Wie KI-gestützte Vertragsanalyse Prozesse vereinfacht und Zeit spart

Die Digitalisierung hat weitreichende Veränderungen in zahlreichen Geschäftsbereichen bewirkt, insbesondere durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie der Künstlichen Intelligenz (KI). Im Bereich des Vertragsmanagements trägt KI dazu bei, Prozesse effizienter und genauer zu gestalten. Eine Analyse von Goldman Sachs hat ergeben, dass der Einsatz von Automatisierung im Vertragsmanagement Verhandlungen um bis zu 50% beschleunigen kann. Dank KI-Technologie können Vertragsinhalte präzise und schnell analysiert werden, was zu fundierten Entscheidungen und einer optimierten Ressourcennutzung führt.

Einführung in die Vertragsanalyse

Die Vertragsanalyse stellt einen zentralen Schritt im Vertragsmanagement dar. Sie dient dazu, die Inhalte und Details eines Vertrages systematisch zu erfassen. Mit dem Fortschritt der Technologie, insbesondere in Bereichen wie künstlicher Intelligenz, hat sich auch die Art und Weise, wie Verträge analysiert werden, weiterentwickelt. Eine KI-gestützte Vertragsanalyse nutzt Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und maschinelles Lernen, um den gesamten Vertragstext zu analysieren, auszuwerten und in seine einzelnen Bestandteile zu zerlegen. Solche modernen Tools sind in der Lage, spezifische Vertragsdetails – sei es Fristen, Verpflichtungen oder andere relevante Aspekte präzise zu identifizieren und zu kategorisieren. Das Ergebnis ist ein schneller und umfassender Einblick in die wichtigsten Vertragsinformationen, die das Vertragsmanagement erheblich erleichtern und optimieren.

Die Vorteile von KI-gestütztem Vertragsmanagement: Heute

  • Schnelles und zeitsparendes Arbeiten mit Verträgen: Das manuelle Erfassen von Verträgen kann sowohl zeitaufwendig als auch anfällig für Fehler sein, insbesondere wenn es um hunderte von Verträgen geht. Um diese Prozesse zu vereinfachen und sicherer zu gestalten, können heute relevante Daten aus Verträgen automatisch extrahiert werden.
  • Sinnvolle Kategorisierung: Künstliche Intelligenz (KI) kann Vertragsinformationen effizient kategorisieren und indizieren. Wichtige Details wie Laufzeit, Enddatum, Vertragspartner und Vertragskategorie werden dabei erfasst. Zusätzlich kann die Optical Character Recognition (OCR) Funktion genutzt werden, um Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern durchsuchbar zu machen, zu extrahieren und automatisch zu kategorisieren. Dies beschleunigt nicht nur die Einarbeitungsphase neuer Verträge, sondern schützt auch vor Risiken, die mit manueller Dateneingabe einhergehen.



Während die gegenwärtigen KI-Tools bereits einen erheblichen Mehrwert in der Vertragsverwaltung bieten, steht die nächste Generation der Technologie kurz vor der Markteinführung. Sie wird die Möglichkeiten der Datenanalyse und -interpretation noch weiter vertiefen.

Die Vorteile von KI-gestütztem Vertragsmanagement: In der Zukunft

Effektive Verwaltung großer Datenmengen

Zukünftige KI-basierte Werkzeuge könnten die Vertragsverwaltung revolutionieren, indem sie umfangreiche Datenmengen nicht nur verarbeiten, sondern auch detailliert analysieren. Diese fortschrittlichen Werkzeuge werden darauf ausgelegt sein, komplexe Muster in Vertragsdaten zu erkennen. Diese Fähigkeit wird besonders nützlich sein, da Muster oft Aufschluss über wiederkehrende Themen oder potenzielle Risiken in Verträgen geben können.

Darüber hinaus wird die zukünftige KI in der Lage sein, unerwartete Anomalien aufzudecken. Zum Beispiel könnte sie ungewöhnliche Klauseln in einem Vertrag aufspüren oder Abweichungen von den Standard-Vertragsbedingungen identifizieren. Solche Anomalien frühzeitig zu entdecken, wird entscheidend sein, um potenzielle Probleme zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Das Endergebnis wird eine optimierte Vertragsverwaltung sein, die zu schnelleren, präziseren und kosteneffizienteren Ergebnissen führen wird.

Integrierte Überprüfungsprozesse

In der Zukunft könnten KI-basierte Vertragsverwaltungslösungen zahlreiche Funktionen und Prozesse auf einer einzigen Plattform vereinen. Sie würden verschiedene Tools kombinieren, wodurch Nutzer nicht zwischen unterschiedlichen Anwendungen hin und her wechseln müssten, um Verträge zu überprüfen oder zu bearbeiten. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und steigert die Effizienz. Zudem würden diese zukünftigen Systeme einen schnellen Zugriff auf relevante Vertragsinformationen ermöglichen und könnten sogar automatisierte Antworten generieren. Dies vereinfacht und beschleunigt das Reagieren auf vertragsbezogene Anfragen und Anforderungen.

Risikominimierung und Konsistenz

KI-getriebene Vertragssoftware könnte Nutzern Tools zur Verfügung stellen, die für die Konsistenz und Einheitlichkeit in Verträgen sorgen. Ein zentrales Merkmal könnten vordefinierte Vorlagen sein, die auf Basis von mit Natural Language Processing (NLP) analysierten Daten generiert werden, um standardisierte Begriffe und Klauseln bereitzustellen. Nutzer könnten diese Vorlagen verwenden, um bei der Erstellung neuer Verträge Konsistenz zu gewährleisten. Zusätzlich könnte die Software eine Abweichungserkennungsfunktion bieten. Wenn ein Nutzer einen Vertrag eingibt oder hochlädt, der von den Standardformulierungen abweicht, würde die Software diese Abweichungen automatisch erkennen und den Nutzer darauf hinweisen. Dies würde es ermöglichen, Variationen in Vertragsklauseln effektiv nachzuverfolgen. Bei Erkennung von Abweichungen oder potenziellen Fehlern könnte die Software automatisierte Überarbeitungsvorschläge machen. Dies würde nicht nur helfen, menschliche Fehler zu minimieren, sondern auch sicherstellen, dass der Vertrag den Unternehmensstandards entspricht. So könnten Unternehmen Variationen in Vertragsklauseln effektiv nachverfolgen, standardisieren und das Risiko menschlicher Fehler und Unstimmigkeiten minimieren.

Skalierbarkeit

KI-gestützte Software lässt sich im Vergleich zu den begrenzten menschlichen Kapazitäten problemlos mit den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens skalieren – ohne die Kosten für zusätzliches Personal. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen 100 oder 10.000 Verträge zu verarbeiten hat, kann eine zukünftige KI-gestützte Lösung diese Aufgabe mühelos bewältigen. Dies bietet Unternehmen die Flexibilität, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen, ohne in zusätzliche Ressourcen oder Schulungen zu investieren.

Optimale Vertragsanalyse mit ContractHero

ContractHero nutzt die KI-Technologie, um essentielle Vertragsdaten automatisch aus den Dokumenten auszulesen. Dabei identifiziert und extrahiert die KI spezifische Daten wie den Namen des Vertragspartners, relevante Laufzeit- und Kündigungsdaten sowie finanzielle Details, beispielsweise monatliche Zahlungen. Nachdem diese Daten automatisch erfasst wurden, werden sie direkt in die zugehörigen Felder im System eingetragen. So bietet ContractHero dem Nutzer bereits eine umfassende Datenbasis, die er bei Bedarf noch weiter ergänzen kann. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, indem ein Großteil der erforderlichen Informationen bereits vorausgefüllt ist. Wenn Sie am potenziellen Return on Investment bei der Implementierung von ContractHero interessiert sind, laden wir Sie herzlich dazu ein, unseren ROI-Rechner in Anspruch zu nehmen.
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Fazit

Die Digitalisierung, insbesondere durch den Einsatz von KI, hat das Vertragsmanagement fundamental verändert. Traditionelle Methoden, die zeitaufwendig, fehleranfällig und oft nicht skalierbar sind, werden durch effiziente, genaue und skalierbare KI-gestützte Verfahren abgelöst. Die KI-Technologie ermöglicht nicht nur eine rasche und gründliche Analyse von Verträgen, sondern reduziert auch menschliche Fehler und fördert das Verständnis komplexer Inhalte. Lösungen wie ContractHero verwenden diese Technologie, um durch die KI-basierte Vertragsanalyse Prozesse rund um Verträge zu optimieren und Unternehmen dabei zu helfen, wertvolle Ressourcen einzusparen. Ein Beispiel dafür ist das Unternehmen hhpberlin, welches durch die Software von ContractHero bereits im ersten Geschäftsjahr Einsparungen in Höhe von 100.000 Euro realisieren konnte.

Sebastian Wengryn
CEO

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