werden. Sowohl die schnelle Reaktion bei Rückfragen als auch nachhaltige Lösungen haben die Einführung für die Weserstadtwerke zusätzlich vereinfacht.
Conclusion: More than just contract management
Mit ContractHero hat Weserstadtwerke Service GmbH sein Vertragsmanagement auf eine zentrale, moderne und zukunftsfähige Grundlage gestellt.
Das sorgt für deutlich weniger Suchaufwand, mehr Transparenz über Verpflichtungen und mehr Sicherheit bei Fristen.Gerade im Stadtwerke- und Versorgungsumfeld ist das entscheidend. Denn Verträge sind hier nicht nur Dokumente, sondern eine wichtige Grundlage für Steuerung, Verlässlichkeit und wirtschaftliche Übersicht.
“Unsere Erwartungen wurden vollumfänglich erfüllt. Nicht nur der effizienten Zeiteinsparung, sondern auch der intuitiven Bedienung der Nutzeroberfläche sowie dem schnellen und professionellen Support geben wir eine glatte Eins."
Andreas Brandl, Kaufmännischer Geschäftsführer, Weserstadtwerke Service GmbH
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Frequently asked questions
How does TRG maintain a centralized overview of contracts across 25 companies?
TRG consolidates contracts from 25 operating companies in ContractHero. Instead of SharePoint folders, email inboxes, and Excel spreadsheets, there is a unified contract overview. Each contract is assigned to a specific company and can be analyzed across the group at headquarters. This creates a reliable database for monitoring, reporting, and decision-making in contract management.
How does TRG reduce the workload per contract and save 100 hours per year?
Centralized storage, quick contract search functionality, and structured contract data significantly reduce the effort required per contract. Contracts and clauses can be located immediately, rather than having to be requested internally or pieced together from PDFs. Contract analysis helps identify terms, notice periods, and renewals more quickly. As a result, TRG saves approximately 100 hours in contract management over the course of a year.
How did ContractHero help TRG identify savings of 40,000 euros in the first six months?
ContractHero provides visibility into the costs and risks associated with a company’s contract portfolio. TRG is able to identify duplicate and unnecessary contracts earlier. Notice periods and renewals are monitored centrally, ensuring that contracts can be terminated or renegotiated in a timely manner. As a result, TRG has identified savings of approximately 40,000 euros after six months.
How are due diligence issues such as special clauses, risks, and deadlines tracked on a day-to-day basis?
In buy-and-build transactions, risks are often documented in the due diligence report. What matters most is implementation. TRG records critical points—such as special clauses, termination rights, terms, and deadlines—as structured contract data in ContractHero. Responsibilities are clearly assigned, and reminders ensure that deadlines are monitored. This makes due diligence issues manageable in day-to-day operations.
Why is contract management a key management issue for TRG as a data-driven corporate group?
TRG combines data strategy, insights, and growth activation. In this context, contracts are not merely files to be archived, but an integral part of operational management. ContractHero provides a centralized overview of contracts across 25 companies and makes contract data usable for analysis. This allows the finance team to evaluate costs, terms, notice periods, and risks across the group and better prepare for negotiations. This makes contract management scalable and resilient, rather than dependent on individual filing systems or individuals.
