Einfache elektronische Signatur – Was ist sie und wie funktioniert sie?

Verträge digital unterschreiben statt ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Für viele Unternehmen klingt das verlockend, aber die Frage bleibt: Welche Form der elektronischen Signatur ist rechtlich ausreichend und wann wird mehr verlangt? Die Antwort hängt vom Vertragstyp und dem damit verbundenen Haftungsrisiko ab. In diesem Artikel erfahren Sie, was die einfache elektronische Signatur genau ist, für welche Dokumente sie im Unternehmensalltag ausreicht und wo die Grenzen zu fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen liegen.

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Welche Bedeutung haben einfache elektronische Signaturen für Unternehmen?

Bekanntermaßen gelten Verträge erst dann als rechtskräftig, wenn „die Tinte trocken ist“. Man könnte auch sagen, die Signatur macht den Vertrag – und das gilt selbstverständlich auch für digitale Signaturen unter digitalen Verträgen. Daher ist es auch nur logisch, dass sich ContractHero mit der Erweiterung seiner digitalen Vertragsmanagement-Lösung dem Thema Unterschrift gewidmet hat. Von nun an können ContractHero Nutzer Unterschriften ihrer Vertragspartner direkt über die Software anfordern. Anders gesagt, ContractHero öffnet sich für Neuverträge. 

Welche Bedeutung dies für den Bereich Digitales Vertragsmanagement hat, welche Vorteile sich für mittelständische Unternehmen und Startups daraus ergeben und welche Pluspunkte im Vergleich zu Standalone Signatur-Lösungen entstehen, klären wir in diesem Blogpost.

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Was ist eine einfache digitale Unterschrift?

In Folge der Umsetzung der eIDAS-Verordnung gibt es in der gesamten EU einheitliche Anforderungen an elektronische Signaturen. Dabei werden drei Arten betrachtet:

Die elektronische Signatur, auch einfache Signatur genannt, kann z.B. eine eingescannte oder fotografierte Unterschrift sein, aber auch ein gesetztes Häkchen in einem Formular.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur kann technisch eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden und ermöglicht dessen Identifizierung anhand von eindeutig zuordenbaren biometrischen Merkmalen, wie etwa die IP-Adresse, einen einzigartigen Link und einen digitalen Audit Trail. 

Die höchste Form ist die qualifizierte elektronische Signatur, welche mit einer sicheren, auf einem Zertifikat beruhenden Signaturerstellung dafür sorgt, dass diese einer persönlichen Unterschrift entspricht und sich damit für alle Transaktionen im Unternehmen eignet.

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‍Rechtsgültigkeit der einfachen elektronischen Signatur

Die einfache elektronische Signatur (EES) genießt in Deutschland eine breite Anwendbarkeit, da viele Verträge keiner spezifischen Formvorschrift unterliegen. Ihre Rechtsgültigkeit basiert darauf, dass elektronische Daten einem Dokument hinzugefügt werden. Dennoch weist sie eine vergleichsweise geringe Beweiskraft auf, da die Identität der unterzeichnenden Person nur schwer eindeutig nachweisbar ist. Daher eignet sie sich  ideal für formfreie Dokumente mit geringem Haftungsrisiko und bietet eine pragmatische Lösung in Geschäftskontexten, bei denen keine strengen rechtlichen Anforderungen an die Signatur gestellt werden.

Gesetzlich existiert kein genau definierter Begriff der einfachen elektronischen Signatur. Allgemein versteht man darunter alle Signaturformen, die die Anforderungen der fortgeschrittenen (FES) oder qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nicht erfüllen.

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Beispiele für einfache elektronische Signaturen

Die einfache elektronische Signatur lässt sich in einer Vielzahl von Szenarien einsetzen, insbesondere bei digital verwalteten Dokumenten, die keiner gesetzlichen Formvorschrift unterliegen und ein geringes Haftungsrisiko mit sich bringen. Beispiele hierfür sind:

• Eine E-Mail-Signatur, die als Zustimmung dient.
• Die Bestätigung des Empfangs eines Pakets durch eine Unterschrift.
• Ein eingescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift.
• Das Setzen eines Häkchens in einer Check-Box als Zustimmung in einem Online-Formular.
• Eine Unterschrift, die direkt auf einem Tablet oder Smartphone mittels Touchscreen oder Smart Pencil erfolgt.
• Das Eintippen des vollständigen Namens in ein digitales Dokument als Bestätigung.

Diese Anwendungsfälle zeigen die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der einfachen elektronischen Signatur auf und unterstreichen ihre Relevanz für alltägliche Geschäftsprozesse.

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Grundsätzliche Vorteile einer einfachen elektronischen Signatur

Schnelligkeit

Mit elektronischen Signaturen können Verträge viel schneller bearbeitet werden. Versand, Unterzeichnung und Rückversand erfolgen mit wenigen Klicks und ohne lästiges Warten auf die Post. Das Warten auf Papierverträge auf dem Postweg gehört der Vergangenheit an.

Kostensenkung

Von Zeitersparnis über weniger Verbrauch von Papier und Tinte, weniger Wartungs- bzw. Reparaturbedarf für Drucker bis hin zu weniger Ordnern, Regalen und in Extremfällen auch Räumen – elektronisch unterschriebene und digital abgelegte Verträge senken die Verwaltungskosten erheblich.

Effizienz

Elektronische Unterschriften verschlanken die Phasen der Vertragsverwaltung und ermöglichen zudem einen hohen Grad an Automatisierung, insbesondere dann, wenn die Verträge in entsprechenden Vertragsmanagement-Tools erfasst werden. Für verantwortliche Mitarbeiter:innen entfallen redundante Aufgaben zu Gunsten wertschöpfender Tätigkeiten.

Sicherheit

Im Vergleich zu „nassen Unterschriften“ bieten elektronische Signaturen eine deutlich bessere rechtliche Absicherung, denn sie sind vollständig zurückverfolgbar und ermöglichen die Identifizierung des Unterzeichnenden. Durch die digitale Ablage und entsprechende Backups lassen sich Vertragsbestände zudem gegen Beschädigung (z.B. Brand, Wasser, versehentliche Entsorgung) schützen. 

Ressourcenschonend

Elektronische Signaturen ermöglichen einen papierfreien Unterschriftsprozess – im Gegensatz zu Papierverträgen mit einem minimalen Footprint bei Transport, Zustellung und Lagerung.

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Digitales Vertragsmanagement vs. e-Signatur Lösungen?

Wenn man Vertragsmanagement-Software und eigenständige Lösungen zur elektronischen Unterschrift nebeneinander betrachtet, könnte man oft zu dem Schluss gelangen, dass sie sich im Wettstreit miteinander befinden. Während das für viele Anbieter:innen vielleicht sogar zutrifft, liegt der wahre Nutzen in der Kombination beider Gattungen – für die Softwareanbieter:innen und die Nutzer:innen gleichermaßen. Durch eine Vernetzung des besten Vertragsmanagement-Tools mit dem besten Signature-Service gewinnen alle Seiten.

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Die 5 wichtigsten Vorteile einer digitalen Vertragsmanagament-Signatur-Lösung

1. Sowohl bestehende, digitalisierte Verträge als auch neu gezeichnete Verträge können über eine einzige Oberfläche administriert werden

2. Nutzer:innen benötigen nur eine Lösung und brauchen nicht zwischen verschiedenen Lösungen ex- bzw. importieren

3. Auch Vertragsverlängerungen, -anpassungen und -neufassungen müssen nicht importiert / digitalisiert werden, sondern werden automatisch in den Vertragsbestand eingepflegt

4. Die gesamte Kette aus Vertragserstellung, Unterzeichnung, Management und Ablage kann zu 100 Prozent papierlos erfolgen

5. Softwareanbieter:innen können sich auf den Kern ihrer Lösungen konzentrieren und diese im Sinne der Nutzer:innen weiter verbessern

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Dropbox Sign - Das e-Signatur Modul bei ContractHero

ContractHero versteht sich selbst als Spezial-Tool für Vertragsmanagement und setzt auf einen hohen Grad an Offenheit zur Vernetzung mit weiteren, oftmals bereits vorhandenen Lösungen im digitalen Büro. Mit der neuesten Integration von Dropbox Sign in unsere Software bringen wir die Flexibilität und Effizienz in den Prozess der elektronischen Unterschrift auf ein neues Level.

‍Diese Integration ermöglicht es unseren Nutzern, von einer erweiterten Palette an Signaturmöglichkeiten zu profitieren – von der einfachen elektronischen Signatur (EES) über die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Darüber hinaus bietet Dropbox Sign eine nahtlose und individuell anpassbare Integration in unsere Plattform.

Durch die Verwendung von Dropbox Sign erfüllt ContractHero alle gesetzlichen Normen für elektronische Unterschriften und stellt sicher, dass unsere Nutzer stets auf eine vertrauenswürdige und rechtlich abgesicherte Lösung für ihre Vertragsmanagementbedürfnisse zurückgreifen können."

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Ablauf der elektronischen Signatur bei ContractHero:

1. Der Nutzer wählt den gewünschten Vertrag aus der Vertragsübersicht von ContractHero aus.
   
   
2. Der Status des Vertrags wird auf 'Entwurf' geändert. Hierbei wählt der Nutzer die gewünschte Signaturart aus – entweder eine einfache elektronische Signatur (EES), eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).
   
   
3. Der Nutzer kann nun spezifische Felder im Vertrag definieren, an denen die Unterschrift erfolgen soll. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, weitere Informationen wie den Namen des Unterzeichners und das Datum hinzuzufügen.
   
   
4. Der Nutzer legt fest, in welcher Reihenfolge die Vertragsparteien den Vertrag unterzeichnen sollen, und bestimmt, ob dies gleichzeitig oder nacheinander erfolgen soll. Bei Bedarf können automatische Erinnerungen an die Vertragsparteien gesendet werden, falls eine Unterschrift noch aussteht.
   
   
5. Die Vertragsparteien erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Vertrag. Nach dem Öffnen des Links kann der Vertrag je nach Endgerät per Maus, Touchscreen oder Smart Pencil unterschrieben werden.
   
   
6. Nachdem alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden, wird der vollständig unterschriebene Vertrag automatisch in ContractHero gespeichert. Sowohl der Absender als auch die Unterzeichner erhalten eine PDF-Version des unterschriebenen Vertrags per E-Mail.
   
   
7. Über das Dashboard von ContractHero erhalten die Nutzer eine klare Übersicht über den Status der Signaturen. Sie können sofort erkennen, ob und an welcher Stelle im Vertrag noch Unterschriften fehlen, was den gesamten Prozess der Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht und für alle Beteiligten transparenter macht.

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