Finanzierungsrunden optimal vorbereiten

Wenn die Geschäftsführung eine Finanzierungsrunde vorbereitet, bricht in der Finanzabteilung Hektik aus. Denn Investoren wollen detaillierte Zahlen und Informationen sehen: Vom Businessplan über Vermögensnachweise bis hin zu vertraglichen Verpflichtungen. Und die Deadlines dafür sind meistens knapp. Nun gilt es, diese Zahlen zusammenzutragen, zu konsolidieren und präsentierbar aufzubereiten.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Kapitalerhöhung einer lange etablierten Unternehmung handelt oder um Venture-Capital-Investitionen für ein Start-up. In jedem Fall wollen Kapitalgeber eine detaillierte Übersicht über sämtliche geschäftsrelevanten Fakten sehen:

• Businessplan mit glaubwürdigen Wachstumsprognosen
• Jahresberichte
• Vorhandenes Eigenkapital
• Beteiligungen des Unternehmens
• Beteiligungen am Unternehmen
• Kapitalbedarf
• Fixkosten der laufenden Verträge

Hintergrund des gewaltigen Informationsbedarfs bilden letztlich vier Schlüsselfragen, die sich jeder Investor stellt, bevor er sich an einem Unternehmen beteiligt:

1. Ist das Geschäftsmodell profitabel?
2. Wie zuverlässig sind die vorhandenen Informationen der Firma / über die Firma?
3. Gibt es verborgene Risiken, wie zum Beispiel künftige Verpflichtungen?
4. Mit welchem Return on Investment (ROI) kann ich rechnen?

Wo liegt nun eigentlich das Problem der Finanzabteilung?

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Herausforderungen der Finanzabteilung beim Vorbereiten von Finanzierungsrunden

Nur ein geringer Teil dieser Informationen kann die Finanzabteilung direkt aus den Buchhaltungs-Daten extrahieren. Die meisten Daten müssen von anderen Abteilungen erfragt werden: Personal, Marketing, Entwicklung, Produktmanage­ment, usw. Und hier liegen die größten Herausforderungen für die Finanzabteilung. Der Grund dafür sind drei Probleme, die fast jede Firma kennt:

• Dezentrale Ablage: Meistens führt jede Abteilung ihre eigene Datenablage, hat ihr eigenes "System", Dokumente zu klassifizieren und einzuordnen.
• Wissen: Keine Abteilung weiß genau, über welche Daten die anderen verfügen. Wenn das Finanzteam vom Marketingteam Informationen will, muss es spezifizieren, was benötigt wird. Oftmals weiß aber das Finanzteam nicht, wonach es fragen soll, und das Marketingteam weiß nicht, welche Art Dokumente das Finanzteam sucht.
• Zeitliche Koordination: Jede Abteilung hat ihre eigene Prioritätenliste. Und die Anfragen der Finanzabteilung stehen oft nicht zuoberst auf dieser Liste.

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Reverse Roadmapping für Finanzierungsrunden

Die Grundidee des Reverse Roadmapping lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

"Definiere das Ziel und rechne von dort zurück bis zur Gegenwart"

Für die Finanzabteilung, welche eine Finanzierungsrunde vorbereiten muss, bedeutet dies konkret:

1. Den Endzeitpunkt definieren, zu welchem die verschiedenen Unterlagen finalisiert vorliegen müssen.
2. Benötigten Zeitaufwand berechnen, um die Daten wie gewünscht aufzubereiten
3. Von dort aus zurückrechnen, bis wann welche Daten vorliegen müssen
4. Deadlines festsetzen für die Fertigstellung der Daten in den verschiedenen Kategorien
5. Dafür sorgen, dass alle Abteilungen, die Daten liefern müssen, diese Deadlines respektieren

Darüber hinaus gilt es selbstverständlich, einen zentralen Datenraum zu schaffen und mit der Geschäftsführung Form und Umfang der benötigten Reports, Präsentationen, Fact Sheets, usw. zu besprechen.

Reverse Roadmapping am Beispiel einer Finanzierungsrunde eines Start-ups

Die Start-up GmbH plant eine Finanzierungsrunde. Die Geschäftsführung will in exakt sechs Monaten den erfolgreichen Abschluss dieser Finanzierungsrunde verkünden.

Finale Deadline: 6 Monate ab heute

Man weiß, dass die Investoren bei Vorliegen der benötigen Informationen noch einen Monat benötigen, um die Finanzierungsrunde zu finalisieren, nachdem Sie sich für eine Investition entschieden haben. Dies beinhaltet unter anderem die Unterschrift von Verträgen, einen Termin beim Notar und die Überweisung des Geldbetrages.

Deadline für den Abschluss der Prüfung durch Investoren: 5 Monate ab heute

Damit die Investoren die vorhandenen Informationen gründlich prüfen können (due diligence), müssen diese in einem zentralen Datenraum zur Verfügung gestellt werden, auf den die Investoren zugreifen können. Und zwar vollständig, korrekt eingeordnet, sortiert und verständlich benannt. Für die Prüfung sind normalerweise 4 Wochen zu veranschlagen.

Deadline für die Fertigstellung des Datenraumes: 4 Monate ab heute

Um Investoren dazu zu motivieren, in Verhandlungen einzusteigen, müssen sie oft zuerst mit sogenannten "Teaser"-Präsentationen davon überzeugt werden, dass sich eine nähere Prüfung lohnt. Solche "Teaser" beinhalten grobe Angaben zum Finanzmodell sowie Daten aus der Vergangenheit, wie zum Beispiel Umsatzzahlen. Sie müssen spätestens 4 Monate vor dem geplanten Abschluss verfügbar sein.

Deadline für finalisierte Teaser-Präsentationen: 2 Monate ab heute

Je nach Situation benötigt man bis zu dreißig Feedbackschleifen, bis die Teaser-Präsentationen perfekt den Anforderungen der Geschäftsführung entsprechen. Oft liegen die Daten noch nicht in der benötigten Qualität vor, was zum Beispiel Rückfragen beim Steuerbüro oder der Rechtsabteilung erforderlich macht. Auch dafür ist genügend Zeit einzurechnen!

Deadline für die "Version 1" der Teaser-Präsentationen: 1 Monat ab heute

Schematische Darstellung  der erarbeiteten Reverse Roadmap:

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Anforderungen an die Datenablage

Damit die Finanzierungsrunde möglichst reibungslos vonstatten geht, lohnt es sich, gründlich über die Ablage der Daten und Dokumente nachzudenken, welche zusammengetragen werden und während des Prozesses greifbar sein müssen.

Welche Anforderungen muss die Ablage erfüllen, damit daraus ein optimaler "Datenraum" wird?

• Schnelligkeit und Übersicht lauten hier die Hauptkriterien: Die User müssen die Ablage nach Kategorie geordnet abrufen und anhand von Stichworten durchsuchen können
• Sprache: Oft werden Verhandlungen mit Investoren in Englisch geführt – manchmal auch in mehreren Sprachen, je nach Grad der Internationalisierung der Finanzierungsrunde. Dies sollte beim Aufsetzen der Vertragsdatenbank und bei der Einlieferung von Informationen durch andere Abteilungen von Anfang an berücksichtigt werden.
• Zentrale Vertragsdatenbank: Alle aktuellen und künftigen Verbindlichkeiten müssen hier abrufbar sein. Eine vollständige Vertragsübersicht ist – wie bereits erklärt –, entscheidend für das Einschätzen der künftigen Verbindlichkeiten.
• Aggregate: Im Idealfall können User die Eckwerte aus Verträgen auch auf einem Dashboard mit aggregierten Daten studieren.

Um die Datenablage zeitsparend aufzubauen, können Online Tools eingesetzt werden, welche helfen, die Dokumente zu scannen, Informationen automatisch zu extrahieren und Ordnung in die Datenflut zu bringen. Eines dieser Tools ist ContractHero. Hier finden Sie weitere Informationen zur Software für Vertragsmanagement.

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