Dokumente digitalisieren: Richtlinien, Umsetzung und Archivierung

Inhaltsverzeichnis

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet eine Vielzahl von Vorteilen – von effizienteren Arbeitsprozessen bis hin zu einem nachhaltigeren Umgang mit Ressourcen. Doch wie gelingt die digitale Transformation von Unterlagen in Papierform? Der Blogbeitrag zeigt auf, welche Aspekte bei der Digitalisierung von Dokumenten zu beachten sind und liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die praktische Umsetzung.

Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?

Die Digitalisierung von Dokumenten beschreibt den Prozess, Papierunterlagen in ein digitales Format wie eine PDF umzuwandeln. Dabei kommen verschiedene Technologien wie Dokumentenscanner oder Smartphone-Kameras zum Einsatz. Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitalisierte Dokumente sind einfacher zugänglich, effizient zu archivieren und sicherer gegenüber physischen Verlusten.

Doch Digitalisierung ist mehr als nur das Scannen von Dokumenten. Sie erfordert auch ein durchdachtes Konzept zur Organisation und Speicherung. Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools lässt sich eine langfristige Effizienzsteigerung erreichen. Neben der technischen Umsetzung spielt auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben eine zentrale Rolle, insbesondere in Bereichen wie Datenschutz und Revisionssicherheit.

Warum ist es sinnvoll, Dokumente zu digitalisieren?

Mehr Sicherheit

Digitale Dokumente sind weniger anfällig für physische Schäden wie Feuer oder Wasser. Zudem ermöglicht die Einhaltung von Standards wie GoBD und Revisionssicherheit eine gesetzeskonforme Speicherung. Datenschutzmanagement-Software kann dabei unterstützen, personenbezogene Zugriffe einzuschränken und sensible Daten effektiv zu schützen. Dank sicherer Cloud-Systeme und Verschlüsselungstechnologien können alle Dokumente sicher aufbewahrt und gleichzeitig vor Verlust geschützt werden. Zudem bieten digitale Systeme oft die Möglichkeit, Berechtigungen individuell anzupassen und Zugriffe genau zu protokollieren.

Höhere Flexibilität

Mit digitalisierten Dokumenten sind ortsunabhängiges Arbeiten und verbesserte Zusammenarbeit möglich. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro – digitale Prozesse sorgen für einen schnellen und einfachen Zugriff. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es Teams, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, Änderungen zu verfolgen und Kommunikationsprozesse nahtlos zu integrieren. Funktionen wie die digitale Signatur von Verträgen ermöglichen flexible und beschleunigte Arbeitsabläufe. Zudem fördern sie nachhaltige Praktiken, indem sie den Papierverbrauch erheblich reduzieren.

Effizienteres Arbeiten

Digitalisierte Dokumente können durch automatisierte Prozesse schneller organisiert und archiviert werden. Ein effektives Dokumentenmanagement ermöglicht es zudem, digitale Dateien einfach zu durchsuchen, zu sortieren und zu teilen. Best Practices zeigen, dass Unternehmen wie die Hausverwaltung Stocky bis zu 90 % Zeitersparnis beim Auffinden von Informationen erzielen.

Durch den Einsatz moderner Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) können Inhalte automatisch erkannt und klassifiziert werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. So können wiederkehrende Aufgaben wie die Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Projekten oder Kategorien automatisiert werden.

Mehr Platz im Büro

Nicht der relevanteste Faktor, aber auch nicht unerheblich: Analoge Dokumente nehmen viel Platz ein. Weniger durch Ordner überfüllte Büroschränke schaffen Freiraum für eine strukturiertere und übersichtlichere Arbeitsumgebung. Digitalisierung sorgt nicht nur für Ordnung, sondern legt den Grundstein für das papierlose Büro und ermöglicht eine bessere Nutzung der Büroflächen.

Anwendungsbereiche der Digitalisierung von Dokumenten

Grundsätzlich können alle papierbasierten Unterlagen digitalisiert werden, wenn dabei bestimmte Anforderungen wie den GoBD-Richtlinien und Revisionssicherheit eingehalten werden (weitere Informationen im nächsten Abschnitt). Doch nicht jedes Dokument darf nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Dokumente mit Beweiskraft oder besonderem rechtlichen Status

Originale von notariellen Urkunden, Wertpapieren oder Erbverträgen sowie Zollpapieren oder Dokumenten mit Nachweisführung sollten weiterhin physisch aufbewahrt werden, da diese Unterlagen oft einen besonderen rechtlichen Status besitzen. In Streitfällen dienen sie als Beweismittel, wobei nicht alle Gerichte ausschließlich digitale Kopien akzeptieren. Daher ist es ratsam, im Zweifelsfall rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen bei der Dokumentendigitalisierung erfüllt sind.

Zusätzlich ist die Prüfung branchenspezifischer Anforderungen unabdingbar, um sicherzustellen, dass die Dokumentation den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Beispielsweise gelten im Gesundheitswesen besonders strenge Vorschriften, die eine präzise Planung und Umsetzung der Digitalisierung erfordern. Eine sorgfältige Analyse der rechtlichen Rahmenbedingungen ist essenziell für den korrekten Umgang mit Dokumenten in digitaler und physischer Form.

Was ist vor dem Digitalisieren zu beachten?

Einhaltung der GoBD-Richtlinien

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen (GoBD) schreiben vor:

  • Nachvollziehbarkeit: Dokumente müssen eindeutig archiviert und änderungssicher gespeichert werden.
  • Zeitnahe Erfassung: Dokumente sollten innerhalb von 10 Tagen digitalisiert werden.
  • Fälschungssicherheit: Digitale Kopien dürfen nicht nachträglich verändert werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Buchung oder Aufzeichnung muss einzeln nachvollziehbar sein.
  • Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen müssen enthalten sein, und es dürfen keine Daten verloren gehen.
  • Ordnung: Die Archivierung muss logisch strukturiert und übersichtlich sein.
  • Richtigkeit: Die Daten müssen den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen und dürfen nicht fehlerhaft sein.
  • Beweiskraft: Digitale Kopien müssen so gesichert sein, dass sie im Streitfall vor Gericht als Beweis anerkannt werden können.

Die Einhaltung dieser Richtlinien ist entscheidend, um rechtliche und steuerliche Vorgaben zu erfüllen. Besonders in Deutschland unterliegen elektronische Dokumente strengen Anforderungen, die eine ordnungsgemäße Speicherung sicherstellen. Mehr dazu finden Sie in den offiziellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre digitalen Systeme den aktuellen Standards entsprechen und regelmäßig überprüft werden. 

Verfahrensdokumentation

Eine detaillierte Dokumentation der Scan-Prozesse und eingesetzten Technologien ist essenziell. Sie dient als Nachweis für die ordnungsgemäße Digitalisierung. Die Verfahrensdokumentation sollte folgende Punkte enthalten:

  • Beschreibung der eingesetzten Hardware und Software
  • Detaillierte Darstellung des Scan-Prozesses
  • Protokollierung von Zugriffsrechten und Änderungen
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens

Eine gründliche Verfahrensdokumentation ist nicht nur ein rechtliches Erfordernis, sondern auch ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung interner Prozesse.

Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit

Elektronische Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie jederzeit geprüft werden können. Dazu gehört die Nutzung revisionssicherer Systeme wie PDF/A-Formate. Wichtig ist, dass alle Änderungen protokolliert und nachvollziehbar gespeichert werden. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre digitalen Archive den aktuellen rechtlichen Standards entsprechen, um möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.

Nach diesen Vorschriften müssen folgende Dokumente aufbewahrt werden:

  • 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen, Dokumente zur Besteuerung.
  • 6 Jahre: Handelsbriefe (ein- und ausgehende Korrespondenz, die ein Geschäft betrifft), sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sein könnten.

Die Aufbewahrungsfrist, beispielsweise für einen Beleg, beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Zusätzlich gibt es branchenspezifische Anforderungen, unter anderem im Arbeitsrecht und bei Arbeitsverträgen.

Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Archive rechtskonform und revisionssicher sind, finden Sie auf der offiziellen Seite des Bundesfinanzministeriums eine detaillierte Übersicht über die Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten und die gesetzlichen Grundlagen.

Dokumente digitalisieren: Schritt-für-Schritt

Schritt 1: Wahl der Hardware & Software

  • Hardware: Entscheiden Sie sich für Scanner oder Kameras, die eine hohe Scanqualität liefern. Auch mit einer geeigneten App können Papierdokumente gescannt werden. Scanner mit automatischer Zuführung eignen sich besonders für große Mengen an Papierdokumenten.
  • Software: Nutzen Sie ein Programm oder ein Tool, das die Dokumente automatisch archiviert und verschlagwortet. Viele Tools bieten auch integrierte OCR-Technologien, die den Digitalisierungsprozess effizienter gestalten.
  • Dienstleister: Bei großen Papierarchiven lohnt sich für den Scan die Zusammenarbeit mit professionellen Anbietern. Diese bieten oft zusätzliche Services wie Datenklassifikation und rechtssichere Speicherung an.

Schritt 2: Vorbereitung & Einscannen der Dokumente

  • Dokumente vorbereiten: Sortieren, reinigen und Heftklammern entfernen. Beschädigte Dokumente sollten vorsichtig behandelt werden, um den Scanprozess nicht zu beeinträchtigen.
  • Scannen oder Fotografieren: Verwenden Sie geeignete Geräte und Anwendungen für qualitativ hochwertige digitale Kopien. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Inhalte gut lesbar sind.

Schritt 3: Organisation und Archivierung

  • Dateibenennung: Sinnvolle Namen und Ordnerstrukturen erleichtern die Organisation. Ein einheitliches Benennungsschema hilft, Dokumente schnell wiederzufinden.
  • OCR-Technologie: Verwenden Sie Texterkennung, um Inhalte leichter durchsuchbar zu machen. Moderne Anwendungen können Texte auch aus handschriftlichen Notizen extrahieren.
  • Backup: Sichern Sie Dateien in der Cloud oder auf Servern. Regelmäßige Backups sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden.

Schritt 4: Verwaltung digitaler Dokumente

Mit einer digitalen Ablage, die als Dokumentenmanagement-System (DMS) fungiert, lassen sich digitale Dateien speichern und verwalten. Diese Systeme bieten oft praktische Funktionen wie automatische Vertragsanalysen und Erinnerungen für Fristen.

Fazit

Die Digitalisierung von Dokumenten bringt erhebliche Vorteile für Unternehmen und Privatpersonen. Von höherer Sicherheit über gesteigerte Effizienz bis hin zu flexiblerer Zusammenarbeit – die Umstellung auf digitale Prozesse zahlt sich aus. Dabei ist es entscheidend, die richtigen Technologien und Strategien einzusetzen.

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Sebastian Wengryn
CEO
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