Stellen Sie sich vor, Sie müssen kurzfristig einen wichtigen Vertrag unterzeichnen, um ein Geschäft abzuschließen. Ihr Geschäftspartner sitzt allerdings auf der anderen Seite des Landes – persönliche Treffen oder der Postweg sind keine Option. In solchen Fällen bieten digitale Signaturen, insbesondere die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) die ideale Lösung: Sie ermöglicht es Ihnen, das Dokument rechtssicher und digital zu signieren, ohne dabei Zeit zu verlieren oder komplizierte technische Prozesse durchlaufen zu müssen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie die FES funktioniert, welche Vorteile sie bietet und warum sie in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar ist.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur, im Englischen als Advanced Electronic Signature (AES) bekannt, ist eine digitale Signatur, die für verschiedene Verträge geeignet ist. Sie vereint ein hohes Maß an Sicherheit mit einer einfachen und effizienten Anwendung, was sie besonders praktisch für alltägliche Geschäftsprozesse macht. Was die FES auszeichnet, ist ihre Fähigkeit, die Identität des Unterzeichners eindeutig zu verifizieren, ohne dabei auf komplexe Verfahren zurückgreifen zu müssen. In der Regel erfolgt die Authentifizierung über effiziente Methoden, wie die Verifizierung per Mobiltelefon oder E-Mail. Dadurch bleibt der Signaturprozess effizient und unkompliziert, während dennoch eine hohe Sicherheit gewährleistet ist.
Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Signatur (EES), bei der schon ein eingescannter Schriftzug ausreicht und diese somit nur wenig Beweiskraft besitzt, bietet die FES deutlich mehr Sicherheit. Die Identität des Signatars wird überprüft, und die Signatur wird durch ein digitales Zertifikat gesichert. Diese rechtliche Absicherung gibt der FES eine viel höhere Aussagekraft und macht es schwer, ihre Gültigkeit in Frage zu stellen.
Häufig fragen Unternehmen direkt nach der QES, jedoch ist diese oftmals gar nicht nötig und kostet nur unnötig viel Zeit und Ressourcen.
1. Einfachere Anwendung:
Ein großer Vorteil von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen ist die einfache Anwendung. Im Gegensatz zur QES erfordert die FES oft nur die Verifizierung einer Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse, was den Prozess deutlich beschleunigt und dennoch ein hohes Maß an Sicherheit bietet.
2. Geringere Kosten:
Die FES ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch kosteneffizient. Im Vergleich zur QES entfallen viele zusätzliche Kosten, da keine speziellen qualifizierten Zertifikate oder Hardware-Security Modules (HSMs) benötigt werden. Identifikationsdienste sind einfacher und günstiger durchzuführen, was die Implementierung der FES zu einer kostengünstigen Lösung macht, insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig Verträge digital unterschreiben müssen.
3. Flexibilität und Geschwindigkeit:
Ein weiterer Vorteil der FES ist ihre Flexibilität. Sie kann in einer Vielzahl von geschäftlichen und rechtlichen Kontexten verwendet werden, in denen die juristische Absicherung von Bedeutung ist, aber keine formelle Schriftform erforderlich ist. Dadurch wird die FES zu einem flexiblen Werkzeug, das sich perfekt an die Anforderungen moderner, digitaler Geschäftsprozesse anpasst.
Wie die QES erfüllt die FES die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist daher in der gesamten EU offiziell anerkannt. Sie eignet sich speziell für Dokumente mit mittlerem Haftungsrisiko. Das bedeutet, dass die FES ideal für Situationen ist, in denen Sicherheit und Authentizität wichtig sind, aber die Anforderungen an die Signatur nicht auf höchstem Niveau wie bei der QES liegen müssen.
Wie bei der einfachen und qualifizierten elektronischen Signatur schreibt die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) auch für die FES spezifische Anforderungen vor, um ihre Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit zu gewährleisten. Dazu gehören:
Dank dieser Anforderungen bietet die FES ein hohes Maß an Sicherheit, ohne dabei auf Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit zu verzichten. Für Unternehmen und Privatpersonen ist sie eine effiziente Lösung, um digitale Dokumente schnell und sicher zu unterschreiben.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist ideal für Fälle, in denen rechtliche Sicherheit wichtig, aber keine gesetzliche Schriftform erforderlich ist. Sie ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners, was im Streitfall die Beweiskraft stärkt. Zudem garantiert die FES die Integrität des Dokuments, indem nachträgliche Änderungen ausgeschlossen werden. Damit eignet sie sich für Verträge, bei denen Schutz vor Manipulation erforderlich ist, jedoch nicht das höchste Sicherheitsniveau der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Typische Anwendungsbereiche umfassen:
In diesen Fällen bietet die FES eine zuverlässige, rechtssichere Lösung ohne die Komplexität der qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Die Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) erfolgt in wenigen klaren Schritten, die sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen leicht nachvollziehbar sind. Dabei sorgt die Signatursoftware dafür, dass das signierte Dokument sicher und authentisch bleibt. Hier ein Überblick über den Ablauf:
1. Dokument vorbereiten
Zunächst wird das zu unterzeichnende Dokument aufbereitet und an die Signatursoftware übergeben. Diese integriert die notwendigen Signaturschlüssel und bereitet die Authentifizierung vor.
2. Identitätsprüfung
Um sicherzustellen, dass die Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden kann, wird die Identität verifiziert. Dies geschieht häufig über eine einfache Authentifizierungsmethode, wie die Verifizierung einer Mobiltelefonnummer. Dabei erhält der Unterzeichner einen SMS-Code, der bestätigt, dass die Signatur rechtmäßig dieser Person zugeordnet ist.
3. Technische Verschlüsselung
Im Hintergrund wird das Dokument mit einem einmaligen Signaturschlüssel verschlüsselt, der gewährleistet, dass es nach der Unterzeichnung unverändert bleibt. Ein Hash-Algorithmus erzeugt eine eindeutige Zeichenkette, sodass selbst kleinste nachträgliche Veränderungen der Daten erkannt und Manipulationen aufgedeckt werden.
4. Sichtbare Signatur
Für den Unterzeichner wird oft ein Bild der Signatur eingefügt, das dem Dokument visuell eine Unterschrift verleiht. Dieses Bild dient jedoch nur der Visualisierung und hat keine juristische Bedeutung. Der eigentliche, rechtlich bindende Teil der Signatur ist die digitale Verschlüsselung im Hintergrund.
5. Audit Trail
Zudem wird ein Audit Trail erstellt, der den gesamten Signaturprozess lückenlos dokumentiert. Dieser Audit Trail enthält alle relevanten Informationen – von der Authentifizierung der Vertragspartei bis hin zur Verknüpfung der Signatur mit dem Dokument, wodurch die FES und Prozess jederzeit nachvollziehbar und vertraglich abgesichert sind.
6. Versand des Dokuments
Nach erfolgreicher Unterzeichnung wird das verschlüsselte Dokument zusammen mit den Zertifikaten an den Empfänger weitergeleitet. Diese Zertifikate ermöglichen es dem Empfänger, die Echtheit und Integrität der Signatur zu überprüfen.
1. Entschlüsselung mit dem Public Key
Der Empfänger nutzt den öffentlichen Schlüssel, um die verschlüsselte Signatur zu entschlüsseln. Dabei wird die ursprüngliche Zeichenkette, die durch den Hash-Algorithmus entstanden ist, wiederhergestellt.
2. Anwendung des Hash-Algorithmus
Der Empfänger verschlüsselt das empfangene Dokument mit dem gleichen Hash-Algorithmus, der zur Signaturerstellung verwendet wurde. Dies erzeugt eine neue Zeichenkette.
3. Abgleich der Zeichenketten
Die beiden Zeichenketten – die entschlüsselte und die neu generierte – werden nun verglichen. Stimmen diese überein, ist gewährleistet, dass das Dokument unverändert und die Signatur authentisch ist.
Durch diesen Ablauf wird sichergestellt, dass das Dokument unverändert bleibt und eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet werden kann. Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet somit eine rechtlich anerkannte, sichere und effiziente Möglichkeit, digitale Dokumente zu signieren und Manipulationen zu verhindern.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein hohes Maß an Sicherheit, insbesondere durch die Möglichkeit, den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren. Dabei kommen verschiedene Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, die sicherstellen, dass die Signatur dem richtigen Unterzeichner zugeordnet wird, ohne den Prozess unnötig zu verkomplizieren. Die gängigsten Identifizierungsmethoden sind folgende:
Diese Authentifizierungsverfahren stellen sicher, dass der Signaturprozess sicher und zuverlässig bleibt, ohne die Komplexität zu erhöhen, wie es bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) der Fall ist.
Ein Audit Trail ist eine chronologische Aufzeichnung aller wichtigen Ereignisse und Aktivitäten im Signaturprozess, die es ermöglicht, den gesamten Ablauf genau nachzuvollziehen. Er enthält wichtige Informationen wie Zeitstempel, die Identität des Unterzeichners und die durchgeführten Aktionen. Diese Aufzeichnungen erhöhen die Beweiskraft der Signatur, da sie den gesamten Prozess nachvollziehbar machen. Die Daten im Audit Trail werden sicher gespeichert und sind nur autorisierten Personen zugänglich, was die Integrität der Informationen schützt und unbefugten Zugriff verhindert.
Trotz der hohen Sicherheitsstandards bergen E-Signaturen wie die FES gewisse Risiken. Identitätsbetrug kann zum Problem werden, wenn die Identitätsprüfung unzureichend ist. Im Streitfall kann dann die Beweiskraft der FES angefochten werden, insbesondere wenn Zweifel an der Identität des Unterschreibenden oder der Integrität des Dokuments bestehen.
Ebenso können technische Sicherheitslücken und unzureichender Datenschutz die Gültigkeit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur gefährden. Wenn beispielsweise ein Signaturdienst unsichere Verschlüsselungsverfahren oder mangelhafte Authentifizierungsprozesse verwendet, kann die Signatur leicht manipuliert oder missbraucht werden. Ebenso stellt der Umgang mit sensiblen Daten, wie biometrischen Informationen, hohe Anforderungen an den Datenschutz. Unternehmen und Privatpersonen sollten daher ausschließlich zertifizierte Signaturdienste nutzen, die den strengen Vorgaben der eIDAS-Verordnung entsprechen, um sicherzustellen, dass die Integrität und Authentizität der Signatur gewahrt bleiben.
Insgesamt bietet die FES eine zuverlässige und weitestgehend sichere Lösung für viele Anwendungen, jedoch sollte die Auswahl der Identifikationsmethoden und Sicherheitsmaßnahmen immer sorgfältig auf das jeweilige Risiko abgestimmt werden.
Stellen Sie sich vor, Sie unterschreiben schnell einen Vertrag auf Ihrem Tablet mit einem Stift. Die Unterschrift erscheint direkt auf dem Bildschirm, und man könnte meinen, dass dies einer handschriftlichen Unterschrift gleichkommt. Doch stellt sich die Frage: Handelt es sich hierbei um eine einfache elektronische Signatur, eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder doch um etwas anderes?
In diesem Fall sind biometrische Daten individuelle Merkmale, die beispielsweise bei der Nutzung von Geräten wie Tablets und Stiften erfasst werden können. Dazu gehören Druck, Geschwindigkeit, Bewegungsmuster und sogar die Beschleunigungen und Verlangsamungen beim Unterschreiben. Diese Daten machen die Signatur einzigartig und schwer nachzuahmen, da sie die persönlichen Eigenschaften des Unterzeichners widerspiegeln.
Biometrische Daten, die durch Eingabegeräte mit einem "Tablet-Stift" erfasst werden, könnten theoretisch zur Erzeugung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur genutzt werden. Biometrische Merkmale wie Druck und Bewegungsmuster bieten eine zusätzliche Authentizitätsebene, da sie individuelle Schreibgewohnheiten erfassen.
Damit eine solche Unterschrift laut eIDAS als FES gilt, müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Da Geräte wie ein solcher Stift nicht als qualifizierte Signaturerstellungseinheiten (QSCDs) zertifiziert sind, handelt es sich oft nur um eine einfache elektronische Signatur, es sei denn, die erfassten Daten werden in einen zertifizierten Signaturprozess eingebunden.
Daher greifen die meisten doch auf die bereits ausgereifte, fortgeschrittene elektronische Signatur zurück.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bietet eine flexible, effiziente und rechtssichere Möglichkeit, Verträge digital abzuschließen, ohne aufwändige Identifikationsprozesse durchlaufen zu müssen. Für Unternehmen und Privatpersonen, die regelmäßig Verträge verwalten und unterzeichnen, ist es essentiell, auf verlässliche Tools zurückzugreifen.
Hier kommt ContractHero ins Spiel – ein leistungsstarkes Contract Lifecycle Management (CLM) Tool, das nicht nur die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erleichtert, sondern auch eine nahtlose Integration der FES und QES bietet. Mit ContractHero können Verträge direkt nach dem Erstellen entweder mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden, ganz im Einklang mit den strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Darüber hinaus geht ContractHero mit der eigenen ISO 27001-Zertifizierung noch einen Schritt weiter als viele andere Anbieter, was höchste Datensicherheitsstandards garantiert.
Ein weiteres Highlight von ContractHero liegt in der Vertragsverwaltung. Das Tool bietet nicht nur einfache Signaturprozesse, sondern unterstützt auch bei der späteren Auditierung und Nachverfolgbarkeit von Verträgen, was es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen macht, die rechtssichere und effiziente Prozesse gewährleisten möchten.
Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Homepage.
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