Erfolgsgeschichte: Finc3

Finc3 ist eine internationale Online Marketing Gruppe mit Hauptsitz in Hamburg.

Die internationale Ausrichtung wurde durch die kürzlich verkündete Fusion mit der amerikanischen E-Commerce Agentur Fortress Brand nun noch weiter verstärkt. Sie unterstützen nationale und internationale Unternehmen bei deren Auf- oder auch Ausbau des Digitalgeschäfts. Seit 2014 entwickelt das Team von inzwischen mehr als 100 Digital-, E-Commerce- und Online Marketing-Expert:innen digitale Geschäftsmodelle. Durch die Arbeit in einem großen Team und mit vielen Kund:innen und Dienstleister:innen fallen im Agenturalltag verschiedenste Verträge, wie Mietverträge, Lizenzverträge, NDAs oder ähnliches, an. Dank ContractHero konnte das Team von Finc3 Ordnung in das Vertragschaos bringen. Die Etablierung eines einheitlichen Ablageprozesses von Verträgen, resultiert in einer lang ersehnten individuellen Übersicht und durch die in ContractHero aufgesetzten Strukturen kann eine deutliche Zeitersparnis im Verwaltungsprozess verzeichnet werden.

Herausforderung

Die fehlende Übersichtlichkeit über aktuelle Verträge und deren Fristen und wichtigsten Angaben ist vor allem im stressigen Agenturalltag problematisch. Doch auch die Neuanlage von Verträgen wird schnell nach hinten verschoben, da die bestehenden Prozesse zu lang sind. Zudem fehlte eine individuell anpassbare Lösung für das interne Vertragsmanagement, um dieses ideal auf die Anforderungen von Finc3 abzustimmen.

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Übersichtliche Handhabung der Verträge
Zeitersparnis bei Anlage und Verwaltung von Verträgen
Höheres Maß an Individualisierung

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Zeitsparendes Vertragsmanagement

Dank dem übersichtlichen und intuitiven Aufbau von ContractHero ist der zeitliche Aufwand für ein funktionierendes und zuverlässiges Vertragsmanagement bei Finc3 sehr gering. Durch E-Mail und Browserbenachrichtigungen zu Kündigungsfristen oder ähnlichem, reichen monatliche Checks, um sicher zu gehen, dass alles up to date und richtig angelegt ist. Vertragsmanagement war noch nie so einfach!

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Lösung

Durch die intuitive Vertragsanlage, mit dem individuell anpassbaren Baukastensystem, können verschiedene Use Cases abgebildet werden und entsprechende Vertragskategorien erstellt und angepasst werden. Unterschieden wird beispielsweise in Mietverträge bzw. Leasingverträge (Lagerraum, Wassermaschinen), Mobilfunkverträge, Untermietverträge, Lizenzverträge, NDAs/Geheimhaltungsvereinbarungen oder auch Versicherungen.

Zudem ist das Auffinden von Verträgen keine mühselige und vor allem zeitintensive Aufgabe mehr, da man mit nur wenigen Klicks den gesuchten Vertrag findet. Finc3 verzeichnet beim Suchen von Verträgen eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zur vorherigen Lösung.

Doch auch die Anlage der Verträge gestaltet sich durch ContractHero einfacher und zeitsparender. Im Vergleich zur vorherigen Lösung dauert es mit ContractHero ungefähr halb so lang bis ein Vertrag fertig eingepflegt ist.

Durch ContractHero wurden interne Strukturen geschaffen, die einen agenturweiten Upload neuer Verträge ermöglichen – unkompliziert und schnell. Betroffen sind hiervon besonders Verträge, die für die gesamte Agentur relevant sind und für die es teamübergreifend eine übersichtliche Handhabung bedarf.

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Zeitersparnis bei Suche nach Verträgen
Teamübergreifender Zugriff auf Verträge
Digitale Übersicht aller Verträge

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Wir haben viel zu viel Zeit für manuelle und repetitive Aufgaben verloren. Dank ContractHero sparen wir nicht nur unglaublich viel Zeit und Geld bei der Verwaltung unserer Verträge, sondern optimieren auch die Kommunikation intern und extern im oft turbulenten Agenturalltag.

Franziska Böhnemann

Executive Assistant Finc3 GmbH

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