Compliance verbessern: Wie Vertragsverwaltungssoftware Ihr Unternehmen zukunftssicher macht

Was ist Compliance?

Compliance bezeichnet die Beachtung gesetzlicher Vorgaben sowie firmeninterner Richtlinien. Es gewährleistet die rechtliche Absicherung und fördert das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden.

Im Kontext eines Unternehmens umfasst Compliance spezielle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Geschäftsführung sowohl rechtskonform als auch in Übereinstimmung mit hohen ethischen Standards handelt. Diese Maßnahmen haben das Ziel, mögliche Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien aufzudecken oder, noch besser, sie von vornherein zu verhindern. Sie können in Form von internen Regeln und Richtlinien implementiert werden, aber auch durch gesetzliche Vorgaben bestimmt sein.


Verträge sind das Fundament der Compliance

Grundlagen und Bedeutung

In der Regel stellen Verträge das zentrale Steuerungsinstrument für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien dar. Sie enthalten häufig explizite Bestimmungen und Kriterien, die die Art und Weise festlegen, wie Geschäftsprozesse durchzuführen sind, um Compliance-Risiken zu minimieren. Von Datenschutzvereinbarungen und Geheimhaltungsverpflichtungen bis hin zu Liefer- und Leistungsbedingungen definieren Verträge die spezifischen Pflichten und Rechte der Vertragsparteien.


Statistische Relevanz

Eine kürzlich durchgeführte Studie von Drata zeigt, dass 91% der befragten Unternehmen planen, in den nächsten fünf Jahren Maßnahmen zur kontinuierlichen Compliance-Umsetzung zu ergreifen. Des Weiteren berichten 87% der Organisationen von negativen Auswirkungen aufgrund mangelhafter Compliance-Strukturen. Dies reicht von finanziellen Strafen über Reputationsschäden bis hin zu operativen Einschränkungen.

Mehr als nur Überprüfungen

Während häufig der Eindruck entsteht, Contract Compliance beschränke sich auf regelmäßige Audits, KPI-Tracking und das Führen von Protokollen, ist das Spektrum tatsächlich deutlich vielschichtiger. Eine effektive Compliance-Strategie beinhaltet sowohl proaktive als auch reaktive Maßnahmen. Hierzu zählen Risikoanalysen, Schulungen für Mitarbeiter, laufende Überwachung von Vertragsbeziehungen und die Implementierung technologischer Lösungen zur Automatisierung und Überwachung von Verträgen.


Rechtliche Grundlagen

Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist nicht nur eine organisatorische Verpflichtung, sondern auch gesetzlich geregelt. In Deutschland dient der Deutsche Corporate Governance Kodex als zentrales Regelwerk, das die Grundsätze guter Unternehmensführung definiert und somit die Grundlage für ethisches und verantwortungsvolles Handeln in Unternehmen schafft.

Neben diesen allgemeinen Regelungen gibt es auch interne Richtlinien, die von Unternehmen selbst erstellt werden, um ihre eigenen Standards und Prinzipien zu definieren. Zudem können je nach Branche und Geschäftsfeld spezielle Vorschriften und Bestimmungen gelten, die sicherstellen, dass die spezifischen Risiken und Anforderungen eines Sektors berücksichtigt werden. Dieses Zusammenspiel von nationalen, internationalen, internen und branchenspezifischen Vorgaben bildet ein komplexes und vielschichtiges Regelwerk, das die Compliance in Unternehmen bestimmt und ständige Aufmerksamkeit erfordert.


Arten von Compliance-Verstößen

Die Spannbreite potenzieller Compliance-Verstöße kann von eher geringfügigen Vergehen bis hin zu schwerwiegenden Rechtsbrüchen reichen. Dies beginnt bei der Nichtbeachtung gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Richtlinien und erstreckt sich bis zu gravierenden Delikten wie Geldwäsche und Kartellrechtsverletzungen. Im Kontext moderner Geschäftspraktiken sollten insbesondere Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen, IT-Sicherheitsrichtlinien und Arbeitsrecht hervorgehoben werden.

Datenschutzverstöße können beispielsweise das unsachgemäße Speichern oder Teilen persönlicher Daten umfassen, während IT-Sicherheitsverletzungen sich auf das Versäumnis der Einhaltung von Sicherheitsprotokollen oder den unerlaubten Zugriff auf sensible Daten beziehen können. Verstöße im Bereich des Arbeitsrechts könnten wiederum von Diskriminierung am Arbeitsplatz bis hin zu Verletzungen des Arbeitsschutzgesetzes reichen. Jede dieser Kategorien birgt spezifische Risiken und Herausforderungen und erfordert daher eine individuelle, mehrschichtige Herangehensweise im Compliance-Management.


Folgen von Non-Compliance

Die Nichtbeachtung von Compliance-Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften, auch als Non-Compliance bezeichnet, hat weitreichende Konsequenzen. Diese können finanziell und rechtliche Konsequenzen haben und der Reputation eines Unternehmens schaden.


Bußgelder

Gemäß Artikel 83 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens verhängt werden. Ein praxisnahes Beispiel hierfür wäre ein Unternehmen, das Kundendaten ohne ausreichende Verschlüsselung speichert, wodurch es zu einem Datenleck kommt. Wenn die Datenschutzbehörden dies feststellen, könnte dem Unternehmen ein Bußgeld in Höhe von 10 Millionen Euro oder 2% seines weltweiten Jahresumsatzes auferlegt werden.

Bei besonders gravierenden Verstößen, wie beispielsweise dem vorsätzlichen Verkauf von Kundendaten an Dritte, können diese Strafen sogar auf bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes ansteigen


Negative Reputation

Abseits von direkten finanziellen und rechtlichen Konsequenzen kann Non-Compliance auch schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmensimage haben. Ein Vertrauensverlust bei Kunden, Investoren und Partnern kann langfristige Geschäftsbeziehungen gefährden und sich negativ auf den Marktwert auswirken.

Wirtschaftliche Konsequenzen

Darüber hinaus kann Non-Compliance dazu führen, dass ein Unternehmen von Ausschreibungen und Projekten ausgeschlossen wird oder Lizenzvereinbarungen und Verträge gekündigt werden. Der Verlust von Geschäftsmöglichkeiten kann sich dementsprechend negativ auf die Umsatzentwicklung auswirken.


Tipps, wie Sie Ihre Compliance verbessern

Zielsetzung und KPIs

Die Festlegung klarer Zielsetzungen und Key Performance Indicators (KPIs) bilden die Grundlage für die erfolgreiche Verwaltung, Überwachung und Ausführung Ihrer Vertragsbeziehungen. Durch präzise Ziele können Sie die Effizienz der Vertragsverhandlungen steigern, eine effektive Risikobewertung durchführen und eine zielgerichtete Vertragsausführung sicherstellen. Dies ist aus Compliance-Sicht besonders relevant, weil dadurch die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und unternehmensinterner Richtlinien erleichtert wird.

ContractHero unterstützt Sie dabei, spezifische Kategorien und Felder zu kreieren, die Ihre Compliance-relevanten Messgrößen spiegeln. Beispielsweise können Sie Felder für den Compliance-Score, die Vertragslaufzeit oder für jährliche Überprüfungstermine einrichten. Durch diese individualisierte Ansicht können Sie KPIs präzise erfassen und kontinuierlich überwachen, was die systematische Steuerung Ihrer Compliance erleichtert.


Rollen und Zuständigkeiten

Die Unklarheit über Verantwortlichkeiten im Unternehmen stellt ein erhebliches Risiko für Compliance-Verstöße dar. Dies gilt insbesondere, wenn unbefugte Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Verträgen erhalten, was wiederum eine Vielzahl weiterer, teils gravierender Probleme und Risiken mit sich bringt. Im schlimmsten Fall könnte dies dazu führen, dass diese Mitarbeiter vertrauliche Informationen an unbefugte Dritte weitergeben, sei es unbeabsichtigt oder mit betrügerischer Absicht.

Um solche Risiken effektiv zu steuern und die Compliance sicherzustellen, bietet ContractHero ein zentrales Rechtemanagement an. Hier können für jeden Nutzer spezifische Lese- und Schreibrechte auf Vertragsebene festgelegt werden. Dies schafft nicht nur klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, sondern minimiert auch das Risiko, dass sensible Vertragsinformationen in die falschen Hände gelangen.

Für weitere Einblicke in die Verwaltung von Zugriffsrechten, laden wir Sie ein, unser Informationsvideo hier anzusehen: https://www.youtube-nocookie.com/embed/5yTu0C2OPkA?si=Wu2-gFdpA2CErSpM

Organisierte Vertragsdatenbank

Eine unstrukturierte Vertragsdatenbank kann zu ernsthaften Compliance-Risiken für Ihr Unternehmen führen. Die Herausforderungen reichen von der Unfähigkeit, relevante Verträge und ihre Konditionen zeitnah aufzufinden, bis hin zur Gefahr von Datenschutzverletzungen oder unbefugtem Zugriff auf vertrauliche Vertragsdaten.

Unsere Software bietet hierfür eine umfassende Lösung mit einer zentralisierten, sicheren und strukturierten Vertragsdatenbank. ContractHero wird auf ISO 27001 zertifizierten Servern gehostet. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung der europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen, sondern bietet auch eine robuste Infrastruktur zur sicheren und strukturierten Speicherung aller Ihrer Verträge.



Automatisierung

Manuelle Verwaltungsprozesse für Verträge sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für menschliche Fehler, die in der Komplexität des Vertragsmanagements und der Compliance leicht übersehen werden können. Ein einziger Fehler, wie das Versäumen einer Kündigungsfrist oder die Nichtbeachtung einer Vertragsklausel, kann weitreichende finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben.

ContractHero adressiert diese Herausforderungen durch OCR-Texterkennung und automatische Vertragsanalyse. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermöglicht es, gescannte Dokumente und Bilder in durchsuchbaren Text umzuwandeln, sodass wichtige Vertragsdetails schnell identifiziert und kategorisiert werden können. Durch die automatische Vertragsanalyse können komplexe Klauseln und Bedingungen ohne manuelle Durchsicht erfasst und bewertet werden, was eine immense Zeitersparnis und erhöhte Genauigkeit bedeutet.



Audits

Eine effektive Compliance-Strategie muss die Überwachung und Bewertung der Compliance-Leistung umfassen. Dazu gehören regelmäßige interne Überprüfungen sowie externe Audits, die dazu dienen, die Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch externer gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten.

Die Mehrmandantenfähigkeit von ContractHero erlaubt eine zentralisierte Verwaltung von verschiedenen Gesellschaften, Standorten oder Teams. Dank dieser integrierten Funktionen können Audits fokussiert, effizient und zeitnah durchgeführt werden, sodass Sie proaktiv potenzielle Schwachstellen identifizieren und Compliance-Risiken minimieren können.



Aktualisierung von Verfahren gemäß rechtlichen Änderungen

Wenn neue Gesetze verabschiedet oder bestehende Regelungen geändert werden, ist eine zügige Aktualisierung der internen Verfahren unerlässlich. Dies kann die Überarbeitung von Vertragsklauseln, die Schulung der Mitarbeiter zu den neuen Vorgaben oder die Implementierung neuer Technologien zur Überwachung und Einhaltung der Richtlinien umfassen. Eine Verzögerung in diesem Prozess kann zu ernsthaften Compliance-Verstößen und daraus resultierenden Strafen führen.

Wenn Verträge aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben angepasst und erneut unterzeichnet werden müssen, bietet ContractHero eine vollintegrierte Lösung für digitale Signaturen. Dies beschleunigt den Prozess der Vertragsanpassung, da keine physischen Dokumente versendet werden müssen und Verträge digital verifiziert werden können.



ContractHero bietet Ihnen somit eine ganzheitliche, anpassbare Lösung für ein effizientes Vertragsmanagement und für die Sicherstellung der Compliance in Ihrem Unternehmen. Durch den Einsatz unserer Software können Sie Risiken minimieren, die Effizienz steigern und die rechtliche Konformität Ihres Unternehmens sicherstellen.
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Sebastian Wengryn
CEO

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