Vertragsmanagement-Grundlagen: Ein Leitfaden für Unternehmen

Übersicht

  • Vertragsmanagement-Grundlagen: Die zentrale Rolle im Unternehmenserfolg
  • Herausforderungen beim traditionellen Vertragsmanagement
  • Vorteile einer digitalen spezialisierten Vertragsmanagement Software
  • ContractHero: Die unkomplizierte Software für jedes Unternehmen
  • Fazit und Ausblick

Verträge sind nicht nur rechtlich bindende Dokumente, sondern auch essenzielle Werkzeuge, die die Erwartungen, Ziele und Verpflichtungen zwischen Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern klar definieren. Sie legen den Rahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit fest, bieten Sicherheit in volatilen Geschäftsszenarien und fungieren als Leitlinien bei Meinungsverschiedenheiten.
Ein adäquates Vertragsmanagement ist daher nicht nur wünschenswert, sondern unerlässlich.

Trotz ihrer zentralen Bedeutung im Geschäftsalltag werden Verträge nach der Erstellung jedoch oft vernachlässigt, falsch archiviert und gehen verloren – ein Risiko, das kein Unternehmen eingehen sollte. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein effizientes und zuverlässiges System zu implementieren.
In diesem Leitfaden zeigen wir einen umfassenden Überblick über die Grundlagen der Vertragsverwaltung und wie Unternehmen ihr Vertragsmanagement optimieren können.


1. Vertragsmanagement-Grundlagen: Die zentrale Rolle im Unternehmenserfolg

Ob es sich um Vereinbarungen mit Lieferanten, Arbeitsverträge mit Mitarbeitern oder Geschäftsvereinbarungen mit Partnern handelt, sie bilden das Fundament, auf dem Geschäftsbeziehungen aufbauen. Daraus wird klar, warum ein aktives Vertragsmanagement nicht nur wünschenswert, sondern für den Geschäftserfolg essentiell ist.

Die Tragweite von schlechtem Vertragsmanagement

Mangelhaftes Vertragsmanagement kann im besten Fall zu längeren Suchzeiten für Verträge führen. Im schlimmsten Fall können Verträge verloren gehen und Vertragsfristen verpasst werden, was dramatische Auswirkungen auf ein Unternehmen haben kann, sowohl in finanzieller als auch in reputabler Hinsicht.

  • Verpasste Vertragsfristen

Laut einer Studie von World Commerce & Contracting verursachen einfache Verträge Kosten von etwa 6.900 USD, während Verträge mittlerer Komplexität bei 21.300 USD liegen und komplexe Verträge sogar bis zu 49.000 USD kosten können. Ein Großteil dieser Kosten entstehen durch versäumte Vertragsfristen, denn Unternehmen, die ihre vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllen, riskieren Schadensersatzansprüche. Abgesehen von den finanziellen Folgen kann dies auch das Unternehmensimage schädigen, wenn Kunden und Geschäftspartner das Vertrauen verlieren. 

  • Ineffiziente Unternehmensführung 

Gemäß einer Untersuchung von World Commerce & Contracting können Unternehmen infolge unzureichenden Vertragsmanagements bis zu 9% ihres jährlichen Gesamtumsatzes einbüßen. Dieser Verlust resultiert beispielsweise aus automatischen Vertragsverlängerungen, nicht genutzten Vertragsbestimmungen sowie einer unzureichenden Überwachung von Vertragskonditionen.


  • Einfluss auf Partnerschaften

Ein wiederholtes Versäumnis von Vertragsfristen kann schnell dazu führen, dass Geschäftspartner die Zusammenarbeit kündigen. Dies kann nicht nur unmittelbare finanzielle Verluste bedeuten, sondern auch langfristig zu Schwierigkeiten bei neuen Geschäftsbeziehungen führen.

  • Zeitaufwand bei der Vertragssuche

Laut dem Journal of Contract Management können rund 71% der Unternehmen mindestens 10% ihrer Verträge nicht auffinden. Der Grund dafür ist, dass die Suche nach einem spezifischen Vertragsdetail in einem Unternehmen, welches Hunderte oder sogar Tausende von Verträgen verwaltet, zu einer langwierigen Herausforderung werden kann. Wenn ein Unternehmen nicht über ein effizientes Vertragsmanagement-System verfügt, ist es keine Seltenheit, dass Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit verbringen, Verträge und spezifische Details darin zu suchen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld und kann in dringenden Situationen zu weiteren Verzögerungen führen.

In Anbetracht dieser potenziellen Risiken und des Aufwands ist es für jedes Unternehmen unabdingbar, dem Vertragsmanagement die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken und sicherzustellen, dass es über die Ressourcen und Tools verfügt, um effizient und effektiv zu arbeiten.

2. Herausforderungen beim traditionellen Vertragsmanagement

Datenschutzproblematik mit den herkömmlichen Methoden

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge über E-Mail-Verläufe, GDrive, andere SharePoint-Lösungen oder manchmal noch in analogen Ordnern. Obwohl die aktive Verwaltung von Verträgen zahlreiche Vorteile bietet, können herkömmliche Lösungen den spezifischen Anforderungen des Vertragsmanagements in Bezug auf Sicherheit, schnelles Auffinden von Informationen und dem Informationsvolumen oft nicht gerecht werden. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter Zugang zu sensiblen oder geheimen Informationen erhalten, wichtige Informationen verloren gehen oder übersehen werden, was nicht nur rechtliche, sondern auch finanzielle Folgen haben kann. Daher ist es von essentieller Wichtigkeit, dass Unternehmen, die ihre Verträge digital verwalten, die höchste Priorität auf die Einhaltung aller Standards für das Vertragsmanagement legen.

Problematik von verstreuten Verträgen

In der analogen Welt der Vertragsverwaltung können physische Verträge leicht verlegt, beschädigt oder gar verloren gehen. Ein häufiges Problem ist, dass Verträge am falschen Ort abgelegt werden oder auf einem Schreibtisch liegen bleiben. Dieser scheinbar harmlose Fehler kann schwerwiegende Folgen haben, insbesondere wenn vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen. Es erfordert ein effektives und abgesichertes System, um sicherzustellen, dass alle analogen Verträge sicher und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

3. Vorteile einer digitalen und spezialisierten Vertragsmanagement Software

Eine Vertragsmanagement Software ist von entscheidender Bedeutung für die korrekte Verwaltung von Verträgen in modernen Unternehmen. Diese digitalen Lösungen optimieren den Verwaltungsprozess durch die Automatisierung und Organisation zahlreicher Aufgaben. Dazu zählen die zentrale Archivierung von Verträgen, intelligente Analyse der Vertragsinformationen, integrierte Erinnerungsfunktionen, Benachrichtigungssysteme, eine fortschrittliche Suchfunktion und Filter Optionen sowie eine detaillierte Zugriffskontrolle. Insgesamt stellt eine Vertragsmanagement Software eine leistungsfähige Lösung für die Vertragsverwaltung dar.

Verpasste Fristen gehören der Vergangenheit an

Mit einer professionellen Vertragsmanagement Software können Sie sicherstellen, dass Sie nie wieder eine Vertragsfrist übersehen. Die meisten Softwarelösungen senden automatische Benachrichtigungen über anstehende Fristen, sodass Unternehmen nicht die Konsequenzen einer verpassten Vertragsfrist tragen müssen.

Zentrale Speicherung und schneller Zugriff 

Ein weiterer Vorteil der digitalen Vertragsverwaltung ist die Möglichkeit, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern. Das Durchsuchen von physischen Aktenordnern oder unübersichtlichen SharePoint Strukturen gehört der Vergangenheit an. Mit nur wenigen Klicks kann der gewünschte Vertrag gefunden und darauf zugegriffen werden.
Des Weiteren können Vertragsdetails effizienter gefunden werden, da die vertraglichen Informationen übersichtlicher präsentiert, analysiert und sortiert werden.

Sicherheit und Datenschutz 

Digitale Vertragsverwaltungssysteme gewährleisten mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen, Sicherheitszertifizierungen (wie z.B. ISO27001 and ISO9001) und individuell erstellbaren Zugriffsrechten, dass Ihre Verträge optimal vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Durch die Integration einer Software, auf die mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen können, wird der kollaborative Arbeitsprozess erheblich optimiert. Dieses System fördert eine transparente Arbeitsumgebung, in der jeder Beteiligte einen klaren und umfassenden Überblick über sämtliche Verträge hat. Die zentralisierte Plattform stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind und Missverständnisse oder Informationslücken vermieden werden. Das erleichtert nicht nur die interne Kommunikation, sondern gewährleistet auch eine effiziente und konsistente Vertragsverwaltung.

Automatisierung und Skalierung

Durch eine KI-gestützte Vertragsanalyse werden sämtliche Vertragsdetails automatisch in die Vertragsmanagement-Software integriert. Für Kunden resultiert daraus eine erhebliche Zeitersparnis. Bei Hunderten von Verträgen beispielsweise, deren Details sonst manuell in die Software eingepflegt werden müssten, wäre der Zeitaufwand enorm. Dank der automatisierten Übernahme durch die KI-Vertragsanalyse kann dieser Aufwand vermieden werden.

4. ContractHero: Die unkomplizierte Software für jedes Unternehmen

Einfach, intuitiv, skalierbar und effizient

ContractHero zeichnet sich durch seine einfache und intuitive Benutzeroberfläche aus, die das Programm besonders übersichtlich macht. Unabhängig von ihrem technischen Hintergrund können sich Nutzer schnell orientieren. Das System ist darauf ausgerichtet, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Es eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, ist jedoch flexibel genug, um den Anforderungen großer Organisationen gerecht zu werden. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens passt sich auch ContractHero an.
Um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern, legt ContractHero großen Wert auf effektives Vertragsmanagement. ContractHero minimiert diese Risiken, indem es Prozesse automatisiert und sicherstellt, dass alle Fristen eingehalten werden, und bietet einen optimalen Überblick über alle Verträge. Darüber hinaus bietet es durch die individuellen Felder die Möglichkeit, das System optimal an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Vorteile einer Vertragsmanagement-Software

5. Fazit und Ausblick

Ein professionelles Vertragsmanagement ist unerlässlich, um als Unternehmen erfolgreich und sicher zu agieren. ContractHero bietet nicht nur die Tools, um dies zu gewährleisten, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, um den Onboarding Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Darüber hinaus wird konsequent ein exzellenter Kundenservice geboten, der für alle Kunden standardmäßig enthalten ist.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ContractHero Ihnen helfen kann, bieten wir eine kostenlose Demo an. Lassen Sie sich zeigen, wie einfach und effektiv Vertragsmanagement sein kann.

Sebastian Wengryn
CEO

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