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In vielen Organisationen werden Verträge längst digital erstellt, geprüft und archiviert. Die Unterschrift ist oft der letzte Schritt, der noch Papier erzeugt. Elektronische Signaturen schließen diese Lücke und machen den Abschluss ohne Medienbruch möglich.
Eine elektronische Signatur kann man sich wie eine handschriftliche Unterschrift in digitaler Form vorstellen. Statt auf Papier zu unterschreiben, läuft der gesamte Unterzeichnungsprozess digital ab. Die Bedeutung bleibt dabei dieselbe.
Die Unterschrift macht eine Erklärung verbindlich und eindeutig zuordenbar. Sie hält fest, wer signiert hat und worauf sich die Unterschrift bezieht. Je nach Signaturart lässt sich zusätzlich die Identität der unterzeichnenden Person verlässlicher nachweisen und es wird erkennbar, ob ein Dokument nachträglich verändert wurde.
Damit ist die elektronische Signatur ein wichtiger Baustein in digitalen Vertrags und Dokumentenprozessen, besonders wenn Abschlüsse schnell, sicher und nachvollziehbar erfolgen sollen.
Eine digitale Signatur zu erstellen ist in der Regel unkompliziert und dauert nur wenige Minuten.
1) Dokument auswählen und Signierablauf festlegen
2) Signaturstufe bestimmen und Signaturfelder setzen
Im nächsten Schritt wird je nach Bedarf die passende Signaturstufe ausgewählt (einfach, fortgeschritten (FES) oder qualifiziert (QES)). Anschließend werden die Signaturfelder im Dokument platziert, z. B. Unterschrift, Name und Datum. Damit ist eindeutig festgelegt, welche Angaben an welcher Stelle erfasst werden.
3) Signaturanfrage versenden und digital unterschreiben
Die Unterzeichnenden erhalten eine E-Mail mit einem sicheren Link zum Dokument. Die Prüfung und Signatur erfolgen direkt im Browser.
Für Unternehmen ist es besonders hilfreich, den Signaturprozess jederzeit verfolgen zu können. Sie sehen jederzeit, wer bereits unterschrieben hat und wo der Prozess gerade hängt. Bei Bedarf können Unterzeichner die Unterschrift auch ablehnen oder der Prozess kann storniert werden. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen an ausstehende Unterschriften senden, um Vertragsabschlüsse zu beschleunigen.
Mit ContractHero lässt sich eine elektronische Signatur direkt in der Software erstellen: Unterschriften anfordern, Reihenfolgen (parallel oder nacheinander) festlegen, Signaturpositionen definieren und den Status zentral verfolgen.
Die passende Lösung hängt von zwei Faktoren ab: Welche Rechtssicherheit wird benötigt? Und wie viele Verträge müssen im Schnitt unterzeichnet werden? Wer beides sauber bewertet, vermeidet unnötige Komplexität und spart Kosten.
1) Welche Signaturstufe ist wirklich nötig?
Die einfache elektronische Signatur eignet sich für unkritische Vorgänge und interne Freigaben, bei denen Geschwindigkeit im Vordergrund steht. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist sinnvoll, wenn Identität und Integrität besser abgesichert und nachvollziehbar dokumentiert werden sollen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die passende Wahl, wenn maximale Rechtssicherheit erforderlich ist oder verbindliche Vorgaben dies verlangen, etwa bei formalen Anforderungen, interner Compliance oder erhöhten Risiken.
2) Wie komplex ist der Signaturprozess im Alltag?
Einen Vertrag mit einer digitalen Signatur versehen können heute viele Tools. In der Praxis wird es aber schnell anspruchsvoller: mehrere Unterzeichnende, feste Reihenfolgen, Erinnerungen, Stellvertretungen, Abbrüche, Nachfragen. Dann wird entscheidend, ob eine Software Status, Verantwortlichkeiten und Nachweise sauber abbildet, damit nichts „im E-Mail-Postfach verschwindet“.
3) Nicht nur die Signatur betrachten, sondern den gesamten Prozess
Die Signatur ist oft nur ein Schritt. Wichtig ist, was davor und danach passiert: Versionen abstimmen, Dokumente ablegen, Fristen und Pflichten tracken, Berechtigungen steuern, Audit-Nachweise sichern. Wer dafür mehrere Einzellösungen nutzt, verliert schnell Zeit und Transparenz. Eine integrierte Lösung kann Prozesse deutlich vereinfachen, weil Signaturstatus, Dokument und Vertragshistorie an einem Ort zentral verfügbar sind.
4) Praktische Checkliste für die Tool-Auswahl
Für KMU ist es oft entscheidend, unkompliziert starten und schnell erste Ergebnisse erzielen zu können. Für größere Unternehmen werden Automatisierung, Berechtigungskonzepte, Audit-Trails und ein sauberer Überblick über viele parallele Prozesse wichtiger. Plattformen mit integrierter Signatur bündeln diese Schritte in einem System, ohne zusätzliche Tools, die parallel gepflegt werden müssen.
Elektronische Signaturen werden immer dann relevant, wenn Kommunikation und Vertragsabschlüsse digital stattfinden, also zwischen Personen oder Unternehmen, die sich häufig nicht persönlich gegenüberstehen. Damit rechtsverbindliches Handeln online funktioniert, müssen zwei Dinge verlässlich geklärt sein: Wer hat unterschrieben (Identität) und ob der Inhalt unverändert geblieben ist (Integrität). Genau hier setzt die digitale Signatur an: Sie schafft einen rechtssicheren Rahmen, in dem sich eine Zustimmung eindeutig zuordnen lässt und Manipulationen am Vertrag erkennbar werden.
In der Praxis zeigt sich der Nutzen besonders deutlich, wenn Verträge ohnehin digital erstellt und verarbeitet werden. Dann wirkt es wie ein Umweg, Dokumente auszudrucken, zu signieren, per Post zu versenden oder einzuscannen, nur um sie anschließend wieder digital abzulegen. Eine elektronische Signatur schließt diesen Medienbruch. Der gesamte Prozess bleibt digital, schneller und nachvollziehbar, ohne dass die Verbindlichkeit verloren geht.
Elektronische Signaturen sind vor allem deshalb so wertvoll, weil sie Vertrags- und Dokumentenprozesse deutlich einfacher machen. Statt auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und wieder zurückzuschicken, wird die Zustimmung digital erteilt und sauber dokumentiert.
Rechtlich gesehen können Verträge grundsätzlich digital abgeschlossen werden. Hintergrund ist der Grundsatz der Formfreiheit, der für zahlreiche Rechtsgeschäfte in Deutschland gilt. Entscheidend für den Vertragsabschluss ist die klare Willenserklärung beider Parteien. Trotzdem ist wichtig zu wissen, dass es Ausnahmen gibt. Bei bestimmten Verträgen und Dokumenten schreibt das Gesetz ausdrücklich die Schriftform vor, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier (§ 126 BGB). In solchen Fällen kann die Schriftform zwar oft durch die elektronische Form ersetzt werden, dann aber nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) (§ 126a BGB). Gleichzeitig gibt es Konstellationen, in denen die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist: Für Kündigungen und Aufhebungsverträge gilt zum Beispiel die Schriftform zwingend, digitale Signaturen sind hier nicht zulässig (§ 623 BGB). Genau deshalb lohnt sich vor dem Einsatz einer elektronischen Signatur immer ein kurzer Blick darauf, ob im konkreten Fall Schriftform erforderlich ist oder ob die elektronische Form ausgeschlossen wurde.
Grundsätzlich sind Verträge in Deutschland formfrei. Daraus ergibt sich: ein Vertrag darf digital geschlossen werden. Entscheidend ist, dass beide Seiten ihren Willen eindeutig erklären.
Nur bei bestimmten Vertragstypen schreibt das Gesetz eine bestimmte Form vor, z. B. die Schriftform mit Unterschrift. Sobald das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt, reicht „irgendein Klick“ oder ein eingetippter Name oft nicht aus. Genau dafür gibt es einen Ersatz in elektronischer Form und die ist im deutschen Recht klar geregelt:
Wenn die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden soll, muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden.
Damit ist auch der Kern beantwortet, warum die QES so besonders ist. Sie ist die Signaturstufe, die gesetzlich dafür vorgesehen ist, die Schriftform digital zu ersetzen. Das bedeutet praktisch: Wenn ein Dokument eine QES trägt und die elektronische Form zulässig ist, wird es rechtlich so behandelt, als wäre es mit Stift unterschrieben.
Die technische und rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen kommt in der EU aus der eIDAS-Verordnung. Sie legt fest, was eine QES erfüllen muss. Die QES ist nicht einfach nur „eine digitale Unterschrift“, sondern ein standardisiertes Sicherheits- und Nachweissystem. Ihre hohe Beweiskraft ergibt sich vor allem aus diesen Bausteinen:
Kurz gesagt: Die QES ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, weil Gesetz und EU-Standard gemeinsam sicherstellen, dass Identität, Zurechenbarkeit und Unveränderbarkeit zuverlässig nachgewiesen werden können.
Die Validierung einer digitalen Signatur erfolgt in mehreren Schritten, die sicherstellen, dass die Signatur authentisch ist und das Dokument nicht manipuliert wurde:
Dadurch lässt sich im Nachhinein zuverlässig prüfen, ob ein Dokument seit der Unterzeichnung unverändert geblieben ist und wer es signiert hat. Die Signatur wird mit prüfbaren Informationen und Protokolldaten verknüpft, sodass der Vorgang transparent nachvollziehbar bleibt. Jede nachträgliche Änderung am Dokument fällt bei der Prüfung auf, was die Sicherheit und Glaubwürdigkeit digital unterschriebener Unterlagen deutlich erhöht.
Eine zusätzliche Absicherung zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist der elektronische Zeitstempel. Während die QES vor allem belegt, wer unterschrieben hat und dass das Dokument seit der Signatur nicht unbemerkt verändert wurde, liefert der Zeitstempel den belastbaren Nachweis, wann ein Dokument in genau dieser Version vorlag.
Vereinfacht funktioniert das so: Aus dem Dokument wird eine digitale Prüfsumme gebildet (ein sogenannter Hash-Wert). Dieser Hash ist wie ein eindeutiger „Fingerabdruck“ der Datei. Eine zertifizierte Zeitstempelstelle (TSA) versieht diesen Fingerabdruck mit Datum und Uhrzeit und gibt den Zeitstempel zurück. Wird das Dokument später auch nur minimal geändert, entsteht ein anderer Hash – und die Abweichung ist sofort erkennbar. So lässt sich technisch leicht prüfen, ob die Datei seit dem Zeitpunkt des Zeitstempels unverändert geblieben ist.
Elektronische Signaturen sind auch im Kontakt mit Behörden grundsätzlich zulässig. Entscheidend ist, welche Form das jeweilige Verfahren verlangt. In manchen Fällen reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur, in anderen ist wegen der geforderten Nachweisbarkeit ausdrücklich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig.
Ein konkretes Praxisbeispiel ist das abfallrechtliche Nachweisverfahren (eANV): Dort ist nach § 17 Abs. 1 Nachweisverordnung (NachwV) – mit wenigen Ausnahmen – stets die QES zu verwenden, weil sie die eindeutige Zurechenbarkeit signierter Dokumente sicherstellt. Eine „Unterschrift auf dem Display“ wie beim Paketdienst erfüllt diese Anforderungen nicht.
Zusätzlich gibt es im Behördenumfeld häufig Dokumente, bei denen keine persönliche Willenserklärung im Vordergrund steht, sondern der Herkunftsnachweis. Hier kommt das elektronische Siegel ins Spiel. Es ist technisch mit Signaturen verwandt, wird aber einer Organisation (juristischen Person) zugeordnet und eignet sich überall dort, wo die Echtheit und Unverändertheit eines Dokuments bestätigt werden soll, ohne dass eine Person „unterschreibt“.
Digitale bzw. elektronische Signaturen sind in der Praxis meist schnell eingeführt. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die man im Blick behalten sollte. Der wichtigste Punkt dabei ist, dass nicht jedes Dokument die gleichen rechtlichen Anforderungen hat. In vielen Fällen reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Für bestimmte Vorgänge kann jedoch eine QES erforderlich sein oder die elektronische Form ist sogar ausgeschlossen. Deshalb lohnt sich vorab eine klare Zuordnung: Welche Dokumente werden typischerweise signiert und welche Signaturart ist dafür erforderlich?
1) Langfristige Beweiskraft
Digitale Signaturen sollen oft über Jahre belastbar bleiben – etwa für Audits, Compliance oder spätere Streitfälle. Da sich Technologie und Sicherheitsstandards weiterentwickeln, muss eine professionelle Lösung sicherstellen, dass Signaturen und Nachweise so verwaltet werden, dass Integrität und Prüfbarkeit auch langfristig erhalten bleiben.
2) Akzeptanz bei Geschäftspartnern
Digitale Signaturen funktionieren nur dann wirklich effizient, wenn alle Beteiligten den Prozess mitgehen. Manche Partner sind sofort vertraut damit, andere benötigen klare Anleitungen oder bevorzugen zunächst niedrigschwellige Signaturarten. Umso wichtiger ist ein Ablauf, der einfach zu bedienen ist und unterschiedliche Reifegrade auf der Gegenseite mitdenkt.
3) Sicherheit und Missbrauchsrisiken
Auch bei sicheren Verfahren bleiben Risiken wie Phishing, kompromittierte Postfächer, verlorene Zugangsmittel oder zu weit gefasste Berechtigungen möglich. Deshalb sollte der Anbieter Sicherheitsstandards konsequent umsetzen und beim Betrieb unterstützen – etwa durch klare Rollen, Protokollierung und sichere Authentifizierung. So wird Missbrauch nicht „wegversprochen“, aber praktisch wirksam reduziert.
4) Einführung und Prozesse im Alltag
Der Einführungsaufwand hängt stark von der Signaturstufe und der organisatorischen Komplexität ab. Identifizierung, Authentifizierung und je nach Team auch kurze Schulungen können notwendig sein – besonders, wenn mehrere Personen, feste Reihenfolgen, Vertretungen oder Freigaben abgebildet werden sollen. Ein sauber definierter Prozess verhindert, dass Signaturen im Alltag an Kleinigkeiten hängen bleiben.
5) Kosten und Skalierung
Kostenmodelle unterscheiden sich deutlich: pro Signatur, pro Nutzer oder als Abo. Entscheidend ist, dass das Modell zur erwarteten Vertragsmenge und zum Prozess passt – sonst wird es bei Wachstum unnötig teuer oder im Alltag unflexibel. Sinnvoll ist daher, neben dem Preis auch Skalierung, Support und Integrationsfähigkeit in die Bewertung einzubeziehen.
In der Praxis lohnt es sich, eine Signaturlösung zu wählen, die sich nahtlos in bestehende Vertragsprozesse einfügt. Genau darauf ist ContractHero ausgelegt: Elektronische Signatur Prozesse lassen sich direkt aus dem Vertrag heraus starten, je nach Anforderung flexibel als FES oder QES. Unterzeichnende benötigen dafür kein eigenes ContractHero-Konto, sondern unterschreiben per Einladungslink. Die Verifizierung erfolgt über einen Anbieter Ihrer Wahl. Gleichzeitig erfüllt ContractHero als ISO 27001-zertifiziertes Unternehmen hohe Standards für Informationssicherheit.
